9 pytań o konsultacje regulaminu przeciwdziałania mobbingowi z pracownikami i związkami zawodowymi
Od 5 listopada 2026 r. pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą objęci nowymi obowiązkami dotyczącymi przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i innym naruszeniom w miejscu pracy. Jednym z kluczowych etapów wdrożenia będą konsultacje regulaminu przeciwdziałania mobbingowi ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników. Wyjaśniamy, kiedy takie uzgodnienia są wymagane, czy można przyjąć procedurę wcześniej i jak przeprowadzić proces w grupie spółek.
Z kim należy uzgodnić treść regulaminu przeciwdziałania naruszeniom?
Zgodnie z nowymi przepisami, regulamin przeciwdziałania mobbingowi powinien zostać uzgodniony ze wszystkimi związkami zawodowymi, a jeśli nie działają u pracodawcy – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Co zrobić, gdy u pracodawcy działa kilka związków zawodowych?
Jeżeli u pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych, powinny one przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko wobec projektu regulaminu. Jeżeli nie jest to możliwe – w szczególności w przypadku skonfliktowania związków – wspólne stanowisko mogą przedstawić reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników.
Można się spotkać z podejściem w orzecznictwie, że takie stanowisko powinno zostać przekazane pracodawcy w jednym piśmie[1], podpisanym przez przedstawicieli upoważnionych do jego przedstawienia. Stanowiska przedstawione w osobnych pismach, które jedynie częściowo są ze sobą zbieżne, nie muszą być uznane za wspólne stanowisko związków.
Co jeśli związki zawodowe nie uzgodnią regulaminu przeciwdziałania mobbingowi w terminie 30 dni?
Obowiązek uzgadniania procedury nie oznacza, że związki zawodowe lub przedstawiciele pracowników mogą bezterminowo zablokować jej wdrożenie.
Jeżeli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu, pracodawca będzie mógł ustalić jego treść samodzielnie. Powinien jednak uwzględnić ustalenia poczynione ze związkami zawodowymi w toku dotychczasowych rozmów.
Mechanizm ten ma z jednej strony zapewnić udział strony społecznej w tworzeniu zasad obowiązujących w organizacji, a z drugiej zapobiegać paraliżowi procesu w sytuacji, w której osiągnięcie pełnego porozumienia okaże się niemożliwe.
Niemniej pracodawca powinien podjąć realne próby wypracowania wspólnego stanowiska. Wymusza to zaplanowanie współpracy ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników z wyprzedzeniem. Po przygotowaniu projektu regulaminu, pracodawca powinien uwzględnić czas na:
- organizację spotkań i wysłuchanie propozycji pracowniczych,
- dokumentowanie przebiegu uzgodnień oraz sposobu rozpatrzenia przedstawionych propozycji,
- naniesienie zmian i ogłoszenie regulaminu z min. 2 tygodniowym wyprzedzeniem.
- wprowadzenie i ogłoszenie odpowiednich zmian w współistniejących procedurach wymagających uzgodnienia.
A to wszystko przed 5 maja 2027 r.
Czy procedurę antymobbingową można przyjąć przed 5 listopada 2026 r.?
Formalnie tak, natomiast praktycznym wyzwaniem jest to, że do 5 listopada nadal obowiązuje obecny stan prawny. Oczywiście wprowadzenie i dziś szerszego standardu ochrony jest dopuszczalne, ale procedura wciąż powinna opierać się na aktualnych „starych” definicjach. Do tego dnia zgłoszenia dotyczące mobbingu powinny być oceniane na podstawie przepisów obowiązujących w chwili rozpatrywania sprawy, w tym według obecnej definicji mobbingu.
Oczywiście komisja antymobbingowa działająca w okresie przejściowym mogłaby stosować procedurę opracowaną według nowych regulacji, ale oceniać zgłoszenie na podstawie dotychczasowych przepisów Kodeksu pracy. Można argumentować, że przyjęcie wyższego standardu ochrony pracowników jest dopuszczalne. Jednak w praktyce mogłyby pojawić się wątpliwości, które elementy procedury mogą być stosowane od razu jako wewnętrzny standard organizacji, a które są bezpośrednio związane z nową definicją mobbingu i powinny znaleźć zastosowanie dopiero od 5 listopada 2026 r.
Czy wcześniejsze przyjęcie procedury oznacza brak obowiązku uzgodnień?
Przyjęcie procedury przeciwdziałania mobbingowi przed 5 listopada nie przesądza o braku konieczności uzgodnień.
Po pierwsze: jeżeli procedura byłaby częścią regulaminu pracy, jego zmiana zawsze wymaga uzgodnień z organizacją związkową.
Po drugie: jeśli w organizacji wykształcił się zwyczaj konsultowania ważnych aktów zakładowych, brak takich uzgodnień przy wdrażaniu procedury przeciwdziałania naruszeniom może być kwestionowany przez pracowników, jako działanie sprzeczne z dotychczasową praktyką.
Po trzecie: nawet jeśli teraz uzgodnienia nie będą wymagane, pracodawca będzie musiał zaktualizować wybrane zapisy po 5 listopada 2026 r. i tą zmianę już skonsultować. Z perspektywy organizacyjnej oznacza to więc przesunięcie obowiązku konsultacyjnego w czasie niż rzeczywiste ograniczenie związanych z nim działań.
Mając to na uwadze, a także fakt, że uzgodnienia mają w zasadzie charakter konsultacyjny bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie uzgodnień ze stroną pracowniczą jeszcze przed wdrożeniem dokumentu. Pracownicy ani związki zawodowe nie uzyskają w ten sposób możliwości zablokowania przyjęcia procedury, a pracodawca ogranicza ryzyko zarzutu, że celowo pominął formalności.
Jak powinny wyglądać uzgodnienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników?
Proces nie powinien ograniczać się wyłącznie do formalnego przedstawienia gotowego dokumentu. Współpraca ze stroną pracowniczą może pomóc zidentyfikować praktyczne problemy, które nie zawsze są widoczne z perspektywy zarządczej. Dzięki temu uzgodnienia mogą służyć nie tylko spełnieniu wymogu formalnego, lecz także wypracowaniu rozwiązań, które będą kształtowały bezpieczne środowisko pracy.
Przed rozpoczęciem uzgodnień warto wskazać, które postanowienia wynikają z przepisów, a które mogą zostać dostosowane do specyfiki organizacji, oraz krótko uzasadnić najważniejsze założenia projektu.
Przedmiotem rozmów mogą być w szczególności:
- dostępność i przejrzystość kanałów zgłoszeń,
- poziom zaufania pracowników do osób przyjmujących zgłoszenia,
- możliwość dokonania zgłoszenia w sytuacji konfliktu interesów,
- obawy związane z ujawnieniem tożsamości lub działaniami odwetowymi,
- najczęstsze źródła napięć i konfliktów występujące w organizacji,
- potrzeba udziału osoby zaufania lub przedstawiciela pracownika w toku postępowania,
- sposób komunikowania procedury pracownikom,
Grupowa procedura antymobbingowa. Czy każda spółka w grupie spółek musi prowadzić osobne uzgodnienia?
W grupie kapitałowej każda spółka będąca pracodawcą powinna przeprowadzić własny proces uzgodnień. Każda spółka samodzielnie wykonuje obowiązki związane z przyjęciem obowiązujących w niej regulacji wewnętrznych. W konsekwencji projekt powinien więc zostać uzgodniony osobno w każdej spółce, odpowiednio z działającymi w niej organizacjami związkowymi albo przedstawicielami pracowników.
Każda spółka będąca pracodawcą ma obowiązek posiadać własną zakładową procedurę. Procedura grupowa i zakładowa mogą ze sobą współistnieć, natomiast konieczne będzie określenie ich relacji. Procedury lokalne mogą mieć zbliżoną treść i zostać przygotowane na bazie wspólnego, odpowiednio dostosowanego wzoru.
Jak sprawnie przeprowadzić uzgodnienia w grupie spółek?
W grupach kapitałowych warto połączyć standaryzację dokumentu z lokalnym procesem jego przyjmowania. Pomocne może być:
- przygotowanie jednego grupowego projektu bazowego,
- określenie postanowień, które mogą pozostać jednolite we wszystkich spółkach,
- wskazanie elementów podlegających dostosowaniu do lokalnej struktury,
- zidentyfikowanie organizacji związkowych i przedstawicieli pracowników w poszczególnych spółkach,
- opracowanie odgórnego harmonogramu uzgodnień,
- prowadzenie osobnej dokumentacji procesu dla każdego pracodawcy,
- analizowanie czy uwagi zgłoszone w jednej spółce powinny zostać uwzględnione również w dokumentach pozostałych podmiotów.
Takie podejście pozwala zachować spójność regulacji w grupie, a jednocześnie respektować odrębność poszczególnych pracodawców.
Co powinien zaplanować pracodawca?
Pracodawca powinien potraktować wdrożenie regulaminu przeciwdziałania mobbingowi jako projekt organizacyjny, a nie wyłącznie aktualizację dokumentów. Kluczowe będzie ustalenie, w jakiej formie funkcjonuje obecna procedura, kto powinien uczestniczyć w uzgodnieniach oraz jak zaplanować proces, aby zmieścić się w terminach i ograniczyć ryzyko zakwestionowania przyjętych rozwiązań.
Dobra organizacja i dialog zwiększają szansę na sprawne wdrożenie procedury, nawet gdy relacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników są wymagające.
Pomagamy sprawnie przeprowadzić rozmowy, ograniczyć ryzyko impasu i transparentny proces współpracy ze stroną pracowniczą. Zapraszamy do kontaktu!
[1] Wyrok SN z dnia 8 stycznia 2025 r., sygn. II PSKP 43/23
