Projekt nowelizacji KSH upraszcza doręczenia i pełnomocnictwa w sp. z o.o.
Ministerstwo Sprawiedliwości przedstawiło projekt krótkiej nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, która ma odformalizować komunikację w spółkach z o.o. i dostosować ją do cyfrowych realiów. Kierunek zmian wpisuje się w zapowiadane działania deregulacyjne wobec spółek kapitałowych i dalszą elektronizację obrotu. Projekt przewiduje przeniesienie dwóch kluczowych czynności korporacyjnych do formy dokumentowej zamiast „pisemnej”. Forma dokumentowa nie wymaga podpisu – wystarczy, że treść i nadawca są możliwe do ustalenia, co w praktyce oznacza, że oświadczenie może zostać złożone np. e‑mailem lub SMS-em.
Projekt został ujęty w rządowym wykazie prac (UDER98), a zapowiedzi resortu wskazują na plan przyjęcia przez Radę Ministrów jeszcze w I kwartale 2026 r. Co dokładnie ma się zmienić i jak przygotować spółkę na planowane nowości?
Nowa forma zgody wspólników na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu
Zasadą jest, że zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Alternatywnie zawiadomienie może być wysłane na adres do doręczeń elektronicznych lub pocztą elektroniczną. Dotąd wymagało to jednak uprzedniej pisemnej zgody wspólnika (co w praktyce oznacza własnoręczny albo kwalifikowany podpis na odrębnym dokumencie).
Projekt zakłada, że w miejsce „pisemnej zgody” pojawia się zgoda w formie dokumentowej. Uzasadnienie podkreśla, że dotychczasowy wymóg „pisemności” generuje zbędny formalizm (zwłaszcza przy wspólnikach zagranicznych).
Forma dokumentowa ma spełniać tę samą funkcję – przy zachowaniu wymogu identyfikacji nadawcy, ale jest szybsza i tańsza. W efekcie spółkom łatwiej będzie wdrożyć doręczenia elektroniczne, bez konieczności pozyskiwania odrębnych papierowych zgód.
Pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników
Złagodzenie wymogów ma nastąpić także w zakresie formy pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników.
Obecnie art. 243 § 2 KSH wymaga formy pisemnej pełnomocnictwa pod rygorem nieważności, co bywa barierą przy zdalnych lub hybrydowych zgromadzeniach.
Nowe brzmienie przesądza, że pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi.
Celem jest zgranie praktyki korporacyjnej z realiami komunikacji elektronicznej – bez konieczności fizycznej wymiany dokumentów.
Jednocześnie zgodnie z brzmieniem obecnego projektu, ustawodawca pozostawia spółkom możliwość utrzymania wyższych rygorów w umowie spółki (np. dalej wymagając „pisemności”), jeśli specyfika relacji właścicielskich tego wymaga.
Obowiązek działań identyfikacyjnych pozostanie po stronie spółki
W praktyce dopuszczalne stanie się przekazanie przez wspólnika zgody na e‑Doręczenia czy pełnomocnictwa np. e‑mailem lub poprzez przesłanie skanu/PDF – pod warunkiem, że dany sposób pozwali na wiarygodną identyfikację nadawcy/mocodawcy.
Projekt wprost nakłada na spółkę obowiązek „odpowiednich, proporcjonalnych do celu” działań identyfikacyjnych.
To oznacza, że to spółka musi zaprojektować i stosować adekwatne mechanizmy weryfikacji. Ustawodawca nie narzuca tu zamkniętego katalogu ani standardu – pozostawia szeroką swobodę, co może skutkować zróżnicowaniem praktyk rynkowych i sporami o zakres należytej staranności.
Dobór rozwiązań powinien być proporcjonalny do ryzyka i dostosowany do specyfiki spółki.
Co z dokumentami sprzed nowelizacji?
Projekt przewiduje klasyczne przepisy przejściowe: zawiadomienia o zgromadzeniach wysłane przed wejściem w życie nowelizacji będą oceniane według dotychczasowych reguł. Podobnie będzie z pełnomocnictwami udzielonymi wcześniej.
Po ogłoszeniu ustawy nowy reżim zacznie obowiązywać po 30 dniach, bez ingerencji w historię dokumentów.
Rekomendacja: przegląd umów spółek z wyprzedzeniem
W aktualnym brzmieniu projektu forma dokumentowa pełnomocnictwa obowiązuje z mocy prawa, a jedynie umowa spółki może wprowadzić surowszy wymóg. Proces legislacyjny jest w toku i kluczowa będzie finalna treść nowelizacji, o której będziemy informować na bieżąco.
Niezależnie od ostatecznie przyjętej wersji – dobrze byłoby z odpowiednim wyprzedzeniem zrewidować treść umowy spółki w tym zakresie i ustalić, jakie założenia spółka chciałaby ostatecznie przyjąć.
Jeżeli w umowie spółki już teraz wskazano, że pełnomocnictwo wymaga formy pisemnej (lub określonych podpisów), to mimo zmiany KSH – wymóg ten pozostanie obowiązującym do czasu aktualizacji umowy. Taki „lock‑in” może zablokować korzyści z nowelizacji – i to jest najważniejszy wniosek dla praktyki.
Odwrotna sytuacja: jeśli umowa spółki milczy o formie pełnomocnictwa, a z przyczyn organizacyjnych lub compliance chcą Państwo utrzymać „pisemność” także po nowelizacji, warto wprost wprowadzić taki wymóg do umowy.
Konkluzja jest prosta – jeżeli zmiany wejdą w życie, z założenia powinno być prościej. Aby jednak faktycznie skorzystać z odformalizowania, warto już teraz sprawdzić, czy umowy spółek nie utrwalają wymogów „pisemności” dla zgód na e‑doręczenia lub pełnomocnictw na zgromadzenia.
Tam, gdzie tak jest, sensownym krokiem będzie rozważenie zmiany umowy (lub przynajmniej przygotowania do tego procesu) i ustalenie procedur identyfikacji (proporcjonalnych do celu), tak aby po wejściu w życie nowelizacji można było od razu realnie uprościć procesy.
Chętnie wesprzemy Państwa w audycie klauzul oraz – w razie potrzeby – w ich dopasowaniu do nowych realiów regulacyjnych. Możemy również pomóc w przygotowaniu polityki identyfikacyjnej dostosowanej do praktyki spółki. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, zachęcamy do kontaktu.
