ZFŚS: Przetwarzanie danych członka rodziny pracownika. Aktualne stanowisko Prezesa UODO

Katalog osób uprawnionych do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych może być szeroki. Są nimi przede wszystkim pracownicy, ale także członkowie ich rodzin, byli pracownicy (emeryci, renciści) i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał takie prawo w Regulaminie Funduszu.

Przyznanie oraz wysokość wypłacanych świadczeń, powinny zostać uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Naturalnym jest, że w celu ocenienia tej sytuacji pracodawcy potrzebują danych nie tylko samych pracowników, ale także członków ich rodzin – m.in. ich imion i nazwisk, wieku, czy też danych dotyczących sytuacji majątkowej (szerzej na temat możliwości zbierania tych danych pisaliśmy tutaj).

Przetwarzasz dane osobowe? Powiedz jak!

Na administratorów przetwarzających dane osobowe, którym bez wątpienia będzie pracodawca prowadzący Fundusz, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (w tym rozporządzenie unijne – RODO) nakładają szereg obowiązków.

W szczególności powinni oni poinformować wszystkie osoby, których dane przetwarzają, o zasadach tego przetwarzania – zarówno wtedy, gdy dane są pozyskiwane są bezpośrednio od tej osoby, jak i z innego źródła / od osoby trzeciej.

Poinformowanie pracownika, którego dane przetwarzamy na potrzeby Funduszu, jest w praktyce łatwe do zrealizowania. Mamy z nim codzienny kontakt i przecież to sam pracownik występuje do nas z wnioskiem o przyznanie świadczenia.

Problem może pojawić się wtedy, gdy tę informację powinniśmy przekazać dalej – w tym przypadku członkowi rodziny pracownika, którego dane mogą pojawić się wśród informacji zgromadzonych na potrzeby przyznania świadczenia.

Stanowisko UODO

Głos w tej sprawie zabrał ostatnio Urząd Ochrony Danych Osobowych. W opublikowanym na swojej stronie internetowej stanowisku, Urząd powołuje się na przewidzianą w RODO opcję nieprzekazywania tej informacji, jeżeli pozyskanie danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą i sugeruje, że na tej podstawie – w przypadku członków rodziny pracowników – pracodawcy mogą „zasadnie rozważać” skorzystanie ze zwolnienia.

O&W ocenia

Ostatnie stanowisko Urzędu, pozwala odczuć pewną liberalizację podejścia do tego tematu. Może być ono cennym argumentem dla pracodawców, którzy wcześniej zaniedbywali ten obowiązek.

Jednocześnie, sposób sformułowania stanowiska Urzędu nie jest jednak jednoznaczny. Dyskusyjnym może być także to, czy ustawa o Funduszu – jako nie regulująca wprost zakresu danych członków rodziny – może być „wyraźną” regulacją, na którą powołuje się cytowany przepis.

Pracodawcom podejmującym decyzję o skorzystaniu z takiego uproszczenia, zalecamy jego ocenę także pod kątem zasady rozliczalności. Być może wśród dostępnych rozwiązań, wybiorą te, które nie będą nadmiernie problematyczne, a pozwolą na wykazanie staranności w przekazaniu obowiązku informacyjnego wszystkim adresatom. Pomocne w tym zakresie może być przykładowo odpowiednie uregulowanie tej kwestii już w Regulaminie Funduszu lub wzorach wniosków.

***

Nasi doradcy są do dyspozycji, aby wesprzeć Państwa w tematyce regulacji kwestii związanych z Funduszem oraz w zbliżającym się w tym zakresie obowiązkowym przeglądzie danych osobowych.

Katarzyna Serwatka
Senior Associate | Radca prawny
katarzyna.serwatka@olesinski.com

Katarzyna Wężyk
Associate | Dział prawny
katarzyna.wezyk@olesinski.com