Praca zdalna z zagranicy okiem pracodawcy – szansa czy pułapka?
Zbliżający się okres urlopowy stawia przed pracodawcami szereg wyzwań organizacyjnych – od planowania nieobecności po zapewnienie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa mimo zmniejszonej dostępności pracowników. Coraz częściej pojawia się przy tym dodatkowe pytanie: czy pracownik może połączyć wyjazd z wykonywaniem obowiązków służbowych i świadczyć pracę zdalnie z innego państwa?
Dla pracownika takie rozwiązanie wydaje się wygodne i elastyczne, często postrzegane jako naturalna konsekwencja rozpowszechnienia pracy zdalnej.
Z perspektywy pracodawcy praca zdalna z zagranicy nie sprowadza się jednak wyłącznie do zmiany lokalizacji. Za taką decyzją mogą pojawić się konsekwencje, m.in. w zakresie prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ubezpieczeń społecznych, opodatkowania, legalności pobytu czy ochrony danych.
Praca zdalna nie oznacza pracy z dowolnego miejsca
Praca zdalna nie oznacza pełnej swobody wyboru miejsca wykonywania obowiązków przez pracownika. Z perspektywy pracodawcy jest to element kluczowy do ustalenia jeszcze przed wyrażeniem zgody na świadczenie przez pracownika pracy poza biurem. Konstrukcja przepisów zakłada, że miejsce świadczenia pracy powinno zostać wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą.
Przepisy nie wykluczają jednocześnie ustalenia kilku miejsc wykonywania pracy i zmian tego miejsca. Zmiana miejsca pracy zdalnej nie może następować jednostronnie. Oznacza to, że pracownik nie jest uprawniony do samodzielnego ustalenia nowego miejsca pracy, bez uprzedniego uzgodnienia tej zmiany z pracodawcą.
Dotyczy to również pracy zdalnej okazjonalnej, która zwykle dotyczy sytuacji incydentalnych i wyjątkowych. Kodeks pracy przewiduje limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym. Następuje ona wyłącznie na wniosek pracownika – nie jest dopuszczalne jednostronne skierowanie pracownika do jej wykonywania na polecenie pracodawcy.
Wniosek pracownika nie ma natomiast charakteru wiążącego – przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku jego uwzględnienia, w związku z czym pracodawca może odmówić jego akceptacji. Składany przez pracownika wniosek nie musi zawierać uzasadnienia. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku posiadania informacji na temat rzeczywistego miejsca wykonywania pracy przez pracownika.
Praca zdalna z zagranicy – dopuszczalna, ale niepozbawiona konsekwencji
Polskie przepisy nie wprowadzają generalnego zakazu wykonywania pracy zdalnej z innego państwa – również spoza Unii Europejskiej. W praktyce przyjmuje się, że taka forma pracy jest dopuszczalna, jeżeli została uzgodniona z pracodawcą i jest oparta na obowiązujących u pracodawcy zasadach wykonywania pracy zdalnej.
Nie oznacza to jednak pełnej dowolności po stronie pracownika. Znaczenie mają między innymi długość pobytu, jego częstotliwość oraz charakter wykonywanych obowiązków.
Im dłuższy i bardziej regularny wyjazd, tym większe ryzyko pojawienia się dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy.
Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę, umożliwiając pracownikom wykonywanie pracy zdalnej poza granicami kraju?
BHP – odpowiedzialność pracodawcy nie kończy się wraz ze zmianą kraju
Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest założenie, że skoro pracownik sam wybiera miejsce wykonywania pracy, odpowiedzialność pracodawcy przestaje istnieć. Przepisy dotyczące pracy zdalnej nie przewidują takiego wyłączenia.
Pracownik przed rozpoczęciem pracy zdalnej potwierdza, że miejsce spełnia wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, jednak obowiązki pracodawcy w tym zakresie pozostają aktualne. Również w przypadku wypadku przy pracy nadal obowiązują procedury powypadkowe.
Szczególne trudności mogą pojawić się wtedy, gdy pracownik wykonuje pracę z miejsca innego niż uzgodnione.
Brak informacji o zmianie miejsca wykonywania pracy nie wyłącza automatycznie ryzyka po stronie pracodawcy.
Ubezpieczenia społeczne i składki, PODATKI
Praca wykonywana za granicą może rodzić pytania dotyczące właściwego systemu ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 883/2004[1] zasadą jest podleganie systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana.
Przepisy unijne przewidują jednak wyjątki, pozwalające – w określonych sytuacjach – utrzymać podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. W przypadku transgranicznej pracy zdalnej zastosowanie mogą znaleźć szczególne rozwiązania umożliwiające zachowanie ubezpieczenia w państwie siedziby pracodawcy mimo wykonywania części pracy z innego państwa.
Przy krótkich wyjazdach często nie dochodzi do zmiany właściwego ustawodawstwa. Jednak dłuższe, regularne lub powtarzalne wykonywanie pracy poza Polską może wymagać odrębnej analizy, ponieważ w zależności od przepisów obowiązujących w danym państwie (w szczególności w krajach spoza Unii Europejskiej, gdzie nie stosuje się rozporządzenia unijnego w sprawie koordynacji i z którym nie jest zawarta bilateralna umowa o koordynacji) pracownik może zostać objęty lokalnym systemem ubezpieczeń społecznych.
Podobne rozważania pojawiają się na gruncie prawa podatkowego – w szczególności w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną poza granicami Polski w sposób długotrwały lub powtarzalny, co może wpływać na ustalenie rezydencji podatkowej pracownika oraz obowiązków podatkowych pracodawcy.
Przepisy imigracyjne
Możliwość legalnego pobytu nie zawsze oznacza możliwości legalnego wykonywania pracy.
W państwach spoza Unii Europejskiej często obowiązują ograniczenia dotyczące pracy wykonywanej na podstawie wiz turystycznych lub dodatkowe obowiązki rejestracyjne.
W konsekwencji warto zwrócić uwagę, czy wykonywanie pracy zdalnej może podlegać lokalnym regulacjom niezależnie od miejsca siedziby pracodawcy.
Cyberbezpieczeństwo i ochrona danych
Praca z zagranicy oznacza również ryzyka z perspektywy zabezpieczeń danych, z którymi pracownik działa w ramach wykonywania swoich obowiązków.
Korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi, brak odpowiednich zabezpieczeń urządzeń czy odmienne standardy bezpieczeństwa mogą zwiększać ryzyko naruszenia ochrony danych i bezpieczeństwa systemów.
Z tego względu pracodawca powinien określić minimalne wymagania techniczne dla pracy wykonywanej poza biurem (nie tylko za granicą, wymogi te powinny być stosowane także w ramach pracy poza biurem na terenie Polski).
Jak ograniczyć ryzyko po stronie pracodawcy?
W celu ograniczenia ryzyk związanych z pracą zdalną z zagranicy z perspektywy pracodawcy warto:
- monitorować skalę i częstotliwośći wykonywania pracy poza Polską, tak aby identyfikować przypadki wykraczające poza incydentalny charakter wyjazdów,
- każdorazowo uważać na regulacje obowiązujące w państwie, z którego praca ma być wykonywana, w szczególności pod kątem lokalnych wymogów podatkowych i prawnych,
- uregulować zasady pracy zdalnej z zagranicy w dokumentach wewnętrznych.
Dobrze przygotowane zasady pracy zdalnej powinny określać:
- czy praca z zagranicy jest u pracodawcy dopuszczalna,
- z jakich państw / jakiego obszaru można ją wykonywać,
- maksymalny okres wykonywania pracy poza Polską,
- procedurę uzyskiwania zgody pracodawcy,
- wymagania w zakresie BHP i cyberbezpieczeństwa,
- obowiązki informacyjne pracownika.
Praca zdalna z zagranicy może być atrakcyjnym rozwiązaniem organizacyjnym i odpowiadać na oczekiwania pracowników. Każda zgoda na wykonywanie pracy poza granicami Polski powinna jednak zostać poprzedzona oceną skutków prawnych, podatkowych, ubezpieczeniowych i organizacyjnych. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie – zachęcamy do kontaktu.
[1] Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
