Podpis elektroniczny a papierowa dokumentacja pracownicza – wskazówki dla pracodawców
Coraz częściej w obiegu HR pojawiają się dokumenty elektroniczne, które z jednej strony są wygodnym rozwiązaniem, ale z drugiej – mogą być problematyczne, gdy pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Współistnienie tych form dokumentów może budzić wiele wątpliwości. W jaki sposób przechowywać e-dokument? Czy podpis elektroniczny jest zawsze równoważny podpisowi odręcznemu? I co zrobić, gdy jedna strona podpisuje dokument elektronicznie, a druga tradycyjnie?
Kiedy dokument elektroniczny może zastąpić tradycyjny?
W rozumieniu rozporządzenia eIDAS[1] dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.
Aby dowiedzieć się, w jakiej formie należy przygotować poszczególne dokumenty, przechowywane w aktach osobowych, należy sięgnąć do polskich przepisów z zakresu prawa pracy (w niektórych przypadkach również ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego czy przepisów podatkowych), a w zakresie nieuregulowanym do regulacji prawa cywilnego.
Jeżeli konkretna ustawa zastrzega dla dokumentu, który pracodawca ma obowiązek przechowywać formę pisemną, należy pamiętać o art. 781§ 2 Kodeksu cywilnego, który wskazuje, że złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne ze złożeniem oświadczenia woli w formie pisemnej.
H3: Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego (art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS).
Pozwala on potwierdzić tożsamość osoby podpisującej dokument oraz zweryfikować, czy po złożeniu podpisu treść dokumentu nie została zmieniona. Podstawą takiej weryfikacji jest kwalifikowany certyfikat, który przyporządkowuje dane służące do sprawdzenia podpisu konkretnej osoby fizycznej poprzez potwierdzenie co najmniej jej imienia i nazwiska lub pseudonimu.
Przed przyjęciem dokumentu od pracownika warto sprawdzić, jakim rodzajem podpisu elektronicznego został podpisany oraz czy figuruje na unijnej liście zaufanej eIDAS[2]. Brak usługi na tej liście może oznaczać, że nie ma ona statusu kwalifikowanego podpisu elektronicznego uznawanego w danym kraju.
Przykładowo, podpis e-PUAP składany przy użyciu profilu zaufanego, nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zastępuje podpisu własnoręcznego w przypadkach, w których przepisy wymagają zachowania formy pisemnej. Służy on przede wszystkim do załatwiania spraw urzędowych online i nie jest równoważny podpisowi odręcznemu.
Jak przechowywać dokument elektroniczny w papierowej dokumentacji pracowniczej?
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 25 lutego 2021 r. potwierdziło, że jeżeli pracodawca prowadzi całość dokumentacji pracownika w postaci papierowej, to w przypadku posiadania dokumentu zawartego w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego należy go przekształcić na formę papierową i dołączyć do pozostałej dokumentacji papierowej.
Zgodnie art. 948 § 3 Kodeksu pracy dokument elektroniczny powinien zostać wydrukowany i opatrzony podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Czy każda strona umowy może podpisać dokument w inny sposób?
Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy[3] umowa o pracę może zostać podpisana przez jedną ze stron elektronicznie, a przez drugą tradycyjnie, czyli odręcznie. Jednak w praktyce najwygodniejszym rozwiązaniem jest stosowanie jednolitej formy podpisywania dokumentów przez obie strony.
Jeżeli jednak któraś ze stron podpisała umowę elektronicznie, a pracodawca prowadzi dokumentację w formie papierowej, należy ją wydrukować i potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Ważne jest również sprawdzenie, czy podpis elektroniczny ma charakter kwalifikowany.
Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia we wprowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, to zachęcamy do kontaktu.
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
[2] https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls
[3] Czy umowa o pracę może być zawarta w formie elektronicznej? Jeśli tak to czy mogę podpisać taką umowę profilem zaufanym?
