Elektroniczne doręczenia i pełnomocnictwa w sp. z o.o. po nowelizacji KSH
Sejm przyjął nowelizację Kodeksu spółek handlowych, która umożliwi dokonywanie dwóch istotnych czynności korporacyjnych w formie dokumentowej zamiast pisemnej. Chodzi o zgodę wspólnika na elektroniczne doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników oraz pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu.
Dwie zmiany, które mogą realnie uprościć funkcjonowanie spółek
Nowelizacja nie ma charakteru rewolucyjnego, ale dotyczy dwóch obszarów, które w praktyce regularnie generują zbędne formalności: zgody na elektroniczne doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników oraz pełnomocnictw do udziału w zgromadzeniu. W obu przypadkach ustawodawca odchodzi od wymogu formy pisemnej na rzecz bardziej elastycznej formy dokumentowej.
Forma dokumentowa nie wymaga własnoręcznego ani kwalifikowanego podpisu. Wystarczy, aby możliwe było ustalenie treści oświadczenia i osoby, która je złożyła, co w praktyce pozwala na wykorzystanie m.in. wiadomości e-mail.
Nowa forma zgody wspólników na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu
Obecnie zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
Alternatywnie zawiadomienie może być wysłane na adres do doręczeń elektronicznych lub pocztą elektroniczną. Dotąd wymagało to jednak uprzedniej pisemnej zgody wspólnika (co w praktyce oznaczało własnoręczny albo kwalifikowany podpis na odrębnym dokumencie). Dotychczasowy wymóg „pisemności” generował zbędny formalizm (zwłaszcza w przypadku wspólników zagranicznych).
Nowelizacja zakłada zastąpienie pisemnej zgody zgodą w formie dokumentowej. Forma ta nadal umożliwia identyfikację nadawcy, a jednocześnie jest szybsza i tańsza. Dzięki temu spółkom łatwiej będzie wdrożyć doręczenia elektroniczne bez konieczności pozyskiwania papierowych zgód.
Pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników dotychczas musiało mieć formę pisemną pod rygorem nieważności, co bywa problematyczne przy zdalnych lub hybrydowych zgromadzeniach.
Po nowelizacji pełnomocnictwo będzie mogło zostać udzielone w formie dokumentowej (zrezygnowano także z zastrzeżenia rygoru nieważności). Nadal konieczne będzie jednak dołączenie kopii pełnomocnictwa do księgi protokołów.
Jednocześnie, zgodnie z brzmieniem obecnego projektu, ustawodawca pozostawia spółkom możliwość utrzymania wyższych rygorów w umowie spółki (np. dalej wymagając „pisemności”), jeśli specyfika relacji właścicielskich tego wymaga.
Co z dokumentami sprzed nowelizacji?
Projekt przewiduje standardowe przepisy przejściowe: zgody na doręczanie zawiadomień wyrażone przed wejściem w życie nowelizacji będą oceniane według dotychczasowych zasad. Podobnie będzie z pełnomocnictwami udzielonymi wcześniej.
Ustawa została skierowana do Senatu, a do zakończenia procesu legislacyjnego konieczne są jeszcze rozpatrzenie jej przez Senat oraz podpis Prezydenta. Jeżeli zostanie przyjęta w obecnym kształcie, nowe regulacje wejdą w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Nie wpłynie to na ważność wcześniej sporządzonych dokumentów.
Rekomendacja: przegląd umów spółek z wyprzedzeniem
Jeżeli w umowie spółki już teraz wskazano, że zgoda wspólnika na e-doręczenia lub pełnomocnictwo wymaga formy pisemnej (lub określonych podpisów), wymóg ten pozostanie w mocy również po zmianie KSH. Taki mechanizm może pozbawić spółkę korzyści wynikających z nowelizacji.
Z kolei jeśli umowa spółki nie reguluje tej kwestii, a z przyczyn organizacyjnych lub compliance spółka chce zachować formę pisemną zgód, warto wprowadzić odpowiednie zapisy w dokumentach.
Chętnie wesprzemy Państwa w audycie dokumentów korporacyjnych oraz – w razie potrzeby – w ich dopasowaniu do nowych przepisów.
