Ułatwienia w komunikacji ze związkami zawodowymi i radą pracowników
Rząd skierował do sejmu projekt nowelizacji ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Jego głównym celem jest umożliwienie elektronicznej komunikacji między pracodawcami, organizacjami związkowymi i radami pracowników. To kolejny etap szerszego procesu deregulacji oraz odchodzenia od obowiązkowego papierowego obiegu dokumentów w relacjach z pracownikami i ich przedstawicielami.
Co się zmieni?
Zgodnie z przyjętym przez Radę Ministrów projektem, komunikacja ze związkami zawodowymi i radami pracowników w wybranych obszarach będzie mogła odbywać się nie tylko w formie papierowej, ale również w formie elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny) lub dokumentowej (np. za pomocą wiadomości e-mail czy dokumentów PDF).
Nowe rozwiązania mają objąć:
- informację o planowanym przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę,
- informację o liczbie osób należących do kadry kierowniczej.
Wyróżnienie Warunkiem będzie uzgodnienie takiego sposobu komunikacji pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową w układzie zbiorowym pracy lub odpowiednim porozumieniu.
Analogiczne zasady mają zostać wprowadzone również w relacjach pomiędzy pracodawcą a radą pracowników w zakresie kluczowych obowiązków informacyjnych. Wybór formy komunikacji powinien zostać wcześniej uzgodniony z pracodawcą i zaakceptowany przez radę.
Celem zmian jest przede wszystkim ograniczenie formalności, przyspieszenie wymiany informacji oraz dostosowanie przepisów do realiów nowoczesnego środowiska pracy, w którym komunikacja elektroniczna zaczyna był standardem.
Wyróżnienie W praktyce wiele organizacji od lat komunikuje się ze związkami zawodowymi elektronicznie, jednocześnie starając się zabezpieczyć ryzyko prawne poprzez równoległe wysyłanie papierowych pism. Nowelizacja stanowi kolejny krok do uporządkowania tego stanu.
Kontynuacja wcześniejszych zmian
Projekt stanowi kontynuację kierunku już obranego przez ustawodawcę. Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują zmienione przepisy art. 38 Kodeksu pracy, które dopuściły konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę ze związkiem zawodowym w postaci elektronicznej.
Obecnie zarówno pracodawca może przesłać informację o zamiarze wypowiedzenia drogą elektroniczną, jak i organizacja związkowa może w tej samej formie przedstawić swoje stanowisko.
Nowy projekt rozwija tę samą ideę. Skoro elektroniczna komunikacja została już zaakceptowana przy jednej z najbardziej newralgicznych procedur prawa pracy, to trudno znaleźć uzasadnienie dla utrzymywania papierowych wymogów w innych obszarach współpracy ze związkami zawodowymi czy radami pracowników.
Praktyczne wątpliwości
Mimo że zmiana wydaje się na pierwszy rzut oka prosta, to już na gruncie zmian art. 38 rodziły się pewne pytania, np. czy wystarczy przesłanie e-maila zawierającego wszystkie wymagane informacje, czy bezpieczniej dołączyć podpisany skan pisma?
Kierunek zmian wskazuje wyraźnie na dążenie do uproszczenia procedur, a więc sama treść wiadomości elektronicznej powinna być wystarczająca, o ile zawiera wszystkie wymagane informacje. Nie można jednak wykluczyć sporów dotyczących skuteczności dokonanych czynności, zwłaszcza przy napiętych relacjach ze związkiem zawodowym.
Wyróżnienie Szczególną ostrożność warto zachować w przypadku reprezentacji łącznej pracodawcy przez dwie osoby, gdy wiadomość e-mail pochodzi ze skrzynki mailowej tylko jednej z nich.
Trzeba też pamiętać, że deregulacja nie prowadzi do całkowitego wyeliminowania formy pisemnej. Nadal będzie ona wymagana, jeżeli obowiązek jej zachowania wynika wprost z przepisów prawa, np. w kwestii poboru składek pracownika, ale nie tylko.
Od kiedy ułatwienia w komunikacji ze związkami zawodowymi i radą pracowników?
Projekt jest obecnie przedmiotem prac komisji po I czytaniu w sejmie. W tej chwili nie wiadomo jeszcze, kiedy dokładnie wejdzie w życie i czy stanie się to w obecnej formie. O wszelkich zmianach będziemy informować, a jeśli mają Państwo pytania do tego tematu, zachęcamy do kontaktu.
