Jawność wynagrodzeń – 5 zmian, do których trzeba się przygotować
Unijna dyrektywa o transparentności wynagrodzeń wkrótce zostanie wdrożona do polskiego porządku prawnego. Ministerstwo opublikowało już założenia do ustawy, które jasno pokazują: zmiany będą szerokie, kosztowne i czasochłonne. Na pracodawców nałożone zostaną zupełnie nowe obowiązki organizacyjne, sprawozdawcze i komunikacyjne. Jakie? Przybliżamy kluczowe z nich.
Obowiązki, do których warto przygotować się wcześniej
Zmiany wynikające z dyrektywy nie ograniczą się do kosmetycznych korekt w ogłoszeniach o pracę czy raportach HR. Ustawodawca zakłada gruntowną przebudowę sposobu, w jaki w organizacjach rozumie się i zarządza wynagrodzeniami. To nie tylko nowe obowiązki, ale przede wszystkim nowa logika budowania polityki płacowej, w której kluczową rolę odegrają mierzalne kryteria i pełna przejrzystość procesów. Poniżej rozwijamy najważniejsze z nadchodzących zmian.
1. Jednolite zasady wartościowania pracy – obowiązek dla każdego pracodawcy
Nowe regulacje w zakresie transparentności wynagrodzeń wymuszą stworzenie spójnego i opartego o mierzalne kryteria systemu wartościowania pracy. Ustawodawca wskazuje minimalnie cztery kryteria, które muszą znaleźć się w każdym systemie:
- umiejętności,
- wysiłek,
- odpowiedzialność,
- warunki pracy.
Pracodawcy będą mogli stosować także dodatkowe kryteria, o ile pozostaną one obiektywne i neutralne płciowo.
To fundament przyszłych tabel wynagrodzeń, zasad podwyżek i awansów – dlatego przygotowanie systemu powinno zacząć się jak najszybciej.
2. Transparentne zasady wynagradzania, podwyżek i awansów
Każdy pracodawca będzie zobowiązany do:
- ustalenia przejrzystych poziomów wynagrodzeń,
- określenia zasad podwyżek i awansów,
- udostępnienia tych informacji wszystkim pracownikom.
Oznacza to konieczność stworzenia nowej dokumentacji, przeglądu obecnych praktyk HR, a często również przebudowy siatki płac.
3. Nowe prawa pracowników – większy dostęp do informacji
Pracownik będzie mógł zażądać informacji dotyczących:
- własnego wynagrodzenia – zarówno podstawy, jak i wszystkich składników dodatkowych,
- średnich zarobków kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą lub porównywalną pracę w ramach danej kategorii stanowisk.
Pracodawca będzie musiał udzielić odpowiedzi nie tylko pracownikowi, ale również PIP, przedstawicielom pracowników czy organowi ds. Równości – jeśli zażądają takich informacji.
4. Obowiązki sprawozdawcze – regularne raporty płacowe
Pracodawcy zatrudniający powyżej 100 osób będą zobowiązani do przygotowywania raportów płacowych, a częstotliwość ich publikacji ma zależeć od wielkości organizacji:
- powyżej 250 pracowników – raportowanie co roku,
- od 100 do 249 pracowników – co trzy lata.
Raport będzie musiał zawierać m.in.:
- ogólną i medianową lukę płacową,
- różnice w składnikach zmiennych,
- rozkład wynagrodzenia według płci.
Jeśli okaże się, że w danej kategorii stanowisk luka płacowa przekracza 5% i nie zostanie usunięta w ciągu 6 miesięcy, pracodawca zatrudniający ponad 100 osób będzie zobowiązany przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników.
5. Kary za niewywiązanie się z obowiązków w zakresie transparentności płac
Założenia do projektu ustawy przewidują kary m.in. za:
- nieprzeprowadzenie wartościowania stanowisk pracy,
- niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych,
- odmowę udostępnienia informacji o wynagrodzeniach,
- stosowanie zakazu ujawniania wynagrodzeń.
Kary mają przyjąć charakter finansowy i opiewać na kwoty sięgające nawet 60 tys. zł. To wyraźny sygnał, że państwo będzie poważnie traktować wdrożenie dyrektywy.
Kiedy i od czego zacząć przygotowania do transparentności wynagrodzeń?
Nowe przepisy nie będą możliwe do wdrożenia z dnia na dzień. Wprowadzenie zmian w życie będzie wymagało odpowiedniego przygotowania organizacji, w ramach którego wielu pracodawców będzie musiało:
- przeprowadzić wartościowanie pracy od podstaw lub co najmniej zweryfikować wdrożony w zakładzie pracy system wartościowania stanowisk pod kątem jego aktualności i zgodności z kryteriami ustawowymi,
- opracować polityki wynagrodzeń, podwyżek i awansów,
- przygotować komunikację wewnętrzną,
- zbudować system raportowania,
- przeszkolić menedżerów i działy HR.
Choć zasada równości i zakaz dyskryminacji ze względu na płeć, które stanowią fundamenty dyrektywy oraz polskiej ustawy, nie są żadną nowością w polskim prawie, to wdrażane narzędzia służące lepszemu ich egzekwowaniu mogą okazać się nie lada wyzwaniem.
Jak możemy pomóc?
Opublikowane przez ministerstwo założenia do ustawy jasno pokazują, jak szeroki będzie zakres zmian i jak wiele obszarów pracodawcy muszą zacząć przygotowywać już teraz. Aktualnie jest to dobry moment na rozpoczęcie prac – zanim przepisy wejdą w życie, można przygotować się do nich strategicznie i bez presji czasu.
Zachęcamy do skorzystania z naszego wsparcia we wdrażaniu rozwiązań dotyczących transparentności wynagrodzeń. Od ponad 20 lat pomagamy organizacjom projektować systemy wynagradzania zgodne z prawem i najlepszymi praktykami HR. Jesteśmy gotowi, by:
- przeprowadzić audyty polityk wynagrodzeń / struktur płacowych oraz audyty luki płacowej,
- zaprojektować system wartościowania pracy,
- stworzyć polityki i procedury dotyczące systemu wynagrodzeń,
- przygotować pracodawcę do nowych obowiązków sprawozdawczych,
- przeprowadzić szkolenia i warsztaty dla menedżerów i HR.
Zapraszamy do kontaktu – wspólnie przeprowadzimy Państwa firmę przez całą ścieżkę wdrożenia rozwiązań zapewniających transparentność wynagrodzeń.
