Certyfikat rezydencji w formie elektronicznej wystarczy?
Certyfikat rezydencji - obowiązek
Nierzadko zdarza się tak, że podatnicy dokonują płatności za usługi wyświadczone przez zagranicznych dostawców. W przypadku niektórych płatności wymienionych w ustawach o podatkach dochodowych - PIT i CIT (m.in. odsetki, usługi doradcze, marketingowe, prawne, należności licencyjne), podatnik musi potrącić i wpłacić do urzędu skarbowego tzw. podatek u źródła. Co do zasady – jest to 10% lub 20% zapłaty.
Często jednak, istnieje możliwość zastosowania niższej stawki podatku, lub nawet wyłączenie obowiązku jego pobrania. W takim wypadku zastosowanie mają międzynarodowe umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarte między konkretnymi państwami. Warunkiem zastosowania przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jest uzyskanie certyfikatu rezydencji swojego zagranicznego kontrahenta i przedstawienie go na żądanie organu podatkowego.
Forma takiego certyfikatu rezydencji nie jest uregulowana żadnymi przepisami. Stąd pojawia się pytanie: czy muszę mieć papierową wersję, czy wystarczy plik? A może wystarczy skan/kserokopia?
Dotychczas
Obecnie, organy podatkowe przeważnie stoją na stanowisku, że prawidłową formą certyfikatu rezydencji jest forma papierowa, chyba że, organy innego państwa wydają je wyłącznie w formie elektronicznej. Jeżeli dane państwo wydaje certyfikaty rezydencji zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, polskie organy podatkowe dotychczas nie uznawały formy elektronicznej.
To oczywiście budziło wiele sporów i kontrowersji. Łatwiej bowiem przekonać swojego dostawcę do wysłania wersji elektronicznej (dokument w formacie PDF można wysłać w kilka minut) niż papierowego dokumentu z jeszcze ciepłymi pieczątkami właściwego urzędu skarbowego. Dlatego, zdaniem wielu odwołujących się, forma dokumentu powinna być dowolna, a podatnik powinien wybierać formę wedle swojego uznania. Zdaniem podatników, ważne by był to plik stworzony przez organy podatkowe danego Państwa, a nie skan papierowego dokumentu, który leży u dostawcy w szufladzie.
Nie było natomiast wątpliwości, gdy dane państwo wydawało certyfikaty rezydencji wyłącznie w formie elektronicznej. Wtedy były one w pełni akceptowalne przez polskie organy podatkowe.
Zmiana stanowiska
Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji zmieniającej z dnia 26 czerwca 2017 r., sygn. DPP7.8221.33.2017.GFQV, uznał, że wersja papierowa certyfikatu rezydencji nie jest jedyną, akceptowalną formą takiego dokumentu. Aby spółka mogła zastosować regulacje konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, wystarczy elektroniczny dokument potwierdzający, że zagraniczny kontrahent jest rezydentem innego kraju.
„(…) brak jest przesłanek do odmowy uznania za ważny certyfikatu rezydencji w formie elektronicznej, jeżeli w takiej formie zgodnie z prawem danego państwa certyfikat taki jest wydawany przez organy podatkowe. Fakt, że w danym państwie jednocześnie można uzyskać certyfikat w wersji papierowej nie powoduje nieważności certyfikatu rezydencji wydanego przez właściwy organ w wersji elektronicznej.”
Kopia nie ma zastosowania
We wskazanej interpretacji, szef KAS uznał jednak, że w przypadku przedłożenia kopii takiego dokumentu (czy chociażby wydruku pobranego ze strony internetowej zagranicznego kontrahenta), podatnik nie będzie mógł zastosować przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Miejmy nadzieję, że idąc z duchem czasu forma elektroniczna będzie coraz częściej dopuszczana jako zamienna z papierową, a ta interpretacja nie okaże się wyjątkiem.
