Reforma koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego na terenie UE
7 lipca 2026 r. Parlament Europejski przyjął reformę przepisów [1] dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Zmiany dotyczą m.in. nowych obowiązków w związku z uzyskiwaniem zaświadczeń A1 i mają przede wszystkim dostosować zasady koordynacji do potrzeb współczesnego rynku pracy oraz wzmocnić skuteczność walki z nadużyciami. Jakie nowości zakłada reforma i kiedy wejdą one w życie?
Podstawowe zasady pozostają niezmienne
Fundamentalne założenia przepisów w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie ulegną zmianie:
- dana osoba może podlegać tylko jednemu systemowi zabezpieczenia społecznego;
- pracownik co do zasady podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym wykonuje pracę;
- pracownik delegowany może pozostać w systemie państwa wysyłającego do 24 miesięcy;
- okresy ubezpieczenia z różnych państw członkowskich są sumowane przy ustalaniu prawa do świadczeń.
Obszary, w których mają nastąpić zmiany
Choć sporo kwestii pozostanie niezmiennych, to reforma wprowadzi liczne nowości, które obejmą:
- świadczenia dla bezrobotnych i świadczenia rodzinne;
- świadczenia z tytułu opieki długoterminowej;
- świadczenia społeczne dla osób biernych zawodowo;
- przepisy o pracownikach delegowanych (obowiązek informacyjny z wyprzedzeniem);
- przepisy o osobach pracujących w co najmniej dwóch państwach członkowskich (nowe wytyczne, jak ustalić państwo, którego system ubezpieczeń będzie miał zastosowanie).
Nowe obowiązki przy delegowaniu pracowników
Z perspektywy pracodawców szczególne znaczenie mają planowane zmiany dotyczące delegowania pracowników. Reforma koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wprowadza m.in.:
- obowiązek wcześniejszego zgłoszenia planowanego delegowania do właściwej instytucji z wyjątkiem dotyczącym podróży służbowych trwających do 3 dni w okresie kolejnych 30 dni (z wyłączeniem działalności w sektorze budowlanym),
- pozostawanie w systemie państwa wysyłającego wyłącznie wtedy, gdy pracownik był w nim ubezpieczony przez co najmniej 3 miesiące przed delegowaniem.
Zmiany oznaczają konieczność dokładniejszej weryfikacji historii ubezpieczenia poszczególnych pracowników oraz wymuszają na przedsiębiorcach jeszcze wcześniejsze planowanie oddelegowania. Reforma zmienia też dotychczasową funkcję zaświadczenia A1, wprowadzając kolejny obowiązek formalny dla pracodawców.
Powyższe może być szczególnie uciążliwe dla przedsiębiorców działających w branżach, w których organizacja procesu pracy jest dynamiczna i pozostawia mało przestrzeni na planowanie z wyprzedzeniem.
Nowe zasady ustalenia siedziby przedsiębiorstwa dla celów koordynacji zabezpieczenia społecznego
Istotne zmiany wprowadzane reformą koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego obejmują również osoby wykonujące pracę w kilku państwach członkowskich. Nowe regulacje określają szczegółowe kryteria dotyczące zasad ustalania rzeczywistej siedziby przedsiębiorstwa, uwzględniając m.in. miejsce:
- podejmowania kluczowych decyzji;
- prowadzenia działalności;
- osiągania obrotów.
Powyższe regulacje mają służyć uszczelnieniu systemu i ograniczyć nadużycia. Jednak z perspektywy dzisiejszego biznesu i transgranicznego świadczenia usług zasady te w praktyce mogą znacznie skomplikować sytuacje i “status ubezpieczeniowy” pracowników mobilnych.
Kiedy reforma koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wejdzie w życie?
Reforma została przyjęta przez Parlament Europejski, ale zanim nowe rozwiązania wejdą w życie, konieczne jest jeszcze zakończenie procesu legislacyjnego oraz publikacja ostatecznych przepisów w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Zgodnie z założeniami reforma powinna zostać przyjęta jeszcze w tym roku. Następnie przewidziany jest 24-miesięczny okres przejściowy, po którym zaczną obowiązywać nowe zasady. Będzie to prawdopodobnie pod koniec 2028 roku.
W związku z tym teraz jest dobry moment na przeprowadzenie przeglądu obowiązujących procedur dotyczących mobilności pracowników w firmie. Szczególną uwagę warto zwrócić na:
- proces uzyskiwania zaświadczeń A1;
- sposób planowania delegowań;
- wewnętrzne procedury.
Wczesne zmapowanie ewentualnych trudności i przygotowanie organizacji do nadchodzących zmian pozwoli ograniczyć ryzyko problemów administracyjnych w przyszłości.
Jeśli mają Państwo wątpliwości, czy obowiązujące w organizacji procedury są bezpieczne i czy organizacja będzie gotowa na nadchodzące zmiany, zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy na pytania i pomożemy przygotować firmę do bezpiecznego świadczenia transgranicznych usług.
[1] https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-10-2026-0239_PL.htmlb
