Compliance

W czasach potężnej nadprodukcji prawa, zapewnienie zgodności przestało być zadaniem do udźwignięcia przez jedną osobę w organizacji czy nawet zespół. Coraz częściej bycie non-comply oznacza ogromne ryzyka dla firmy: finansowe, wizerunkowe czy nawet HR-owe. Compliance przestał być czymś „nice to have”, stał się „must have”.

Tomasz Wróblewski

Senior Manager
Adwokat

Tomasz Wróblewski

Senior Manager
Adwokat

Obszary doradztwa

Wdrożenie sprawnego, kompleksowego i bezpiecznego system compliance nie musi oznaczać rewolucji w firmie i jest dostępne dla każdej organizacji. Wprowadzając krok po kroku drobne elementy, możemy „naoliwić” nawet przerdzewiałą strukturę, dzięki czemu zapewnimy zgodność działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi regulacjami i zminimalizujemy ryzyko ewentualnej odpowiedzialności osobistej top managementu. Prowadzenie biznesu stanie się bezpieczniejsze.

W Olesiński i Wspólnicy, dzięki połączeniu wiedzy i doświadczenia z zakresu compliance oraz innych dziedzin prawa jak m.in. podatki, prawo karne, ochrona środowiska, prawo pracy (w tym szeroko: RODO) czy BHP, udaje nam się tworzyć produkty maksymalnie dopasowane do potrzeb organizacji. Czerpiąc doświadczenia z pracy z największymi korporacjami, potrafimy i chcemy dzielić się wiedzą z każdym przedsiębiorcą przekonanym o potrzebie wdrożenia elementów systemu compliance w firmie.

Nasze doradztwo obejmuje takie obszary jak m.in.:

Sygnaliści – ściągamy problem z głowy Zarządu i HR, kompleksowo przejmując wszystkie procesy związane z sygnalistami, w szczególności:

oferujemy wypróbowane w praktyce procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi,

projektujemy przekonujące, wpisujące się w zastane u Klienta reguły komunikacji, materiały informacyjne dla pracowników, wspierając w ten sposób wdrożenie będąc przekonanymi o tym, że procedura nie może być dokumentem „do szuflady”,

przejmujemy obsługę zgłoszeń, korzystając z naszego autorskiego rozwiązania IT WhistBoard umożliwiającego także w pełni anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, stworzonego we współpracy z wypróbowanym dostawcą – firmą Deviniti

jesteśmy elastyczni – stosownie do preferencji Klienta uruchamiamy równolegle funkcjonujące zgłoszenia telefoniczne i na dedykowany adres e-mail,

prowadzimy postępowania wyjaśniające, gdy jest to konieczne zapewniamy wsparcie sprawdzonych analityków biznesowych z OW Analytics i detektywów,

zapewniamy szybką i pewną reakcję w przypadku zgłoszenia, zapobiegając poważniejszym kryzysom,

wspieramy firmy we wdrażaniu działań naprawczych i zapobiegawczych dla dalszych naruszeń.

Outsourcing funkcji compliance oficera – przejmujemy część zadań z zakresu compliance, dzięki czemu nie ma konieczności tworzenia nowych stanowisk pracy. Nasze działania w tym zakresie obejmują m.in.:

obsługę zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów,

monitorowanie zmian prawnych w kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa,

bieżące doradztwo z zakresu compliance (szkolenia / procedury / wytyczne i pomoc przy ich wdrażaniu / rekomendacje działań w sytuacjach kryzysowych).

Audyt compliance – podstawą budowania skutecznego systemu compliance jest nie tylko wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur i mechanizmów dostosowanych do potrzeb organizacji, ale również ich ciągła aktualizacja i ulepszanie. Większość podmiotów, zwłaszcza tych funkcjonujących w grupach kapitałowych, mają wdrożone rozwiązania z zakresu compliance, dlatego w tym obszarze proponujemy:

praktyczną analizę wdrożonych w spółce procedur i rozwiązań,

dostosowanie wdrożonych rozwiązań do obowiązujących regulacji prawnych i praktyki rynkowej,

rekomendacje, jakie rozwiązania powinny być w spółce wdrożone, tak aby jak najlepiej zabezpieczyć interesy firmy i pozostać konkurencyjnym.

Procedury wewnętrzne – modyfikujemy, dopasowujemy i usprawniamy wdrożone w spółce mechanizmy i procedury oraz tworzymy nowe polityki maksymalnie dopasowane do przedsiębiorstwa m.in.:

kodeksy etyki,

kodeksy postępowania,

polityki obiegu dokumentów,

polityki przyjmowania prezentów,

polityki antymobbingowe,

polityki know your customer,

w tym klauzule umowne mające na celu przeciwdziałanie wszelkim nadużyciom. Wspieramy przedsiębiorców w ich wdrażaniu: projektując kampanie informacyjne i prowadząc szkolenia oraz warsztaty w oparciu o przyjęte regulaminy wewnętrzne (w swojej działalności szkoleniowej nie opieramy się tylko na przepisach prawa, ale także zasadach korporacyjnych Klienta).

System wczesnego reagowania – tworzymy mechanizmy pozwalające na szybkie i skuteczne identyfikowanie zmian w otoczeniu prawnym spółki:

identyfikujemy kluczowe obszary regulacyjne dotyczące działalności spółki i składające się na nie akty prawne,

w ustalonych z klientem odstępach czasu przygotowujemy zestawienia zmian prawnych w kluczowych obszarach działalności spółki,

analizujemy wpływ zmiany przepisów na działalność firmy.

Mapa odpowiedzialności – ograniczamy ryzyko nieuzasadnionej odpowiedzialności osobistej oraz zwiększenie bezpieczeństwa całej organizacji poprzez:

mapowanie obszarów w otoczeniu prawnym spółki generujących istotne ryzyka odpowiedzialności osobistej (na poziomie kadry zarządzającej / poszczególnych działów),

audyt aktualnego statusu przypisania odpowiedzialności w zidentyfikowanych obszarach oraz identyfikację obszarów nieprzypisanych,

uporządkowanie i uzupełnienie zakresów obowiązków dla poszczególnych stanowisk

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT):

tworzymy wewnętrzne procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

opracowujemy rozwiązania ułatwiające przeprowadzanie analizy ryzyka prania pieniędzy oraz stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego.

CRBR – wspieramy proces identyfikacji beneficjentów rzeczywistych Spółek i kompleksowo pomagamy w dokonywaniu wpisu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Compliance Management System (CMS) – tworzymy kompleksowe systemy umożliwiające monitorowanie i zarządzanie ryzykiem prawnym w przedsiębiorstwach i grupach kapitałowych = w szczególności wdrażamy w organizacji wszystkie powyższe obszary

Szkolenia i warsztaty – prowadzimy szkolenia i warsztaty m.in. z odpowiedzialności osobistej top managementu, ryzyk prawnych i operacyjnych, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, wprowadzenia do wdrażania funkcji zarządzania zgodnością, z zachowań w sytuacjach kryzysowych

Zrealizowane projekty

Management Safety and Liability Matrix „horyzontal...

(na poziomie zarządu i kadry zarządzającej) projekt realizowany dla producenta w branży automotive, w strukturze którego wyodrębniono samodzielne sta...

Management Safety and Liability Matrix „wertykalny...

(na poziomie zespołu) – projekt realizowany dla jednego z największych przedsiębiorstw z branży ecommerce, którego celem była analiza obowiązków ciążą...

AML/CFT

projekt realizowany dla złożonej grupy kapitałowej działającej na rynku wytwarzania i dystrybucji produktów chemicznych, obejmującej kilkadziesiąt pod...

Przegląd compliance

projekt realizowany dla jednego z czołowych przedsiębiorstw zajmujących się produkcją i dystrybucją sprzętu AGD polegający na dokonaniu audytu wdrożon...

LegalTech

WhistBoard to narzędzie IT do obsługi zgłoszeń od sygnalistów wykorzystujące uczenie maszynowe. Poprzez automatyzację obsługi anonimowego kanału zgłaszania nieprawidłowości, usprawnia ono proces zarządzania informacjami od sygnalistów.

Cykl podcastów, które pomagają przedsiębiorcom w spełnianiu wymogów związanych z "byciem comply". Nasi eksperci dzielą się wiedzą teoretyczną oraz praktycznymi poradami pomagającymi zapewnić zgodność działalności z obowiązującymi regulacjami.