Elektronizacja postępowań wieczystoksięgowych
12 maja 2026 r. w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu zmian do ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Projekt wpisuje się w szerszy trend elektronizacji postępowań cywilnych, wprowadzając nowe zasady dotyczące hybrydowych form akt w postępowaniach wieczystoksięgowych.
Jakie są główne założenia projektu?
Podstawowym założeniem projektu jest wprowadzenie hybrydowych akt ksiąg wieczystych. Mają one obejmować dwa zbiory akt ksiąg wieczystych w formie papierowej i elektronicznej. Oba zbiory będą tworzyć jedne, spójne, hybrydowe akta.
W zależności od formy dokumentu składanego do akt będzie on umieszczany w aktach papierowych lub w systemie teleinformatycznym. Rozwiązanie to ma na celu usprawnienie postępowań wieczystoksięgowych – zgodnie z założeniami projektodawcy konieczność digitalizacji każdego dokumentu składanego papierowo byłaby przesadnym obciążeniem dla sądów.
Projekt przewiduje, że pomimo hybrydyzacji bez zmian pozostaną zasady udostępniania akt ksiąg wieczystych. Zgodnie z proponowanym rozwiązaniem będą one udostępniane osobom mającym interes prawny oraz notariuszowi.
W zależności od formy dokumentów będą one udostępniane w siedzibie sądu w obecności pracownika lub za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych. Te same, hybrydowe metody udostępniania będą dotyczyć również odpisów dokumentów, które – w zależności od formy oryginału – będą wydawane papierowo lub elektronicznie.
Konsekwencją udostępniania akt w systemie teleinformatycznym będzie również zwiększenie mocy dokumentów pobranych z akt ksiąg wieczystych oraz ich wydruków. Jeśli wykażą cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi w systemie teleinformatycznym, to będą miały moc odpisów urzędowo poświadczonych przez sąd.
Sposób złożenia wniosku zdeterminuje tryb postępowania
Projekt przewiduje, że w związku z utworzeniem hybrydowych akt księgi wieczystej zmianie ulegnie również procedura składania wniosków o wpis. Złożenie wniosku będzie możliwe zarówno na urzędowym formularzu w formie papierowej, jak i za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie również możliwe składanie innych pism w postępowaniu wieczystoksięgowym. Rozszerzeniu ulegnie krąg podmiotów uprawnionych do składania wniosków w formie elektronicznej – warunkiem korzystania z tej możliwości będzie posiadanie konta w systemie teleinformatycznym.
Wybór formy złożenia wniosku będzie decydował o dalszym biegu postępowania. W przypadku złożenia wniosku elektronicznie wszystkie dalsze pisma trzeba będzie składać za pośrednictwem systemu. Za jego pomocą będą dokonywane również czynności sądu, przewodniczącego i referendarza, a także doręczenia.
Wyjątek od obowiązku prowadzenia postępowania w formie elektronicznej będzie dotyczył wniosków składanych przez notariuszy. Wybór formy składania dalszych pism będzie zależeć w tym przypadku od samego wnioskodawcy, który nie zawsze musi posiadać konto w systemie teleinformatycznym.
Elektroniczna forma złożenia wniosku o wpis będzie skutkować hybrydyzacją formy dokumentów dołączanych do wniosku. Dokumenty, które mają formę elektroniczną, dołączane będą za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pozostałe – w formie papierowej, będzie trzeba przesłać do sądu w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku za pośrednictwem systemu
Obowiązkowe postępowanie elektroniczne
Umożliwienie większej liczbie podmiotów składania wniosków elektronicznie wpłynie na to, że niektóre organy będą miały obowiązek robić to w tej formie.
Projektowane zmiany nakładają na naczelnika urzędu skarbowego obowiązek składania wszystkich wniosków wieczystoksięgowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Obecnie obowiązek taki dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy działa on jako organ egzekucyjny.
Druga instancja wciąż papierowo
Projekt zakłada, że wymóg prowadzenia postępowania w formie elektronicznej nie będzie dotyczył postępowania przed sądem drugiej instancji oraz Sądem Najwyższym. O ile same środki zaskarżenia trzeba będzie składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o tyle od momentu przedstawienia sądowi hybrydowych akt księgi wieczystej postępowanie będzie się toczyć papierowo. W klasycznej, papierowej formie sąd drugiej instancji będzie dokonywał również doręczenia.
Będziemy śledzić dalsze losy projektu i informować o jego postępach. Jeśli mają Państwo pytania w tym zakresie lub potrzebują wsparcia przy postępowaniach wieczystoksięgowych, zachęcamy do kontaktu.
