Odpowiedzialność karna skarbowa zarządu
Stanowisko prezesa lub członka zarządu to ogromna odpowiedzialność związana z kierowaniem przedsiębiorstwem, w tym z realizacją obowiązków prawnych, regulacyjnych i organizacyjnych. Jednym z kluczowych obszarów działalności, który generuje ryzyko odpowiedzialności karnej dla członków zarządu, są sprawy finansowe organizacji.
Kto odpowiada za nieprawidłowości w finansach spółki?
Błędy lub nieprawidłowości w zakresie prowadzenia spraw finansowych spółki mogą w razie kontroli (np. podatkowej) prowadzić do wszczęcia postępowania karnego skarbowego.
Na gruncie polskiego prawa karnego przyjmuje się odpowiedzialność osobistą, czyli jeżeli podatnikiem jest spółka, to odpowiedzialność karną skarbową za nieprawidłowości w spółce będą co do zasady ponosić osoby fizyczne, które zajmują się sprawami gospodarczymi spółki[1]. W praktyce będą to najczęściej:
- zarząd,
- menadżerowie,
- księgowi,
- zewnętrzni dostawcy usług (np. księgowi, pracownicy agencji celnych), którym zlecono określone procesy.
To właśnie zarząd, już na podstawie samego kodeksu spółek handlowych, prowadzi sprawy spółki oraz ją reprezentuje[2]. Dodatkowo zobowiązania w tym zakresie nakładają na członków zarządu oraz menadżerów wyższego szczebla umowy zawierane pomiędzy spółką a tymi osobami.
Prawidłowe przypisanie odpowiedzialności w spółce
Częstym powodem wszczęcia postępowania karnego skarbowego są nieprawidłowości wykryte w toku kontroli podatkowej. Oskarżyciel publiczny, opierając się na danych z postępowania podatkowego lub celnego, wszczyna i prowadzi postępowanie karne skarbowe. Dąży do ustalenia tego, kto konkretnie był odpowiedzialny np. za sprawy celne spółki lub sporządzanie deklaracji podatkowych. W tym celu organy:
- przesłuchują świadków,
- mogą analizować wewnętrzne dokumenty organizacji, kontrakty pracownicze i umowy z usługodawcami.
Jeżeli organ nie znajdzie innej odpowiedzialnej osoby, prawdopodobnie skieruje postępowanie przeciwko jednemu lub wszystkim członkom zarządu.
Dlatego z perspektywy bezpieczeństwa prawnego zarządu i menadżerów, kluczowe jest zapewnienie compliance w organizacji, a także odpowiednie zredagowanie umów o pracę oraz umów z agencjami celnymi i biurami księgowości.
Dlaczego to tak istotne?
Jeśli w spółce odpowiedzialność nie jest przypisana konkretnej osobie, to najpewniej poniesie ją prezes zarządu. W praktyce organ, a następnie sąd, może też przyjąć, że odpowiedzialność karną skarbową powinien ponieść cały zarząd[3].
Wszyscy członkowie zarządu mają obowiązek prowadzenia bieżących spraw spółki, a do zaniechania tego zobowiązania może dojść zarówno przez wspólną decyzję członków zarządu, jak i w sposób dorozumiany.
Brak właściwego przypisania odpowiedzialności w spółce może więc doprowadzić do postawienia menadżerom zarzutów, często również za działania, których formalnie się nie dopuścili, i w konsekwencji przyczynić się do osobistych tragedii. A podejrzewanie całego zarządu o popełnienie przestępstw może nawet sparaliżować działalność operacyjną spółki – np. w razie zatrzymania członków zarządu/prokurentów.
Z drugiej strony trzeba pamiętać, że wskazanie konkretnej osoby jako odpowiedzialnej za realizację określonych obowiązków wynikających z przepisów prawa finansowego, nie stwarza żadnego automatycznego domniemania tej odpowiedzialności. Nie jest to też niezbędne, by mogło dojść do przypisania odpowiedzialności.
Większość przestępstw dotyczących faktur oraz przestępstw karnych skarbowych może zostać popełniona tylko umyślnie. Mimo że menadżerowie nierzadko dowiadują się o nieprawidłowościach wskutek samej kontroli, w praktyce organy niemal automatycznie przyjmują, że czyn, który ma stanowić takie przestępstwo, popełniono umyślnie. Jednocześnie przerzucają na podejrzanego ciężar udowodnienia, że nie miał on zamiaru popełnienia takiego czynu i nie wyrażał zgody na jego dokonanie.
Sytuacja jest jeszcze trudniejsza, jeżeli:
- spółka nie zadbała o to, aby postępowanie podatkowe, które doprowadziło do wszczęcia postępowania karnego skarbowego, było prowadzone w sposób minimalizujący ryzyko odpowiedzialności karnej menadżerów;
- z dowodów zgromadzonych w sprawie wynika np. że członek zarządu podpisywał faktury lub był wśród adresatów maili wysyłanych w sprawach, których dotyczy postępowanie organu.
Brak odpowiedniej reakcji i przygotowania do wszczętych postępowań na ich wstępnym etapie może utrudnić możliwość skutecznego prowadzenia obrony.
Kiedy zarząd spółki ponosi odpowiedzialność karną skarbową?
Oto dwie przykładowe sytuacje, w których zarząd spółki może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej skarbowej – za zaniedbania innych osób (pracowników/księgowych):
Obowiązki nie zostały formalnie przypisane
Spółka nie zapłaciła zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w ustawowym terminie. Brakowało w niej również regulacji, która wskazywałaby osobę odpowiedzialną (np. konkretnego członka zarządu lub kierownika komórki organizacyjnej) za terminową zapłatę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Sąd Najwyższy przyjął, że w takiej sytuacji zasadniczo odpowiedzialność karną skarbową powinien ponieść prezes zarządu i/lub pozostali członkowie zarządu[4].
Zarząd wiedział i nie reagował
Spółka powierzyła prowadzenie obsługi księgowej zewnętrznej firmie. W toku kontroli podatkowej stwierdzono nieprawidłowości dotyczące faktur i deklaracji podatkowych związanych z działalnością podmiotu. Zakwalifikowano je jako przestępstwa karne skarbowe. Bez względu na powierzenie obsługi księgowej profesjonalnemu podmiotowi trzeciemu, skazano tu prezesa zarządu.
Zdaniem Sądu Najwyższego wystarczające byłoby udowodnienie, że prezes co najmniej godził się na rozliczenie niezgodne z przepisami prawa podatkowego. W praktyce za milczącą akceptację nieprawidłowości może być uznane już samo bycie na kopii wiadomości email stanowiącej dowód nieprawidłowości (do wiadomości).
Jak zabezpieczyć zarząd spółki przed odpowiedzialnością?
Zabezpieczenie zarządu przed odpowiedzialnością karną i karną skarbową, a także zadbanie o normalne i niezakłócone funkcjonowanie spółki – nawet w obliczu działania organów – wymaga wdrożenia w spółce narzędzi z zakresu compliance.
Z kolei w razie kontroli podatkowych trzeba stawiać na przemyślane działania, które umożliwią skuteczne prowadzenie obrony w postępowaniu karnym skarbowym. Uczymy tego podczas szkoleń.
A jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zarządzeniu tematem odpowiedzialności w spółce, w tym przypisania jej poszczególnym pracownikom – zwłaszcza wyższego szczebla, to zachęcamy do kontaktu. Mamy bogate doświadczenie w minimalizowaniu ryzyka niesłusznej odpowiedzialności osobistej poprzez identyfikację obszarów wysokiego ryzyka, a także przypisaniu obowiązków i odpowiedzialności do konkretnych stanowisk.
[1] art. 9 par. 3 kks
[2] art. 201 k.s.h.
[3] Przykład: SN w wyr. SN z 2.7.2002 r., IV KK 164/02
[4] Wyrok Sądu Najwyższego z 13 listopada 2024 r. II KK 199/24 Niewpłacenie pobranego podatku
