Zmiana podejścia do dokumentowania najmu lokalów użytkowych dla firm
Na początku lutego Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną[1], która może zaskoczyć wiele osób fizycznych wynajmujących lokale użytkowe firmom.
Choć pytanie wnioskodawcy dotyczyło ujęcia najmu w KSeF, organ w pierwszej kolejności odniósł się do tego, w jaki sposób należy dokumentować najem lokalu użytkowego, gdy najemcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą.
Tło sprawy
O interpretację wystąpiła osoba fizyczna, która:
- nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej i nie posiada numeru NIP;
- korzysta ze zwolnienia podmiotowego w VAT ze względu na poziom sprzedaży;
- najem lokalu użytkowego realizowała wyłącznie na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą;
- dokumentowała rozliczenia z najemcami rachunkiem, nie wystawiając faktur.
Przedmiotem wniosku była wątpliwość, czy w tej sytuacji – i od kiedy – powstanie obowiązek korzystania z KSeF.
Najem jako czynność opodatkowana VAT
Dyrektor KIS jednoznacznie wskazał, że w przypadku najmu lokalu użytkowego, świadczonego przez osobę fizyczną na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, nieprawidłowe jest dokumentowanie transakcji rachunkami oraz notami obciążeniowymi, nawet jeżeli taki model funkcjonował dotychczas w praktyce.
Organ podkreślił, że jeżeli czynność podlega reżimowi ustawy o VAT, to właściwym dokumentem potwierdzającym sprzedaż na rzecz podatnika jest faktura wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Ta informacja ma duże znaczenie organizacyjne – w wielu przypadkach wymusza zmianę dokumentacji oraz ujednolicenie obiegu rozliczeń z najemcą.
Konieczność oceny obowiązku korzystania z KSeF
Największe zaskoczenie może jednak budzić drugi wniosek płynący z interpretacji.
W ocenie Dyrektora KIS, tak wystawione faktury powinny pojawić się w KSeF(jeżeli spełnione są pozostałe warunki obowiązkowego korzystania z KSeF).
Jeżeli takie stanowisko organów się utrzyma, będzie to oznaczać konieczność uzyskania numeru NIP oraz korzystania z KSeF przez osoby fizyczne, które dotychczas nie miały takiego obowiązku.
Na bieżąco monitorujemy stanowiska organów podatkowych oraz kolejne interpretacje dotyczące dokumentowania transakcji, co do których nie ma obowiązku wystawiania faktur, a także obowiązków związanych z KSeF.
W razie pytań lub wątpliwości do tego tematu, nasi eksperci pozostają do Państwa dyspozycji – zachęcamy do kontaktu.
[1] Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 lutego 2026 r., znak 0111‑KDIB3‑1.4012.845.2025.2.MG.
