Projekt nowelizacji KSH upraszcza doręczenia i pełnomocnictwa w sp. z o.o.
Ministerstwo Sprawiedliwości przedstawiło projekt krótkiej nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, która ma odformalizować komunikację w spółkach z o.o. i dostosować ją do cyfrowych realiów. Kierunek zmian wpisuje się w zapowiadane działania deregulacyjne wobec spółek kapitałowych i dalszą elektronizację obrotu. Projekt przewiduje przeniesienie dwóch kluczowych czynności korporacyjnych do formy dokumentowej zamiast „pisemnej”. Forma dokumentowa nie wymaga podpisu – wystarczy, że treść i nadawca są możliwe do ustalenia, co w praktyce oznacza, że oświadczenie może zostać złożone np. e‑mailem lub SMS-em.
Projekt został ujęty w rządowym wykazie prac (UDER98), a aktualne zapowiedzi resortu wskazują na plan przyjęcia projektu przez Radę Ministrów w II kwartale 2026 r.. Co dokładnie ma się zmienić i jak przygotować spółkę na planowane nowości?
Nowa forma zgody wspólników na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu
Zasadą jest, że zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Alternatywnie zawiadomienie może być wysłane na adres do doręczeń elektronicznych lub pocztą elektroniczną. Dotąd wymagało to jednak uprzedniej pisemnej zgody wspólnika (co w praktyce oznacza własnoręczny albo kwalifikowany podpis na odrębnym dokumencie).
Projekt zakłada, że w miejsce „pisemnej zgody” pojawia się zgoda w formie dokumentowej. Uzasadnienie podkreśla, że dotychczasowy wymóg „pisemności” generuje zbędny formalizm (zwłaszcza przy wspólnikach zagranicznych).
Forma dokumentowa ma spełniać tę samą funkcję – przy zachowaniu wymogu identyfikacji nadawcy, ale jest szybsza i tańsza. W efekcie spółkom łatwiej będzie wdrożyć doręczenia elektroniczne, bez konieczności pozyskiwania odrębnych papierowych zgód.
Pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników
Złagodzenie wymogów ma nastąpić także w zakresie formy pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników.
Obecnie art. 243 § 2 KSH wymaga formy pisemnej pełnomocnictwa pod rygorem nieważności, co bywa barierą przy zdalnych lub hybrydowych zgromadzeniach.
Nowe brzmienie przesądza, że pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie dokumentowej (zrezygnowano także z zastrzeżenia rygoru nieważności), chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi. Projekt utrzymuje natomiast wymóg praktyczny istotny dla dokumentacji korporacyjnej: kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów.
Celem jest zgranie praktyki korporacyjnej z realiami komunikacji elektronicznej – bez konieczności fizycznej wymiany dokumentów.
Jednocześnie zgodnie z brzmieniem obecnego projektu, ustawodawca pozostawia spółkom możliwość utrzymania wyższych rygorów w umowie spółki (np. dalej wymagając „pisemności”), jeśli specyfika relacji właścicielskich tego wymaga.
Identyfikacja i należyta staranność – bez „dodatkowego” obowiązku ustawowego
W praktyce dopuszczalne stanie się przekazanie przez wspólnika zgody na doręczenia elektroniczne czy przekazanie pełnomocnictwa np. e‑mailem lub poprzez przesłanie skanu/PDF.
W pierwotnej wersji projektu pojawił się wprost wymóg, aby spółka podejmowała „odpowiednie, proporcjonalne do celu” działania identyfikacyjne (zarówno przy zgodzie na doręczenia elektroniczne, jak i przy weryfikacji pełnomocnictw).
W toku konsultacji uwzględniono jednak głosy, że taki przepis jest zbędny i może rodzić problemy interpretacyjne – wskazywano m.in., że:
- standard należytej staranności spółki wynika już z przepisów ogólnych,
- sama forma dokumentowa zakłada możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie,
- nieprecyzyjne sformułowanie mogłoby prowadzić do ryzyk (w tym w kontekście doboru środków identyfikacji).
W efekcie aktualny projekt nie przewiduje już „dodatkowych” wymogów wobec spółki w tym zakresie. Co istotne, ta korekta ma też wymiar systemowy: w aktualnej wersji projektu przewidziano wykreślenie analogicznego wymogu działań identyfikacyjnych również na gruncie przepisów dotyczących prostej spółki akcyjnej (art. 300⁹⁵ § 2 KSH), tak aby zachować spójność rozwiązań w KSH w zakresie pełnomocnictw korporacyjnych.
Nie oznacza to jednak, że spółka może „odpuścić” temat identyfikacji w praktyce. Przeciwnie – w interesie bezpieczeństwa korporacyjnego (i ograniczenia ryzyk sporów co do prawidłowości umocowania / procedury) warto przyjąć i konsekwentnie stosować rozsądne, proporcjonalne standardy weryfikacji, adekwatne do profilu spółki, rodzaju uchwał i realiów zgromadzenia (stacjonarne/zdalne).
Co z dokumentami sprzed nowelizacji?
Projekt przewiduje klasyczne przepisy przejściowe: zgody na doręczanie zawiadomień wyrażone przed wejściem w życie nowelizacji będą oceniane według dotychczasowych reguł. Podobnie będzie z pełnomocnictwami udzielonymi wcześniej.
Po ogłoszeniu ustawy nowy reżim zacznie obowiązywać po 30 dniach, bez ingerencji w historię dokumentów.
Rekomendacja: przegląd umów spółek z wyprzedzeniem
W aktualnym brzmieniu projektu forma dokumentowa pełnomocnictwa obowiązuje z mocy prawa, a jedynie umowa spółki może wprowadzić surowszy wymóg. Proces legislacyjny jest w toku i kluczowa będzie finalna treść nowelizacji, o której będziemy informować na bieżąco.
Niezależnie od ostatecznie przyjętej wersji – dobrze byłoby z odpowiednim wyprzedzeniem zrewidować treść umowy spółki w tym zakresie i ustalić, jakie założenia spółka chciałaby ostatecznie przyjąć.
Jeżeli w umowie spółki już teraz wskazano, że pełnomocnictwo wymaga formy pisemnej (lub określonych podpisów), to mimo zmiany KSH – wymóg ten pozostanie obowiązującym do czasu aktualizacji umowy. Taki „lock‑in” może zablokować korzyści z nowelizacji – i to jest najważniejszy wniosek dla praktyki.
Odwrotna sytuacja: jeśli umowa spółki milczy o formie pełnomocnictwa, a z przyczyn organizacyjnych lub compliance chcą Państwo utrzymać „pisemność” także po nowelizacji, warto wprost wprowadzić taki wymóg do umowy.
Konkluzja jest prosta – jeżeli zmiany wejdą w życie, z założenia powinno być prościej. Aby jednak faktycznie skorzystać z odformalizowania, warto już teraz sprawdzić, czy umowy spółek nie utrwalają wymogów „pisemności” dla zgód na e‑doręczenia lub pełnomocnictw na zgromadzenia.
Tam, gdzie tak jest, sensownym krokiem będzie rozważenie zmiany umowy (lub przynajmniej przygotowania do tego procesu) i ustalenie procedur identyfikacji (proporcjonalnych do celu), tak aby po wejściu w życie nowelizacji można było od razu realnie uprościć procesy.
Chętnie wesprzemy Państwa w audycie klauzul oraz – w razie potrzeby – w ich dopasowaniu do nowych realiów regulacyjnych. Możemy również pomóc w przygotowaniu polityki identyfikacyjnej dostosowanej do praktyki spółki. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, zachęcamy do kontaktu.
