Czy pracodawca może zapytać związki o przynależność związkową pracownika? Najnowsze stanowisko UODO

W ostatnim czasie informowaliśmy, że UODO potwierdził możliwość przekazywania organizacji związkowej niektórych danych osobowych pracowników przez pracodawcę – np. na potrzeby wyboru społecznego inspektora pracy.

W tym tygodniu UODO wypowiedział się „odwracając” tę relację i odniósł się do sytuacji, kiedy to pracodawca zwraca się do związków o informację o przynależności związkowej pracownika.

 

Przekazywanie danych – działa w obie strony

Przekazywanie danych osobowych pomiędzy pracodawcą a związkami jest naturalnym elementem koegzystowania tych dwóch Administratorów w zakładzie pracy i – co potwierdził UODO – jest możliwe. Ale czy może działać w obie strony? Czy pracodawca również może zwrócić się do organizacji związkowej o informacje o pracowniku? Tak – ale tylko na konkretnych zasadach.

 

Wrażliwa kategoria danych osobowych

Warto przypomnieć, że dane o przynależności związkowej są szczególną kategorią danych osobowych, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione.

Mogą być przetwarzane wyłącznie, gdy zaistnieje jedna z wyliczonych przez RODO podstaw, takich jak:

  • zgoda osoby, której dane dotyczą lub
  • gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy (o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem krajowym).

 

Stanowisko UODO

UODO wprost potwierdził, że w razie intencji rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca powinien zwrócić się do organizacji związkowej o informację, czy pracownik korzysta z ochrony związkowej.

Skoro przepisy wprost przewidują wymóg wystąpienia z powyższym zapytaniem, to prawnym obowiązkiem związku będzie przekazanie pracodawcy prawidłowej, aktualnej i rzetelnej informacji dotyczącej pracowników podlegających ochronie organizacji związkowej.

 

Kiedy „zielone światło” dla przekazania danych?

Stanowisko UODO potwierdza, że przekazywanie danych o przynależności związkowej będzie więc możliwe w szczególności wtedy, gdy wyraźnie wynika to z przepisów.

Gdzie szukać tych wskazówek? W relacji pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi podstawą będą przede wszystkim przepisy prawa pracy. Obok kwestii konsultacji zamiaru wypowiedzenia, Kodeks pracy przewiduje ten obowiązek m.in. przy wprowadzaniu wewnątrzzakładowych aktów prawa pracy.

 

Adekwatny zakres danych

Niezależnie od tła przekazywania danych osobowych, pracodawca musi pamiętać o zasadzie minimalizacji danych.

Zakres przekazywanych danych osobowych pracownika musi być adekwatny i niezbędny do realizacji celu, jakim jest – w omawianym przypadku – uzyskanie informacji o jego przynależności do związku zawodowego. Wykroczenie poza te niezbędne ramy może stanowić zagrożone wysoką karą naruszenie ochrony danych osobowych.

O tym, jak dobrać niezbędny katalog danych i współdziałać ze związkami w sprawach indywidualnych „krok po kroku” pisaliśmy również na naszym blogu.

 

Katarzyna Serwatka
Senior Associate| Radca prawny
katarzyna.serwatka@olesinski.com

Katarzyna Wężyk
Associate| Dział prawny
katarzyna.wezyk@olesinski.com

Katarzyna Serwatka

Senior Associate
Radca prawny | OW Legal

katarzyna.serwatka@olesinski.com

Katarzyna Wężyk

Senior Associate
Radca prawny | OW Legal

katarzyna.wezyk@olesinski.com