Weryfikacja uprawnień pracownika do prowadzenia pojazdu – stanowisko UODO

Weryfikacja uprawnień zawodowych pracowników generuje praktyczne problemy wśród pracodawców. Możliwość żądania określonych dokumentów, ich weryfikowanie czy określenie, jakie dane można zachować, a następnie sprawdzenie aktualności uprawnień – to tylko część wyzwań, z jakimi się mierzą.

W ostatnim czasie Prezes UODO przedstawił swoje stanowisko dotyczące weryfikacji uprawnień do prowadzenia samochodów w przypadku pracowników, którzy w zakresie obowiązków mają prowadzenie służbowych pojazdów. Stanowi ono zbiór praktycznych wskazówek dla administratorów danych osobowych, jakie zasady przyjąć i stosować, aby zapewnić zgodność z wymogami RODO.

Stanowisko UODO

Prezes UODO jednoznacznie potwierdził, że pracodawcy, działając na podstawie przepisów Kodeksu pracy, mają prawo do weryfikacji uprawnień do prowadzenia pojazdów pracowników, którzy na potrzeby

wykonywania swoich obowiązków korzystają ze służbowych pojazdów. Chociaż powyższe stanowisko dotyczyło wprost uprawnień do prowadzenia pojazdów, w określonych przypadkach można je również zastosować do weryfikacji innych kwalifikacji zawodowych pracowników.

Zgodnie z Kodeksem pracy, udostępnienie danych osobowych pracowników w zakresie wykształcenia i kwalifikacji zawodowych następuje na podstawie oświadczenia, jednak pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania.

Weryfikacja uprawnień pracowników – jak często?

O ile powyższe zasady wynikają wprost z przepisów, to problematyczna pozostaje możliwość weryfikacji aktualności uprawnień w toku zatrudnienia. Czy pracodawca może zażądać ponownego udokumentowania uprawnień oraz – jeżeli odpowiedź jest pozytywna – jak często?

UODO podkreślił, że pracodawca powinien dokonać analizy odnoszącej się do częstotliwości dokonywania weryfikacji uprawnień, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w obowiązujących regulaminach. Pracodawca, jako administrator, jest bowiem zobowiązany do przestrzegania podstawowych zasad RODO, w tym ograniczenia celu i minimalizacji danych.

Pracodawcy powinni zatem sprawdzić dotychczasową praktykę w tym zakresie oraz wprowadzić precyzyjne zasady dotyczące sprawdzania uprawnień do wewnętrznej dokumentacji określającej zasady przetwarzania danych. Powinny one wynikać z uzasadnionych potrzeb oraz zostać określone adekwatnie do rodzaju uprawnienia i charakteru pracy pracownika.

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w określeniu, jak często w firmie można weryfikować uprawnienia oraz czy funkcjonujące w spółce postanowienia regulaminów są wystarczające – nasi doradcy są do Państwa dyspozycji.

Ludmiła Łuczak
Manager | Radca prawny
ludmila.luczak@olesinski.com

Katarzyna Wężyk
Associate | Dział prawny
katarzyna.wezyk@olesinski.com