...

icon arrow down more information
icon arrow down more information

KSeF przesunięty – co dalej?

Przesunięty termin wejścia w życie przepisów (prawdopodobnie do 2025 r.) to doskonały moment, aby zabezpieczyć inne obszary przedsiębiorstwa – szczególnie bezpieczeństwa danych i zarządzania dostępem do KSeF. Co zatem warto zrobić już teraz?

 

Autoryzacja spółki w KSeF

Obowiązkowym etapem w korzystaniu z KSeF jest autoryzacja danych przedsiębiorcy. Zanim spółka przystąpi do uwierzytelnienia, powinna rozważyć, który ze sposobów będzie dla niej bardziej dogodny:

  • z wykorzystaniem pisemnego formularza ZAW-FA
    czy
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

 

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

 

Osoby, które będą upoważnione do korzystania z systemu oraz narzędzia uwierzytelniania, powinny zostać wcześniej przygotowane i wyposażone w odpowiednie narzędzia.

 

Procedury korzystania z KSeF

Dostosowania do nowych regulacji będą wymagały także wewnętrzne procedury. Warto zabezpieczyć w nich takie elementy, jak na przykład:

  • sam dostęp do KSeF – gradacja dostępów, zaangażowanie zewnętrznego biura księgowego
  • proces i terminy akceptacji faktur kosztowych i sprzedażowych
  • zabezpieczenie danych finansowych na wypadek np. zakończenia współpracy lub długotrwałej nieobecności użytkowników KSeF

Istotnym elementem jest także ustalenie zasad korzystania z tzw. tokenów, za pomocą których można uwierzytelniać się w KSeF.

Zabezpieczenia wymagają także obszary związane z ochroną danych osobowych. Przyznawanie pracownikom indywidualnych dostępów do KSeF, udostępnianie ich danych, współpraca z biurem księgowym wymaga działań na gruncie RODO.

 

Działania z kontrahentami

Wdrożenie KSeF to nie tylko wewnętrzne zmiany. Konieczne jest także zabezpieczenie relacji na zewnątrz, z kontrahentami – nie wszyscy będą korzystać z KSeF. Konieczna będzie weryfikacja ogólnych warunków i wzorów umów stosowanych przez przedsiębiorców pod kątem dostosowania ich do nowego sposobu generowania i przekazywania faktur, tak by tam gdzie się da uniknąć podwójnego obiegu dokumentów (w systemie i np. mailowo).

Jeżeli potrzebujecie Państwo wsparcia w zaplanowaniu skutecznych działań i wdrożeniu KSeF, zapraszamy do kontaktu.

Magdalena Kordas

Manager
Radca prawny | OW Legal

magdalena.kordas@olesinski.com

Agata Ponicka

Senior Associate
Radca prawny | OW Legal

agata.ponicka@olesinski.com