Kontrola PIP przez telefon i maila – nowe wytyczne dot. zdalnych kontroli
10/02/2021
Pomimo, że COVID-19 nie odpuszcza, Państwowa Inspekcja Pracy wróciła już do przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców. O tym, co. ma być sprawdzane przez Inspektorów PIP w 2021 r pisaliśmy tutaj.
Z uwagi na obecną sytuację coraz częściej jednak kontrole PIP odbywają się zdalnie. Pod koniec stycznia ukazały się wyczekiwane, oficjalne wytyczne PIP dotyczące zasad i sposobów przeprowadzania kontroli w trybie zdalnym. Na co przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę?
Podstawowa zasada – zgoda przedsiębiorcy
Przede wszystkim kontrola PIP w trybie zdalnym może mieć miejsce wyłącznie za zgodą przedsiębiorcy. Brak zgody podmiotu kontrolowanego oznacza przeprowadzenie kontroli w trybie stacjonarnym.
Dopuszczalna jest także tzw. kontrola hybrydowa, podczas której niektóre czynności kontrolne przeprowadzane są zdalnie, a niektóre stacjonarnie. To często występująca u naszych Klientów forma kontroli PIP w dobie COVID-19.
Kontrola zdalna może mieć miejsce wówczas, gdy dla dokonania pełnych ustaleń nie jest wymagana obecność inspektora w siedzibie podmiotu (lub innych miejscach, w których można przeprowadzać kontrolę) oraz jeżeli może to usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.
W praktyce oznacza to, że najczęściej ten tryb obejmuje kontrole, w których podstawowym źródłem informacji są dokumenty, a ewentualne oględziny mogą być zastąpione zdjęciami bądź nagraniami wideo wysyłanymi Inspekcji np. mailowo.
Kontrola PIP nawet przez Skype’a
Zdalna kontrola może być przeprowadzona z wykorzystaniem m.in.:
- poczty tradycyjnej;
- platformy ePUAP,
- służbowej poczty elektronicznej,
- rozmowy telefonicznej lub wideorozmowy;
- wideokonferencji poprzez komunikator internetowy, np. Skype.
Jednak niektóre czynności, jak np. przesłuchania, z uwagi na ich charakter nie mogą być przeprowadzane przez komunikator internetowy lub telefon. Szkoda, bo akurat te czynności często przeprowadzane są z udziałem kluczowych pracowników firmy – możliwość przesłuchania zdalnego byłaby sporym ułatwieniem. Dziwi to tym bardziej, że choćby same rozprawy sądowe odbywają się już w tym trybie, co istotnie ogranicza też ryzyko zarażenia.
Na co uważać podczas kontroli zdalnej PIP?
Nietypowa forma kontroli może wymagać jeszcze więcej uwagi i lepszego przygotowania ze strony przedsiębiorców.
Należy być wyczulonym m.in. na sposób zabezpieczania dokumentów i innych informacji wysyłanych do PIP drogą mailową (szczególnie tych zawierających dane wrażliwe) czy też wymogi PIP dotyczące potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii wysyłanych dokumentów. Kwestie te mogą okazać się nie lada wyzwaniem dla niektórych spółek.
Nie można również zapominać o uprawnieniach, które mimo zmiany trybu kontroli, nadal przysługują przedsiębiorcom w czasie kontroli. Przykładem jest choćby możliwość weryfikacji upoważnienia Inspektora do przeprowadzania kontroli czy możliwość wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli, który obecnie może zostać przekazany spółce np. poprzez ePUAP.
Uwaga na pułapki związane z samym protokołem kontroli! Przykładowo, zgodnie z wytycznymi, brak terminowego odesłania do PIP egzemplarza protokołu kontroli jest równoznaczny z odmową podpisania protokołu.
Pełna treść wytycznych PIP dostępna jest tutaj.
Nasi eksperci chętnie udzielą więcej informacji o przygotowaniu się do potencjalnej kontroli PIP. Zapraszamy też na bezpłatne webinarium dla działów HR, podczas którego jednym z tematów będą również wspomniane kontrole. Szczegóły oraz zapisy tutaj.
Anna Chrobot
Partner | Adwokat
anna.chrobot@olesinski.com
Katarzyna Jarczyk
Senior Associate | Dział prawny
katarzyna.jarczyk@olesinski.com
