10 pytań o transparentność wynagrodzeń i równość płac
W ostatnim czasie obserwujemy wzmożone zainteresowanie tematem transparentności wynagrodzeń i równości płac. Ma to związek z przyjęciem przez Parlament Europejski tzw. dyrektywy równościowej[1], a 29 kwietnia 2026 r. opublikowano kolejną wersję polskiego projekt ustawy, wdrażającego unijne przepisy. Przewiduje on m.in. obowiązki dotyczące oceny wartości pracy, struktury wynagrodzeń, informacji dla pracowników, raportowania luki płacowej oraz wspólnej oceny wynagrodzeń.
Wokół dyrektywy zrobił się spory szum medialny, co naturalnie spowodowało wzmożone zainteresowanie pracowników. Docierają do nas sygnały, że pracownicy dopytują o nowe regulacje, a działy HR często nie wiedzą, jak odpowiadać. W mediach można z kolei znaleźć niekompletne informacje, które tylko nakręcają niepewność. W artykule odpowiadamy na 10 najczęstszych pytań na temat transparentności wynagrodzeń i równości płac.
1. Czy przepisy o transparentności wynagrodzeń obowiązują?
Obowiązuje (tj. weszła już w życie) dyrektywa. Polska miała czas na implementację unijnych przepisów do 7 czerwca 2026 r. Obecnie dostępny jest już projekt polskiej ustawy wdrażającej.
Ustawa nie została jednak jeszcze uchwalona, dlatego do czasu wejścia w życie przepisów krajowych pracodawcy powinni odróżniać obowiązki wynikające z już obowiązującego Kodeksu pracy od przyszłych obowiązków przewidzianych w projekcie.
2. Czy pracodawca może ujawniać wynagrodzenie pracownika?
Obecnie brak podstawy prawnej zobowiązującej pracodawcę do ujawniania wynagrodzeń na danym stanowisku / w grupie. Co więcej – płaca danej osoby jest objęta tajemnicą (a więc nie powinna być przez pracodawcę ujawniona bez jej zgody).
Po wejściu w życie projektowanych przepisów pracownik uzyska prawo do określonych informacji o poziomach wynagrodzeń w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących pracę jednakową lub pracę o jednakowej wartości.
Projekt ustawy przewiduje jednak odrębne mechanizmy ochrony danych w sytuacji, gdy przekazanie takich informacji mogłoby prowadzić do ujawnienia wynagrodzenia konkretnego pracownika.
3. Czy pracownik może ujawniać swoje wynagrodzenie?
Bez żadnych czynności ze strony pracodawcy, wynagrodzenie nie jest automatycznie objęte tajemnicą przedsiębiorstwa czy obowiązkiem zachowania poufności. W praktyce spotykane są zapisy umów i regulaminów, obligujące pracowników do zachowania wynagrodzenia w tajemnicy (traktowane jak tajemnica przedsiębiorstwa).
Temat jest jednak dyskusyjny i konkretne zapisy umów czy regulaminów nie zawsze są skonstruowane prawidłowo, a niezależnie w określonych sytuacjach ich skuteczność może być podważona przez pracownika.
Ten stan zmieni się po wejściu w życie projektowanych przepisów w zakresie transparentności wynagrodzeń. Projekt przewiduje, że pracownikowi nie będzie można uniemożliwić ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu, w szczególności w celu realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Pracodawca będzie mógł natomiast zobowiązać pracownika, który uzyska określone informacje o średnich poziomach wynagrodzenia, do niewykorzystywania ich w innym celu niż realizacja praw wynikających z zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
4. Czy w ogłoszeniu o pracę trzeba podawać wynagrodzenie lub jego widełki?
Aktualnie nie ma takiego obowiązku, choć w wielu branżach jest to już powszechnie przyjęta praktyka. Obowiązek ten jest przewidziany w dyrektywie. Projekt polskiej ustawy przewiduje jednak konkretne konsekwencje za naruszenie obowiązków informacyjnych wobec osób ubiegających się o zatrudnienie oraz za niestosowanie neutralnych płciowo nazw stanowisk w ogłoszeniach o naborze.
5. Czy skoro dyrektywa nie została jeszcze wdrożona w Polsce, pracownicy mogą domagać się równego wynagrodzenia?
Niezależnie od przepisów dyrektywy, funkcjonują już przepisy kodeksu pracy dotyczące równych wynagrodzeń. Przede wszystkim art. 18 z indeksem 3c kodeksu pracy, który daje pracownikom prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.
Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik ma zarabiać tyle samo. Nie oznacza to nawet, że każdy pracownik na tym samym stanowisku pracy ma zarabiać tyle samo.
Stanowisko pracy może stanowić kryterium porównawcze, ale nie wyłączne. Tożsame/podobne prace na tych samych stanowiskach mogą się bowiem różnić ilościowo i jakościowo. Wpływ na poziom wynagrodzenia może mieć także np. staż pracy – o ile wynikające z niego doświadczenie zawodowe faktycznie oddziałuje na jakość pracy.
Powyższy przepis jest częścią regulacji dotyczącej równego traktowania w zatrudnieniu. W razie naruszenia równości płac pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.
Projektowana ustawa doprecyzowuje tę regulację – zakłada zmianę art. 183c kodeksu pracy, w tym szersze ujęcie wynagrodzenia oraz wskazanie kryteriów służących ocenie pracy o jednakowej wartości.
6. Czy pracodawca może pytać kandydata o jego aktualne wynagrodzenie?
Temat zawsze budzący emocje, a z odpowiedzią przychodzą tu nie przepisy o wynagrodzeniach, a przepisy dotyczące danych osobowych. Zgodnie z kodeksem pracy, wysokość aktualnego wynagrodzenia nie mieści się w katalogu danych osobowych, których pracodawca może wymagać od kandydata do pracy. Wobec czego, pytanie o aktualne wynagrodzenie może stanowić naruszenie przepisów. Oczywiście pracownik może z własnej inicjatywy podzielić się taką informacją.
Zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie wynika za to wprost z dyrektywy – w przyszłości możemy więc spodziewać dodatkowych regulacji.
Projekt ustawy w zakresie transparentności wynagrodzeń przewiduje natomiast odrębne obowiązki informacyjne wobec osób ubiegających się o zatrudnienie, które będą wymagały uwzględnienia w procesach rekrutacyjnych
7. Czy pracodawca musi raportować dane o płacach, w tym o luce płacowej?
Aktualnie brak takich obowiązków. Projekt polskiej ustawy przewiduje jednak obowiązek sporządzania sprawozdania z luki płacowej przez pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Zgodnie z nim pracodawcy zatrudniający co najmniej:
- 250 pracowników mieliby przekazywać sprawozdanie corocznie,
- 100 pracowników – co trzy lata.
Projekt przewiduje odrębne terminy pierwszego raportowania – dla pracodawców zatrudniających:
- co najmniej 150 pracowników termin przekazania pierwszego sprawozdania określono na 7 czerwca 2027 r.,
- od 100 do 149 pracowników na 7 czerwca 2031 r.
Niezależnie, dane dotyczące luki płacowej czy siatki płac z podziałem na grupy (w tym ze względu na płeć), cele i działania firmy w tym zakresie mogą stanowić ciekawy wkład do strategii ESG firmy, a w konsekwencji także ważny punkt raportu niefinansowego.
8. Czy regulamin wynagradzania musi zawierać tzw. taryfikator, czyli tabelę zaszeregowania?
Tak – choć dla wielu pracodawców wciąż jest to zaskoczeniem. Obowiązek ten wynika art. 772 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca „ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania”. Komentatorzy oraz organy kontroli od lat prezentują zgodną interpretację tego postanowienia która mówi, że ustalenie warunków wynagrodzenia ma się odbyć właśnie poprzez wskazanie wysokości oraz zasad przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Konsekwencją braku tych informacji może być uznanie, że dokument de facto nie stanowi regulaminu wynagradzania.
W praktyce najczęściej spotykamy się z wystąpieniem PIP w toku kontroli nakazującym sporządzenie tabeli. Inną kwestią jest natomiast sama zawartość takiej tabeli. Czy może ona zawierać widełki lub uśredniony poziom wynagrodzenia? Jak bardzo szczegółowo należy podzielić grupy pracowników? Tu bardzo wiele zależy od struktury danej firmy i jej polityki wynagrodzeń.
Projekt ustawy w zakresie transparentności wynagrodzeń dodatkowo wzmacnia znaczenie takiego uporządkowania, ponieważ zakłada, że struktura wynagrodzeń ma obejmować uporządkowane zakresy wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk albo rodzajów pracy i być powiązana z oceną wartości pracy.
9. Czy osobom współpracującym na innej podstawie niż UoP mogę proponować takie same benefity, premie i dodatki, jak pracownikom?
I tak, i nie. Nie ma oczywiście zakazu (ale też obowiązku) stosowania tych samych benefitów dla różnych grup współpracowników. Należy jednak pamiętać, że umowy cywilnoprawne czy współpraca B2B to jednak odmienne od stosunku pracy relacje i w związku z tym niektóre benefity mogą być nieodpowiednie (np. PPK nie może dotyczyć współpracy B2B, a np. niektóre premie są często tak skonstruowane, że w praktyce mogą dotyczyć wyłącznie pracowników). Inne będą także zasady rozliczania takich dodatków. Co więcej, organy kontroli mogą potraktować tożsamy system benefitów jako argument za uznaniem, że inne niż umowa o pracę podstawy współpracy są fikcyjne.
Nie oznacza to, że zleceniobiorcy czy współpracownicy nie mogą w ogóle korzystać z firmowych benefitów – warto jednak zastanowić się, czy nie należy dostosować zasad danego benefitu do rodzaju i formy współpracy.
10. Czy premia frekwencyjna albo benefity zw. z powrotem do biur nie są dyskryminujące?
Powszechnie stosowana premia frekwencyjna może zostać uznana za dyskryminującą, choć oczywiście zależy to od wielu okoliczności. Znaczenie mają przede wszystkim sposób jej przyznawania i rodzaj nieobecności wykluczających jej otrzymanie. Premia taka jest dobrym narzędziem nagradzania sumiennych pracowników i dyscyplinowania tych nadużywających niektórych praw. Zalecamy jednak szczególną roztropność przy ustalaniu jej kryteriów.
Dla przykładu - spotkaliśmy już stanowisko, zgodnie z którym utrata premii za frekwencję z powodu wykorzystania urlopu na żądanie jest dyskryminująca – choć i tu nie brak argumentów na obronę ustalonych kryteriów premiowych.
Co do częstych obecnie benefitów związanych z pracą stacjonarną, których celem jest zachęcenie pracowników do powrotu do biura (np. owoce w określone dni tygodnia) – co do zasady nie powinny one zostać uznane za dyskryminujące pracowników pracujących zdalnie (jeżeli oczywiście praca zdalna jest ich wyborem).
W przypadku jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem. Chętnie wesprzemy Państwa organizację w skutecznym wdrożeniu rozwiązań dotyczących transparentności wynagrodzeń oraz równości płac.
[1] Dyrektywa PE i Rady w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.
