O czym muszą pamiętać pracodawcy i działy HR? Checklista planowanych zmian w prawie pracy w 2023

Chcąc ułatwić Państwu wejście w nowy rok w obszarze HR, przedstawiamy hasłowe podsumowanie dotyczące najważniejszych nadchodzących zmian.  Wskazujemy też, kiedy można się ich spodziewać oraz jak się do nich odpowiednio przygotować.

 

1. Odroczona nowelizacja kodeksu pracy 

Co się zmienia: 

  • nowe uprawnienia pracowników związane z zapewnieniem przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz zasad work-life balance, 
  • nowe zasady kontroli trzeźwości pracowników, w tym wprowadzenie możliwości kontroli prewencyjnej pracowników, 
  • uregulowanie pracy zdalnej – wprowadzenie nowej kompleksowej regulacji, która ma zastąpić telepracę oraz aktualne zasady pracy zdalnej wprowadzone tzw. specustawą covidową.

Obowiązki pracodawcy i kluczowe terminy 

Proponowane zmiany w większości wynikają z obowiązku wdrożenia unijnych dyrektyw, które Polska powinna wdrożyć najpóźniej początkiem sierpnia 2022 r., wciąż jednak trwają prace nad projektami ustaw. Zgodnie z zapowiedziami rządu, zmiany powinny wejść w życie w 2023 roku. 

Pracodawcy będą musieli dokonać wielu modyfikacji w dokumentach pracowniczych, w tym: 

  • dostosować treść umów o pracę oraz informacji o warunkach zatrudnienia do nowych wymogów,  
  • w niektórych przypadkach – dostosować także treść obowiązujących regulaminów pracy oraz wewnętrznych polityk i innych dokumentów, 
  • przygotować nowe wzory wniosków, takich jak wniosek o elastyczną pracę czy nowe wnioski urlopowe.  

Istotna część zmian będzie wymagała współpracy z organizacjami związkowymi bądź przedstawicielami pracowników – warto wcześniej pomyśleć o przygotowaniu się do tych działań.  

 

2. Pracownicze Plany Kapitałowe  

Co się zmienia: 

  • od 2023 r. pracodawcy co 4 lata będą musieli dokonywać automatycznego zapisu do PPK wszystkich pracowników w wieku 18-55 lat, którzy wcześniej zrezygnowali z zapisu, 
  • pracownik może zrezygnować z takiego autozapisu składając ponowną rezygnację. Jeśli tego nie zrobi, zostanie automatycznie zapisany do programu oszczędnościowego, 
  • pracownicy powyżej 55 roku życia zostaną zapisani wyłącznie na swój wniosek.  

Obowiązki pracodawcy i kluczowe terminy  

  • do 28 lutego 2023 r. – poinformowanie pracowników o zbliżającym się terminie automatycznego zapisu,  
  • do 1 kwietnia 2023 r. obowiązek odebrania oświadczeń o rezygnacji z zapisu do PPK od pracowników, którzy nie będą chcieli przystąpić do programu, 
  • obowiązek poinformowania instytucji finansowej zarządzającej PPK o ponownym dokonywaniu wpłat za daną osobę. 

 

3. Dwukrotny wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę 

Co się zmienia: 

Z uwagi między innymi na prognozowany na przyszły rok wskaźnik inflacji, wynagrodzenie minimalne wzrośnie w 2023 r. dwukrotnie: 

  • od 1 stycznia 2023 r. będzie wynosiło 3490 zł brutto (22,80 zł w zakresie stawki godzinowej), 
  • od 1 lipca 2023 r. będzie wynosiło 3600 zł brutto (23,50 zł w zakresie stawki godzinowej).

Obowiązki i kluczowe terminy 

  • przedsiębiorcy do końca roku powinni uwzględnić wzrost płacy minimalnej w budżecie i dostosować prowadzoną dokumentację, w tym umowy o pracę i regulaminy wynagradzania, 
  • pracodawcy powinni pamiętać, że wzrost płacy minimalnej wiąże się również ze wzrostem obciążeń podatkowych czy składkowych, a także wielu innych świadczeń (przykładowo dodatku za pracę w porze nocnej czy odpraw). 

 

4. Zmiana stawki za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych  

Co się zmienia: 

Po raz pierwszy od 15 lat rząd zapowiada zmianę stawek za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego używanego przez pracownika do celów służbowych.  

Zgodnie z projektem, stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu ma wynosić: 

  • 0,89 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 (obecnie 0,5214 z), 
  • 1,038 zł  dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 (obecnie 0,8358 zł), 
  • 0,69 zł dla motocyklu (obecnie 0,2302 zł), 
  • 0,42 zł dla motoroweru (obecnie 0,1382 zł). 

Obowiązki i kluczowe terminy 

  • projekt rozporządzenia jest obecnie na etapie prac legislacyjnych, 
  • projektodawca przewidział, że rozporządzenie wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia – konieczne jest śledzenie procesu legislacyjnego. 

 

5. Nowe formy dofinansowania miejsc pracy – ustawa o aktywizacji zawodowej  

Co się zmienia: 

  • projekt ustawy o aktywności zawodowej przewiduje możliwość otrzymania przez pracodawców grantów na zatrudnienie bezrobotnych spełniających wskazane w ustawie kryteria, 
  • projekt przewiduje możliwość otrzymania środków na utworzenie stanowiska pracy zdalnej, jeśli miejsce świadczenia pracy zdalnej oraz miejsce zamieszkania zadeklarowane przez poszukującego pracy lub bezrobotnego kierowanego do pracy znajdują się na terenie obszaru zagrożonego marginalizacją, 
  • planowane jest wprowadzenie zmian dotyczących wysokości świadczenia aktywizacyjnego oraz możliwości przyznania go dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. 

Obowiązki i kluczowe terminy  

Planowana data wejścia w życie ustawy to 1 stycznia 2023 r., przy czym ustawa nie trafiła jeszcze do Sejmu – możliwe opóźnienie terminu wejścia w życie. 

 

6. Obowiązkowe konto na PUE ZUS 

Co się zmienia: 

  • obowiązek posiadania indywidualnego konta na PUE ZUS od stycznia obejmie przedsiębiorców zatrudniających do 5 pracowników oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, 
  • korespondencja ZUS do przedsiębiorcy będzie od tej pory kierowana na profil PUE ZUS, 
  • przedsiębiorca będzie przekazywał ZUS dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe za pośrednictwem PUE ZUS.  

Obowiązki i kluczowe terminy  

  • przedsiębiorca powinien założyć profil na PUE ZUS do 1 stycznia 2023 r., 
  • jeśli konto nie zostanie założone w terminie , zostanie  założone z urzędu do końca stycznia 2023 roku. 

 

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w przygotowaniu się do zmian w obszarze HR – zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami. 

 

Agnieszka Szary
Senior Associate | Radca prawny | OW Legal
agnieszka.szary@olesinski.com

Joanna Czajor
Senior Associate | Radca prawny | OW Legal
joanna.czajor@olesinski.com

Agnieszka Szary-Trela

Senior Associate
Radca prawny | OW Legal

agnieszka.szary@olesinski.com