Jak bezpiecznie zakończyć współpracę z pracownikiem na stanowisku kierowniczym?
Każdy offboarding wiąże się z pewnymi wyzwaniami, w tym np. ryzkiem sporu przed sądem pracy. Rozwiązanie umowy z osobami na stanowiskach kierowniczych dotyka jednak strategicznego bezpieczeństwa firmy: ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, poufności projektów i klientów, a także renomy oraz dobrego imienia organizacji. W takiej sytuacji kluczowe jest odpowiednie przygotowanie do procesu, w tym ocena możliwych konsekwencji rozstania z taką osobą oraz zaplanowanie działań, które pozwolą przeprowadzić je w sposób bezpieczny dla organizacji. Na co trzeba zwrócić uwagę?
Kluczowe jest przygotowanie
Właściwe przygotowanie do derekrutacji osób na stanowiskach kierowniczych ma tym większe znaczenie, gdy podstawą rozstania jest działanie na szkodę spółki, nieuczciwa konkurencja czy nawet podejrzenia popełnienia czynu zabronionego przez tę osobę.
Zakończenie współpracy w takiej sytuacji nie może być działaniem spontanicznym. To proces, który wymaga wcześniejszego zaplanowania: od wyznaczenia i zaangażowania wąskiego grona osób, przez rozważenie udziału zewnętrznego doradcy, po ustalenie potencjalnych scenariuszy zachowania derektutowanej osoby.
Znaczenie mają także kwestie pozornie techniczne: miejsce spotkania, jego przebieg czy sposób zaproszenia pracownika na rozmowę.
9 zasad bezpiecznego zakończenia współpracy z osobą na stanowisku kierowniczym
Nie ma jednego scenariusza, który sprawdzi się w każdej sytuacji, ale jest kilka zasad, którymi warto kierować się przy tego typu procesie:
- O podejrzeniu nieprawidłowości lub ich stwierdzeniu powinno wiedzieć możliwie wąskie grono osób z organizacji – oczywiście zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Im mniej osób zna szczegóły sprawy, tym mniejsze ryzyko plotek i utraty kontroli nad komunikacją.
- Osoba, której dotyczą podejrzenia, nie powinna dowiedzieć się o nich przed zaplanowaniem dalszych działań. Zapobiega to udaniu się na fikcyjne zwolnienie, usuwaniu danych i zacieraniu dowodów.
- Zwolnienie powinno zostać poprzedzone wewnętrznym postępowaniem wyjaśniającym, zabezpieczeniem dowodów oraz udokumentowaniem podstaw zwolnienia – spontaniczna derekrutacja zwiększa ryzyko przegranej przed sądem pracy czy w sprawie o odszkodowanie.
- Podstawy zakończenia współpracy powinny zostać przeanalizowane przed zwolnieniem przez specjalistów – doradców prawnych zajmujących się m.in. prawem pracy oraz prawem karnym gospodarczym.
- Dokumenty związane z rozwiązaniem współpracy powinny zostać przygotowane z należytą starannością oraz w miarę możliwości z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Fakt wręczenia (w tym ewentualnej odmowy przyjęcia) wypowiedzenia warto udokumentować. W spotkaniu powinny wziąć udział co najmniej dwie osoby, a po jego zakończeniu należy sporządzić notatkę. Ma to znaczenie zwłaszcza dlatego, że przebieg spotkania derektuacyjnego bywa bardzo dynamiczny – może np. dojść do ucieczki, awantury, wzywania policji czy odmowy wydania służbowego komputera lub telefonu. W takich sytuacjach łatwo o błąd, dlatego w określonych przypadkach można rozważyć powierzenie przeprowadzenia rozmowy zewnętrznemu profesjonaliście.
- W proces należy zaangażować zaufaną osobę z działu IT. Organizacja powinna z wyprzedzeniem ustalić, jakich służbowych urządzeń, kart dostępu, kart płatniczych, samochodów czy innych zasobów korzysta osoba, z którą planowane jest zakończenie współpracy. Należy też zaplanować ich odbiór w taki sposób, aby ograniczyć ryzyko usunięcia danych, zablokowania dostępu do nich lub utraty kontroli nad zasobami organizacji.
- Organizacja powinna zapewnić sobie możliwość dostępu do urządzeń i służbowych zasobów bez konieczności uzyskiwania hasła od zwalnianej osoby. Jeżeli nie jest to możliwe, powinna w miarę możliwości uzyskać dane dostępowe od pracownika lub współpracownika.
- Po odebraniu urządzeń służbowych, zwolniony pracownik powinien zostać odprowadzony do wyjścia bez możliwości rozmowy z innymi współpracownikami – dzięki temu to pracodawca może jako pierwszy przekazać współpracownikom informację o powodach zakończenia współpracy. Ogranicza to też ryzyko nieprzewidywalnych i emocjonalnych zachowań pracownika
W powyższych zasadach sporo mówimy o urządzeniach, dostępach i zasobach firmowych. Wynika to z tego, że przy rozstaniu z osobą na stanowisku kierowniczym to właśnie one mogą mieć decydujące znaczenie dla zabezpieczenia interesów organizacji.
Zabezpieczenie dowodów i dalsze kroki prawne
Na zabezpieczonych urządzeniach często są zapisane kluczowe dowody – istotne zarówno przy ewentualnym sporze z pracownikiem, jaki i przy przekazywaniu sprawy policji i prokuraturze.
Jeżeli ujawnione okoliczności uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa, organizacja powinna rozważyć zawiadomienie prokuratury. Przemawiają za tym przede wszystkim:
- Budowanie kultury compliance w organizacji – brak reakcji na przestępstwa popełniane w strukturze może być odczytany przez pozostałych pracowników jako sygnał przyzwolenia na nieprawidłowości.
- Spójna linia działania organizacji – zawiadomienie organów może wzmacniać pozycję organizacji w innych postępowaniach, w tym np. w sporze przed sądem pracy lub w ewentualnych postępowaniach odszkodowawczych wytoczonych przez przedsiębiorstwo lub przeciwko niemu.
- Bezpieczeństwo prawne zarządu i pozostałych managerów – ujawnienie okoliczności popełnienia przestępstwa przez organizację pozwala osobom zajmującym kierownicze stanowiska uporządkować komunikację z organami ścigania oraz ograniczyć ryzyko zarzutów związanych z brakiem reakcji lub współudziałem.
Praktyka pokazuje, że w przypadku zakończenia współpracy z osobami na stanowiskach kierowniczych ujawnione nieprawidłowości mogą mieć nie tylko wymiar pracowniczy czy biznesowy, ale także karny. Do najczęściej ujawnianych czynów zabronionych należą:
- Przestępstwa bezprawnego ujawnienia i / lub wykorzystania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,
- Wykroczenie rozpowszechniania nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd wiadomości o przedsiębiorstwie,
- Przestępstwo nadużycia zaufania,
- Przestępstwo łapownicwa menadżerskiego,
- Przestępstwo ukrycia lub zniszczenia dokumentu.
Powyższe czyny wiążą się bardzo często z czynami nieuczciwej konkurencji. Nawet jeśli nie stanowią one przestępstwa lub wykroczenia, mogą być podstawą do wszczęcia procesów cywilnych, w tym przede wszystkim o odszkodowanie – nie tylko przeciwko pracownikowi, ale np. przeciwko podmiotowi konkurencyjnemu, który był beneficjentem działań sprawcy.
Może to być np. konkurencyjna firma, która udzielała korzyści w zamian za niedopełnienie obowiązków, albo spółka założona przez tego pracownika, wykorzystująca informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa.
Dlatego decyzje podejmowane bezpośrednio po ujawnieniu nieprawidłowości nie powinny koncentrować się wyłącznie na szybkim zakończeniu współpracy.
Zwolnienie to nie koniec sprawy
Z perspektywy osób zarządzających organizacją może się wydawać, że najważniejsze jest sprawne rozstanie z pracownikiem i zakończenie sprawy.
W praktyce, np. po kilku tygodniach, może się okazać, że brak dalszych działań był błędem. Odpowiednio przeprowadzone zwolnienie i zabezpieczenie dowodów będą kluczowe w razie wszczęcia przez pracownika postępowania przed sądem pracy, wytoczenia powództwa o odszkodowanie lub uzyskania przez organy ścigania informacji o przestępstwach popełnianych przez byłego pracownika z innych źródeł.
Jeżeli planują Państwo zakończenie współpracy z osobą na stanowisku kierowniczym lub mierzą się z podejrzeniem poważnych nieprawidłowości w organizacji, zachęcamy do kontaktu. Mamy doświadczenie w prowadzeniu tego typu działań – pomagamy ograniczyć ryzyka prawne, biznesowe i wizerunkowe oraz zachować kontrolę nad całym procesem.
