Elektroniczne orzeczenia lekarskie od 2026 r.
Papierowe orzeczenia z zakresu medycyny pracy stopniowo przechodzą do historii. Od 17 kwietnia 2026 r. lekarze mogą wystawiać je również w postaci elektronicznej, a od 18 października 2026 r. orzeczenia będą zazwyczaj wystawiane tylko w tej formie. To nie koniec zmian – od 18 lipca 2026 r. w postaci elektronicznej będą mogły być sporządzane także indywidualne zalecenia prozdrowotne dla pracownika.
Nowe rozwiązania mają usprawnić obieg dokumentów, ale wymagają od pracodawców odpowiedniego przygotowania procedur i umów z jednostkami medycyny pracy. Co dokładnie się zmienia i na co warto zwrócić uwagę?
Elektroniczne orzeczenia lekarskie – najważniejsze zasady
Możliwość wystawiania elektronicznych orzeczeń wprowadzono rozporządzeniem Ministra Zdrowia[1], które weszło w życie 17 kwietnia 2026 r. Zgodnie z nowymi przepisami lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne z zakresu medycy pracy – wstępne, okresowe lub kontrolne – może w okresie przejściowym wystawić orzeczenie:
- w postaci papierowej, opatrzone podpisem własnoręcznym albo
- w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnianym przez ZUS.
Od 18 lipca 2026 r. lekarz może sporządzić w postaci elektronicznej również indywidualne zalecenia prozdrowotne dla osoby badanej. Zalecenia te mogą uwzględniać także pozazawodowe aspekty zdrowotne. Są one widoczne tylko dla pracownika i nie są przekazywane pracodawcy.
Co zmieni się 18 października 2026 r.?
Od 18 października 2026 r. orzeczenia będą zwykle wystawiane wyłącznie w postaci elektronicznej. Forma papierowa pozostanie dopuszczalna w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego, a także w innych szczególnych przypadkach wskazanych w rozporządzeniu.
Niezależnie od tego osoba badana będzie mogła zażądać wydruku elektronicznego orzeczenia, podpisanego własnoręcznie przez lekarza.
Elektroniczne orzeczenie jest zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej, a zawarte w nim dane i informacje są udostępniane osobie badanej za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z pracodawcą.
Elektroniczne orzeczenie lekarskie usprawnią obieg e-dokumentów
Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy powinny ułatwić prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Dotychczas papierowe orzeczenie, zanim zostało włączone do dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie, wymagało sporządzenia odwzorowania cyfrowego oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Teraz będzie można uniknąć dodatkowych czynności i włączyć takie orzeczenie lekarskie bezpośrednio do e-teczki.
A co w sytuacji, gdy akta osobowe prowadzone są w tradycyjnej formie? Wówczas zgodnie art. 948 § 3 Kodeksu pracy dokument elektroniczny powinien zostać wydrukowany i opatrzony podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Jak przygotować organizację do elektronicznego obiegu orzeczeń lekarskich?
Do 17 października 2026 r. trwa okres przejściowy, w którym orzeczenia mogą być wystawiane zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Warto wykorzystać ten czas na przygotowanie organizacji do cyfrowego obiegu dokumentów. Kluczowe będzie uzgodnienie z jednostką medycyny pracy sposobu i terminu przekazywania orzeczeń, a także dostosowanie zasad obiegu dokumentów w wewnętrznych regulacjach.
Jeżeli przygotowują Państwo organizację do elektronicznego obiegu orzeczeń, rozważają wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej lub potrzebują wsparcia w negocjacji umów z jednostką medycyny pracy, jesteśmy do Państwa dyspozycji.
[1] Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy
