Pracodawcy coraz częściej wyrażają chęć przystąpienia do Narodowego Programu Szczepień, w celu umożliwienia swoim pracownikom i członkom ich rodzin jak najszybszego zaszczepienia się przeciwko COVID-19.

Na formalne ogłoszenie zasad organizacji szczepień nadal czekamy. Najnowsze wytyczne organizacyjne zostały ostatnio opublikowane na rządowej stronie internetowej.

Przygotowując się do realizacji programu, należy pamiętać o obowiązkach związanych z ochroną danych osobowych.

 

Lista chętnych = lista danych

W ramach zakładu pracy zaszczepieni mogą zostać pracownicy, osoby współpracujące na podstawie innych umów, a także członkowie ich rodzin.

Zgodnie z wytycznymi, w pierwszej kolejności pracodawca powinien m.in. zebrać listę osób chętnych do szczepieniaKonstruując listę, pamiętajmy o zasadzie minimalizmu – zbieramy tylko te dane, które będą niezbędne do zgłoszenia danej osoby do szczepienia. Uzasadnione będą przede wszystkim dane identyfikacyjne i podstawowe dane kontaktowe.

 

Niezbędne formalności

Obok wymienionych danych, zgodnie z wytycznymi, pracodawca zbiera zgody na przetwarzanie danych osobowych osób wyrażających chęć szczepienia, uzbrajając się tym samym w podstawę przetwarzania danych osobowych. Musi być ona zgodna z wymaganiami RODO – osoba szczepiona powinna mieć m.in. świadomość możliwości jej wycofania.

Pracodawcy często zdają się zapominać, że obok formularza zgody należy przestawić także pełną informację o zasadach przetwarzania danych osobowych (tzw. klauzulę informacyjną). Klauzula powinna zostać przekazana najpóźniej w momencie odbierania zgody. W praktyce może ona zostać wywieszona np. obok ogłoszenia o możliwości wzięcia udziału w programie szczepień, w wewnętrznym intranecie czy na odwrocie formularza zgody.

 

Dane o zdrowiu pod szczególną kontrolą

Zgodnie z wytycznymi pracodawca organizuje szczepienia łącznie z podmiotem wykonującym działalność leczniczą (PWDL). To ten podmiot ma być odpowiedzialny m.in. za sporządzenie dokumentacji medycznej, w tym wystawienie kart szczepień – niezbędne może być więc uregulowanie zasad współpracy z PWDL w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Na ten moment nie jest jednak przesądzone, jak technicznie oraz organizacyjnie zostanie przygotowany proces szczepienia w konkretnym podmiocie, np. czy w ramach współpracy z PWDL pracodawca będzie przetwarzać dane o zdrowiu, zawarte w formularzach kwalifikacyjnych do szczepienia, czy też dotyczące faktu zaszczepienia.

Nie jest to jednak wykluczone, a w takim wypadku – obok podwyższonego zabezpieczenia fizycznego i technicznego – niezbędne będzie uwzględnienie tego w klauzuli informacyjnej oraz zadbanie o odpowiednie upoważnienia dla pracowników.

***

W razie potrzeby wsparcia w całym procesie przygotowania i realizacji szczepień w zakładzie pracy – nasi doradcy pozostają do Państwa dyspozycji.

 

Katarzyna Serwatka
Senior Associate | Radca prawny
katarzyna.serwatka@olesinski.com

Katarzyna Wężyk
Associate | Dział prawny
katarzyna.wezyk@olesinski.com

Katarzyna Serwatka

Counsel
Radca prawny | OW Legal

katarzyna.serwatka@olesinski.com

Katarzyna Wężyk

Senior Associate
Radca prawny | OW Legal

katarzyna.wezyk@olesinski.com