Od początku roku można dostrzec większą aktywność banków i instytucji finansowych w zakresie weryfikacji beneficjentów rzeczywistych swoich klientów, zgłoszonych przez nich do CRBR.

 

Konsekwencje wykrycia błędów w CRBR

Wykrycie przez instytucję finansową niezgodności pomiędzy CRBR a stanem faktycznym w organizacji klienta może wiązać się z dotkliwymi dla kontrolowanej spółki skutkami. Jakimi? Instytucje zobowiązane, w razie wykrycia niezgodności, powinny zgłosić tę okoliczność do Ministra Finansów za pośrednictwem udostępnionego w CRBR formularza. Za brak zgłoszenia, niezaktualizowanie zgłoszenia lub zgłoszenie danych nieprawdziwych grozi spółce kara pieniężna w wysokości do 1 000 000 zł.

W praktyce, w pierwszej kolejności, instytucje finansowe zwracają się do klienta, aby uzyskać pełny obraz sytuacji i rozwiać ewentualne wątpliwości lub zasygnalizować, że zgłoszenie powinno zostać skorygowane.

 

Czy należy czekać na to, aż bank zwróci uwagę na wykryte niezgodności?

Zdecydowanie nie. Ujawnienie aktualnych danych w CRBR jest istotne nie tylko dlatego, że pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji finansowych.

CRBR gwarantuje transparentność spółki. Jest weryfikowany nie tylko przez banki, ale też przez inne instytucje zobowiązane (np. notariuszy, pośredników ubezpieczeniowych, księgowych czy doradców podatkowych). Prawidłowe zgłoszenie pozwoli skrócić czas identyfikacji beneficjentów rzeczywistych przy nawiązywaniu takiej współpracy.

 

Jak nie dać się zaskoczyć?

By uniknąć stresu i konieczności zbierania dokumentacji w krótkim, zakreślonym przez bank terminie, warto prowadzić regularną, okresową weryfikację beneficjentów rzeczywistych. W tym celu dobrze być w kontakcie ze spółkami z grupy kapitałowej/beneficjentami, na bieżąco zbierać dokumentację i aktualizować wpisy w CRBR.

W kompleksowej weryfikacji danych – zarówno na potrzeby wewnętrzne, jak i w razie kontroli zewnętrznej – pomocne będą dokumenty, na podstawie których można ustalić tożsamość i uprawnienia beneficjentów rzeczywistych.

W szczególności:

  • umowa spółki lub statut,
  • dokumenty dotyczące wspólników spółki weryfikującej swoich beneficjentów, odpis aktualny z KRS, wypis z CRBR,
  • a w przypadku wspólników zagranicznych – odpisy z ich zagranicznych odpowiedników.

Warto też przygotować wykres/organigram, na podstawie którego będzie można ustalić powiązania kapitałowe i osobowe pomiędzy spółką zgłaszającą a jej wspólnikami.

 

W razie pytań związanych z zakresu zgłaszania informacji o beneficjentach do CRBR oraz w innych kwestiach związanych z procedurami AML, zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami.

Magdalena Kordas

Manager
Radca prawny | OW Legal

magdalena.kordas@olesinski.com

Agata Ponicka

Senior Associate
Radca prawny | OW Legal

agata.ponicka@olesinski.com