Przedsiębiorco, czy jesteś gotowy na nadchodzące kontrole?

Wiele organów kontrolnych, w tym Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowa Inspekcja Sanitarna, z powodu epidemii COVID-19 ograniczyło przeprowadzanie kontroli, by skupić się na działaniach związanych z walką z koronawirusem.

W ostatnich tygodniach pojawiły się jednak sygnały o powracających kontrolach ze strony tych podmiotów. Czego będą dotyczyć?

Kontrole PIP

Kontrole PIP mają skupić się na zgłoszeniach dotyczących naruszenia przepisów przez pracodawców, m.in. w zakresie wynagrodzenia i czasu pracy. Jednak kontrolerzy mogą również weryfikować wypełnianie obowiązków związanych ze zwalczaniem i zapobieganiem COVID-19. To zatem odpowiedni czas na sprawdzenie przez pracodawców, czy specyficzne rozwiązania wdrażane „na gorąco” w początkowej fazie pandemii (związane m.in. z przestojami, obniżaniem etatów, czasem pracy czy wykonywaniem pracy zdalnej) zostały odpowiednio odzwierciedlone w dokumentacji wewnętrznej oraz czy nie doszło do nieprawidłowości podczas ich wdrażania.

Kontrole ZUS

Zgodnie z zapowiedziami kontrole ZUS mają koncentrować się m.in. na weryfikacji prawidłowości wnioskowania i korzystania z dofinansowań w ramach tzw. tarczy antykryzysowej oraz wypłacania zasiłków opiekuńczych. Dodatkowo pracodawców i pracowników mogą czekać wzmożone kontrole zwolnień lekarskich.

Niezależnie pretekstem do wzmożonych kontroli może być także nowy obowiązek pracodawców, dotyczący zgłaszania do ZUS zawieranych umów o dzieło (obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2021 r., o czym informowaliśmy na naszym blogu).

Kontrole innych organów

Pracodawcy mogą się również spodziewać kontroli ze strony organów sanitarnych, sprawdzających wdrożenie środków bezpieczeństwa w związku z epidemią COVID-19 (m.in. zapewnienia płynów do dezynfekcji, odpowiednich odstępów czy innych zabezpieczeń).

Przedsiębiorcy, którzy otrzymali dofinansowanie w ramach tzw. tarczy antykryzysowej i tarczy finansowej, mogą w dalszej perspektywie spodziewać się również kontroli prawidłowości uzyskania i wydatkowania otrzymanych środków m.in. przez Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy.

Jak przygotować się do nadchodzących kontroli?

Standardowo każda kontrola poprzedzona jest zapowiedzią ze strony właściwego organu. Jednak kontrole niektórych z nich, w tym np. PIP, mogą zostać przeprowadzone „bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy”.

Uprawnienia kontrolerów są szerokie (m.in. możliwość dostępu do pomieszczeń czy wglądu w dokumentację) – jednak przedsiębiorcy również mają możliwość wpływu na przebieg kontroli.

Nowe wyzwania organizacyjne w toku procesu kontrolnego stwarza również fakt, że w dalszym ciągu przynajmniej część osób u wielu przedsiębiorców pracuje w trybie zdalnym.

Na co zwrócić uwagę, zanim organ przyjdzie z kontrolą?

• czy u przedsiębiorcy wyznaczone są osoby odpowiedzialne za przebieg kontroli i reprezentujące go w toku postępowania;
• czy osoby te są na miejscu, czy pracują w trybie zdalnym;
• czy osoby potencjalnie przyjmujące kontrolerów są odpowiednio przeszkolone i wiedzą, jak powinna przebiegać kontrola oraz są świadome, że mogą realnie wpłynąć na jej przebieg (czy wiedzą m.in. jak zweryfikować legalność kontroli, jej zakres, czego może żądać inspektor itd.);
• czy dokumenty, które mogą być przedmiotem kontroli są odpowiednio przygotowane i były dotychczas odpowiednio prowadzone – w tym nie tylko standardowe dokumenty związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa i zatrudnianiem pracowników, ale też m.in. związane z korzystaniem ze środków pomocowych dot. COVID-19 (np. dokumenty potwierdzające spełnienie przesłanek do uzyskania pomocy, dokumentacja obrazująca późniejsze zmiany np. w zakresie przywracania pracowników z przestojów /obniżonych etatów czy dokumentacja związana z rozliczeniem dofinansowań).

Czasami podjęcie z wyprzedzeniem nawet podstawowych – ale kluczowych z perspektywy kontroli –działań może pomóc przedsiębiorcy uchronić się przed jej negatywnymi konsekwencjami.