Czy czeka nas zmiana zasad sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych i z działalności?

Sejm właśnie rozpoczął prace nad projektem nowelizacji ustawy o rachunkowości. Przewiduje on kilka ważnych zmian – zwłaszcza w odniesieniu do formatów sprawozdań finansowych i z działalności oraz zasad ich podpisywania. Jakie nowości w tym zakresie mogą obowiązywać już wkrótce?

XHTML i format przeszukiwalny obok XML

Nowelizacja ma uściślić formaty sprawozdań finansowych i z działalności emitentów i innych podmiotów stosujących Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR). Będą musieli oni sporządzać swoje sprawozdania (jednostkowe i skonsolidowane) w formacie XHTML (przy czym zmiany nie obejmą sprawozdawczości śródrocznej). Dodatkowo sprawozdania skonsolidowane muszą być znakowane przy użyciu standardu Inline XBRL. Wiąże się to bezpośrednio z regulacjami unijnego rozporządzenia nr 2019/815[1].

Aby ujednolicić system, podobną regulacją mają być objęte podmioty stosujące MSR, a niebędące emitentami. Ich roczne sprawozdania jednostkowe i skonsolidowane miałyby być sporządzane w formacie XHTML albo w innym formacie „przeszukiwalnym”. Zgodnie z zaproponowaną definicją, za format przeszukiwalny będzie można uznać taki rodzaj pliku, którego treść można przeszukiwać i kopiować zawarte w nim dane (w przeciwieństwie do np. obrazu). Ma to przyczynić się do łatwiejszej pracy z dokumentami finansowymi, np. w ramach grup kapitałowych oraz przez inne podmioty (np. organy podatkowe, kontrahentów).

Pozostałe podmioty (które nie są emitentami i sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości) pozostaną przy formacie XML.

Podpisy wielu osób już nie będą koniecznością?

Pewne ułatwienie może czekać podmioty, którymi kierują organy składające się z wielu osób lub w których wielu wspólników posiada prawo prowadzenia spraw spółki (tzw. wieloosobowy „kierownik jednostki”). W procedowanym projekcie proponuje się, że pod sprawozdaniem finansowym i sprawozdaniem z działalności, pod określonymi warunkami, wystarczy podpis tylko jednej z osób zaliczanych do tego grona.

Aby móc skorzystać z takiego ułatwienia, konieczne będzie m.in. odebranie od pozostałych osób uznawanych za „kierownika jednostki” oświadczeń (podpisanych elektronicznie lub w wersji papierowej), że sprawozdanie jest zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości. Będzie też możliwość odmowy oświadczenia o zgodności (sporządzana w takiej samej formie). Jeśli spółka korzysta z tego ułatwienia, odebrane oświadczenia i odmowy będą musiały być składane w systemie teleinformatycznym razem ze sprawozdaniem finansowym i z działalności.

Planowany termin wejścia w życie już niedługo

Większość przepisów nowelizacji miałaby wejść w życie w ciągu 14 dni od ogłoszenia, z kilkoma wyjątkami. Możliwe ułatwienia sposobu podpisywania sprawozdań miałyby wejście w życie od 1.01.2022 r., tj. tak, by miały dotyczyć sporządzania dokumentów finansowych już za okresy kończące się 31.12.2021 r.

Natomiast w celu zapewnienia odpowiedniego czasu na dostosowanie systemu e-KRS m.in. do przyjmowania nowej kategorii dokumentów – wspomniany wyżej obowiązek składania oświadczeń / odmowy oświadczenia od osób niepodpisujących sprawozdań miałby wejść w życie 1.06.2022 r.

Będziemy monitorować proces legislacyjny i informować Państwa w dalszych publikacjach, kiedy i w jakim kształcie nowe przepisy zaczną obowiązywać.

Paulina Szewc
Senior Associate | Radca prawny
paulina.szewc@olesinski.com

Jakub Trzciński
Intern | Dział prawny
jakub.trzcinski@olesinski.com

[1] Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2019/815 z dnia 17 grudnia 2018 r. uzupełniające dyrektywę 2004/109/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do regulacyjnych standardów technicznych dotyczących specyfikacji jednolitego elektronicznego formatu raportowania