Obowiązki dotyczące ZFŚS do spełnienia jeszcze w 2021 r.

Koniec roku dla pracodawcy wiąże się z dwoma kluczowymi obowiązkami w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

• obowiązkową korektą odpisu podstawowego, przeprowadzaną na koniec roku,
• przeglądem danych osobowych przetwarzanych w ramach funduszu, który powinien być wykonywany co najmniej raz w roku kalendarzowym.

Pracodawcom, którzy odkładali ten obowiązek w czasie, zostały już tylko dwa tygodnie.

Coroczny przegląd RODO – ostatni dzwonek

Zgodnie z przepisami, pracodawcy, u których funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, mają obowiązek dokonywania corocznego przeglądu danych osobowych, przetwarzanych w ramach ZFŚS. Jego celem jest ustalenie niezbędności dalszego przechowywania danych.

W trakcie działalności funduszu, pracownicy składają pracodawcy oświadczenia, m.in. dotyczące stanu majątkowego i rodzinnego czy sytuacji zdrowotnej. Po przyznaniu i rozliczeniu świadczeń z ZFŚS, pracodawca powinien obowiązkowo ocenić, czy dalsze ich przechowywanie jest uzasadnione (m.in. pod kątem okresu przechowywania poszczególnych dokumentów czy ich treści). Jeśli odpowiedź brzmi „nie” – powinny one zostać usunięte.

Przepisy nie przewidują szczegółowych zasad przeglądu. W naszej ocenie kluczowe jest jednak jego przeprowadzenie przez właściwie upoważnioną osobę oraz udokumentowanie jego wyników, np. w ramach protokołu przeglądu. Może to być kluczowe w razie ewentualnej kontroli pracodawcy przez PIP czy UODO.

Obowiązkowa korekta odpisu podstawowego

Przypominamy również o konieczności dokonania korekty odpisu na ZFŚS do 31 grudnia 2021 r. do faktycznej przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Na podstawie tzw. tarczy antykryzysowej, przy dopełnieniu ustawowych przesłanek, pracodawcy mogli skorzystać z opcji zawieszenia obowiązku tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS, a także obowiązku dokonywania odpisu podstawowego na fundusz. Może wpłynąć to na sposób dokonywania korekty w 2021 r.

W razie pytań dotyczących przeprowadzenia przeglądu RODO w ramach ZFŚS lub dokonywania korekty odpisu na fundusz, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami:

Katarzyna Jarczyk
Senior Associate | Dział prawny
katarzyna.jarczyk@olesinski.com

Maksymilian Chlebosz
Associate | Dział prawny
maksymilian.chlebosz@olesinski.com