Krajowy System e-Faktur – ułatwienie dla podatników?

Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT wdrażającą Krajowy System e-Faktur (tzw. KSeF). Od  stycznia 2022 r. podatnik lub podmiot upoważniony będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowane. Dokumenty będą generowane według określonego wzoru, przy użyciu rządowego systemu teleinformatycznego, który przydzieli im właściwe numery identyfikujące. Dodatkowo rozwiązanie zapewni możliwość otrzymywania, wystawiania, przeglądania oraz archiwizacji faktur (10 lat), a ich status zostanie zrównany z obecnie funkcjonującymi papierowymi czy elektronicznymi.

Jakie zmiany przyniesie Krajowy System e-Faktur?

Od przyszłego roku korzystanie z KSeF ma być opcjonalne, jednak zgodnie z informacjami udzielonymi przez wiceministra finansów, od 2023 roku ma on stanowić obowiązkowe rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców. By zachęcić podatników do dobrowolnego skorzystania z systemu, zaproponowano skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Warunkiem będzie jednak spełnienie pewnych wymogów – m.in. kwota wnioskowanego zwrotu to maksymalnie 3 tys. złotych. Można więc założyć, że adresatami zachęty będą podmioty z nieznaczną nadwyżką podatku VAT naliczonego nad należnym. Uproszczeniu ulegnie również rozliczanie faktur korygujących między kontrahentami. Skorzystanie z usług platformy teleinformatycznej, w przypadku wystawienia korekty przez sprzedawcę, wyłączy stosowanie nieprecyzyjnych przepisów dotyczących zmniejszenia podstawy opodatkowania, wprowadzonych przez SLIM VAT.

Warto jednak zaznaczyć, że utworzenie KSeF może zwiększyć możliwości nadzoru organów nad prawidłowością rozliczeń podatkowych. Nowe narzędzie w rękach urzędów skarbowych może co prawda pomóc w dalszym uszczelnianiu luk w VAT, ale zwiększy również ich możliwości analityczno-kontrolne.

Dodatkowe obowiązki związane z systemem e-Faktur

Oprócz wspomnianego wcześniej przywileju w postaci szybszego zwrotu VAT (po spełnieniu dodatkowych warunków), Krajowy System e-Faktur to dla podatnika także szereg obowiązków. W praktyce obok możliwości wystawienia faktur w rządowym systemie, większość firm w dalszym ciągu zdecyduje się na fakturowania w obecnie funkcjonujących programach finansowo-księgowych. To z kolei może wiązać się z dostosowaniem ich funkcjonalności w odpowiedzi na wprowadzane zmiany, a więc i zwiększenie kosztów administracyjno-księgowych. Mając to na uwadze, sugerujemy, aby planowanie prac wdrożeniowych związanych z nowymi zasadami fakturowania odbyło się z odpowiednim wyprzedzeniem.

W przypadku wątpliwości związanych z Krajowym Systemem e-Faktur oraz przygotowaniem organizacji na nadchodzące zmiany, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.

Magdalena Sarna
Tax Compliance Manager | Dział podatkowy
magdalena.sarna@olesinski.com

Jacek Szlachta
Consultant | Dział podatkowy
jacek.szlachta@olesinski.com