Zgodnie z ustawą o rachunkowości, spółki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym (tj. zdecydowana większość spółek istniejących w Polsce) do 31.03 każdego roku mają czas na sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego. Sporządza się je wyłącznie w formie elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (ePUAP) albo podpisem osobistym osoby prowadzącej księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki.
Regulacja w czasach COVID-19
Ubiegły rok był w tym zakresie wyjątkowy – z powodu wybuchu pandemii koronawirusa, ustawa „covidowa” dopuściła możliwość przesunięcia terminów związanych z zamknięciem roku obrotowego przez Ministra Finansów w drodze rozporządzenia, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Minister Finansów skorzystał wówczas z tego upoważnienia i podjął decyzję o wydłużeniu terminów o kilka miesięcy.
W tym roku, póki co brak sygnałów, by miało zostać wydane nowe rozporządzenie odsuwające w czasie te obowiązki. Na ten moment należy więc zakładać, że sprawozdanie finansowe za rok obrotowy zakończony 31.12.2020 r. powinno zostać e-podpisane najpóźniej 31.03.2021 r.
Nawet gdyby ponownie przesunięto tradycyjne terminy, już teraz warto upewnić się, czy wszystkie osoby podpisujące roczne sprawozdanie finansowe mają ważny podpis elektroniczny.
Ograniczona ważność e-podpisów
Przepisy o elektronicznej formie sprawozdań rocznych obowiązują od października 2018 r., większość spółek po raz pierwszy stosowała je 2 lata temu – w marcu 2019 r i wtedy też zakupiona została duża część licencji umożliwiających złożenie odpowiednich podpisów elektronicznych.
Większość podpisów kwalifikowanych była wówczas wydawana na okres max. 2 lat, a więc w tym roku stracą one ważność. Ważność certyfikatu podpisu kwalifikowanego określana jest co do dnia i godziny (z dokładnością do sekundy), np. 15.03.2021 r. godz. 12:30:00. Jeżeli podpis nie zostanie wcześniej odnowiony, to 15.03.2021r. o godz. 12:30:01 użycie go nie będzie już możliwe.
Również dostęp do ePUAP nie jest bezterminowy. Zasadniczo termin ważności konta w systemie wynosi 3 lata. Przed upływem tego terminu można w łatwy sposób przedłużyć ważność z poziomu konta. Natomiast jeśli tego nie zrobimy i konto wygaśnie, konieczne będzie utworzenie nowego konta w systemie, w tym przejście przez weryfikację tożsamości.
Warto więc już teraz sprawdzić, czy w planowanym terminie podpisywania sprawozdania finansowego wszystkie osoby będą dysponować ważnym e-podpisem, by uniknąć niepotrzebnych problemów.
W razie potrzeby, z przyjemnością wesprzemy Państwa w wyborze odpowiedniego narzędzia do e-podpisu, jego uzyskaniu lub odnowieniu.
Paulina Szewc
Senior Associate | Radca prawny
paulina.szewc@olesinski.com
