Podpisy pod sprawozdaniami możliwe także w wersji hybrydowej

Ostateczny termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności spółki dla wielu spółek upłynął 30 czerwca.

Dotychczas, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki, sporządzane w związku z zamknięciem roku obrachunkowego musiały być podpisane elektronicznie przez kierownika jednostki (wszystkich członków zarządu lub osoby uprawnione do reprezentacji). Bezwzględny charakter obowiązku prowadził do licznych problemów logistycznych (tj. kolejność i terminy składania podpisów) oraz technicznych (tj. uzyskanie i aktualizowanie ważności podpisów elektronicznych, elektroniczne podpisanie dokumentów). Działo się tak w szczególności w podmiotach, w których organy uprawnione do reprezentacji są wieloosobowe oraz tam, gdzie w skład tych organów wchodzą obcokrajowcy.

W tym roku część spółek po raz pierwszy skorzystała z tzw. hybrydowego podpisywania dokumentów. Takie działanie było możliwe dzięki znowelizowanym przepisom ustawy o rachunkowości.

 

Na czym polega podpisywanie hybrydowe?

Zgodnie z nowelizacją, wystarczy, że co najmniej 1 członek zarządu / wspólnik podpisze roczne sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a pozostali członkowie zarządu / wspólnicy złożą w tej materii pisemne oświadczenie o zgodności sprawozdania finansowego / sprawozdania z działalności jednostki z przepisami ustawy o rachunkowości.

Ze względu na zdecydowane uproszenie procedury, tzw. hybrydowe podpisywanie dokumentów jest także dobrym rozwiązaniem dla spółek, które z przyczyn technicznych nadal nie podpisały sprawozdań związanych z zamknięciem roku.

 

Pisemne oświadczenie o zgodności dokumentu z ustawą o rachunkowości

Na ten moment nie ma formalnego wzoru takiego oświadczenia[1]. Spółki mogą zatem zachować dowolność, pamiętając, by prawidłowo oznaczyć, jakiego sprawozdania dotyczy oświadczenie. Kluczowa jest też kolejność składania podpisów. Dodatkową techniczną trudnością jest wymóg, by oświadczenia stanowiły załącznik do sprawozdań.

Przedstawione rozwiązania są zupełnie nowe i dopiero z biegiem czasu wykształci się praktyka i podejście sądów rejestrowych, co do preferowanej formy i treści oświadczeń, a także technicznych kwestii związanych ze składaniem dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

 

Pisemne oświadczenia jednak nie dla każdego

Co ważne, nowa regulacja nie dotyczy wszystkich podmiotów – w spółkach, w których kierownikiem jednostki jest organ jednoosobowy, w dalszym ciągu jedyny członek zarządu / wspólnik musi podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym / ePUAP. Podobnie sprawozdanie finansowe musi zostać bezwzględnie podpisane elektronicznie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (chyba, że do takiego powierzenia w spółce nie doszło).

 

Agata Szeląg
Senior Associate | Dział prawny
agata.szelag@olesinski.com

Magdalena Kordas
Senior Associate | Radca prawny
magdalena.kordas@olesinski.com

 

[1] Co potwierdza Ministerstwo Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/czy-oswiadczenie-skladane-przez-osoby-wchodzace-w-sklad-wieloosobowego-zarzadu-ze-sprawozdanie-finansowe-spelnia-wymagania-przewidziane-w-ustawie-powinno-miec-okreslona-forme-czy-jest-dostepny-wzor-takiego-oswiadczenia