Kasy zapomogowo-pożyczkowe – konsekwencje dla pracodawców

Parlament przyjął ustawę o kasach zapomogowo-pożyczkowych (KZP), które w praktyce mają zastąpić pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe (PKZP).

O tym, czym są KZP oraz założeniach ustawy szerzej pisaliśmy już w ubiegłym roku: Kasy zapomogowo-pożyczkowe – nowe otwarcie.

Jakie konsekwencje poza zmianą nazwy wynikają z nowej ustawy dla pracodawców w kontekście danych osobowych i zasad transferu danych pomiędzy pracodawcą a KZP? Na co zwrócić szczególną uwagę, aby zachować zgodność z RODO?

Dane osobowe – relacje pomiędzy pracodawcą a PKZP bez zmian

Zgodnie z ustawą, KZP będzie niezależnym administratorem danych osobowych (ADO). Nowe przepisy rozwiewają związane z tym wcześniejsze wątpliwości – przepisy regulujące funkcjonowanie PKZP nie wskazywały wprost, że kasa ma status osobnego ADO. Na podstawie całokształtu uprawnień, zgodnie z dominującym podejściem, traktowano PKZP jako osobnego ADO, a z uwagi na pewne wątpliwości praktyczne – takie podejście potwierdził Prezes UODO.  Jednak dopiero ustawa o KZP reguluje status osobnego ADO wprost.

W związku z tym, zarówno pracodawca, jak i PKZP (a po wejściu nowych przepisów w życie KZP), posiadają status odrębnych ADO – gdyż w zakresie przetwarzanych przez siebie danych osobowych, samodzielnie ustalają własne cele i sposoby ich przetwarzania.

Niezależnie PKZP oraz pracodawca mogą mieć aktualnie wspólne cele przetwarzania danych osobowych członków. W tym zakresie obok relacji ADO-ADO tych podmiotów, może istnieć relacja współadministrowania – pracodawca i PKZP wspólnie i w porozumieniu ustalają cele i sposoby przetwarzania określonych danych osobowych.  W takim przypadku powinni zawrzeć umowę określającą zasady współpracy w zakresie przetwarzanych danych (umowa o współadministrowanie). Ponieważ zasady współpracy w nowych przepisach nie uległy w tym zakresie istotnym zmianom, należy przyjąć, że również po wejściu w życie regulacji dotyczących KZP, relacja współadministrowania w pewnych obszarach zachowa aktualność.

Kasy zapomogowo-pożyczkowe a RODO – nadchodzące zmiany

Nowe regulacje to także pewne zmiany w obszarze danych osobowych. Należą do nich między innymi:

1. Obowiązek wykonania przeglądu danych przez Zarząd KZP, nie rzadziej niż raz roku – rozwiązanie znane już z ustawy o ZFŚS;
2. Konieczność określenia sposobu przetwarzania danych oraz ich zabezpieczenia – obowiązek uwzględnienia tych kwestii w statucie KZP, tym samym, konieczność modyfikacji dotychczasowych statutów PKZP również w tym obszarze;
3. Rozszerzenie zakresu danych osobowych transferowanych pomiędzy pracodawcą a KZP – tym samym konieczność wewnętrznego uregulowania zasad przepływu danych oraz wypracowanie praktyki zgodnej z RODO;
4. Dodatkowe obowiązki formalne, m.in.:
   1. wymóg pisemnej formy upoważnienia osób przetwarzających dane osobowe (ponownie rozwiązanie analogiczne do ZFŚS),
   2. uregulowanie zasad dokumentowania okoliczności stanowiących podstawę do przyznania świadczeń z KZP.

Jednocześnie umowa zawarta pomiędzy KZP a pracodawcą powinna określić szczegółowe zasady udzielanej pomocy. Przeglądu będą zatem wymagały również aktualnie obowiązujące umowy z PKZP, pod względem ich adekwatności oraz aktualności w świetle nowych przepisów.

Jaki praktyczny wymiar zmian dla pracodawców?

Ustawa oczekuje na podpis Prezydenta oraz wejdzie w życie w terminie 30 dni od jej publikacji.

Oznacza to konieczność podjęcia przez pracodawców i członków PKZP szeregu działań dostosowujących aktualne rozwiązania do nowych regulacji dotyczących KZP. Zgodnie z ustawą na część z nich będą mieli 18 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów.

W przypadku pytań dotyczących powyższych zmian oraz ich wpływu na Państwa działalność – zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Ludmiła Łuczak
Manager | Radca prawny
ludmila.luczak@olesinski.com

Katarzyna Wężyk
Associate | Dział prawny
katarzyna.wezyk@olesinski.com