Co powinna zawierać umowa poufności między partnerami życiowymi?
O skuteczności NDA między partnerami życiowymi decyduje nie samo zawarcie umowy, ale zakres i precyzja jej postanowień. Nie wystarczy określić, kto jest zobowiązany do poufności ani jak długo ma trwać ochrona. Poniższa checklista stanowi punkt wyjścia do zbudowania dokumentu dopasowanego do realnego obiegu informacji w danej relacji – a więc takiego, który będzie skutecznie spełniać swoją funkcję ochronną.
1) Definicje: kto jest zobowiązany, czyje interesy chronimy, co jest poufne
Strona zobowiązana do poufności – NDA między partnerami powinna jednoznacznie wskazywać, kto jest związany obowiązkiem poufności i w jakich sytuacjach. W relacjach prywatnych role łatwo się „rozmywają”, dlatego definicja jest punktem wyjścia do egzekwowalności.
Strona uprawniona – warto dokładnie określić, jaki jest krąg podmiotów chronionych – czy NDA chroni wyłącznie przedsiębiorcę/spółkę, czy także inne kategorie osób, których sfera prywatna lub reputacja ma znaczenie dla działalności
Informacje poufne – w NDA musi się znaleźć szczegółowa definicja informacji poufnych. Powinna ona być możliwie jak najbardziej pojemna i elastyczna, tak by nie ograniczać ochrony tylko do konkretnych przypadków. Kluczowe jest to, aby katalog informacji poufnych chronionych umową posiadał jak najmniej luk.
2) Naruszenia obowiązku zachowania poufności
W umowie poufności między partnerami warto szeroko i szczegółowo opisać zakres obowiązków i zakazów związanych z zachowaniem poufności (nie tylko jako „zakaz ujawnienia/ujawnienie”). Dokument powinien uwzględniać ryzyka dotyczące konkretnego przedsiębiorstwa lub rodzaju działalności publicznej. Nawet z pozoru niewinne zachowanie może skutkować wyciekiem danych wrażliwych i powodować poważne skutki dla przedsiębiorstwa lub wizerunku.
Naruszenie poufności może np. przybrać formę aluzji, relacji, komentarza, fragmentu audio/wideo.
3) Odrębność naruszeń
W świecie cyfrowym ta sama informacja może zostać przekazana prywatnie jednej osobie, ale następnie utrwalona i rozprowadzona wieloma kanałami, a w konsekwencji dalej komentowana masowo.
Dlatego w umowie poufności między partnerami warto zawrzeć zapis, że każde odrębne działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie obowiązków poufności jest traktowane jako osobny przypadek naruszenia.
4) Czas trwania ochrony: dlaczego „bezterminowo” bywa ryzykowne
Ustalenie czasu trwania ochrony w NDA zawieranej między partnerami nie jest detalem redakcyjnym. Jeżeli obowiązek poufności jest skonstruowany jako zobowiązanie bezterminowe i ma charakter ciągły, to zwykle może wygasnąć po wypowiedzeniu[1] (w przypadku braku terminów umownych/ustawowych/zwyczajowych – niezwłocznie po wypowiedzeniu).
To oznacza praktyczne ryzyko „odcięcia” ochrony, jeżeli NDA nie przewiduje czasu trwania lub modelu wygaśnięcia obowiązku poufności. Z tego powodu warto wprowadzić konkretny czas ochrony albo zróżnicowanie czasu ochrony dla poszczególnych kategorii informacji (np. dłużej dla informacji o wartości gospodarczej).
To zróżnicowanie dobrze koresponduje z definicją tajemnicy przedsiębiorstwa: ochrona jest powiązana z tym, czy informacja nadal jest niejawna i czy uprawniony podejmuje działania dla utrzymania poufności przy zachowaniu należytej staranności[2].
Okres obowiązywania NDA powinien też uwzględniać ryzyka i specyfikę informacji poufnych, które NDA ma chronić.
5) Mechanizm egzekwowania: kara umowna
W NDA typowym instrumentem egzekwowania zobowiązań niepieniężnych jest kara umowna.
Kluczowe jest jednak nie samo „zastrzeżenie kary”, lecz jej osadzenie w przewidywalnym mechanizmie: powiązanie z przypadkiem naruszenia oraz jasne opisanie, co jest naruszeniem. Chodzi np. o: zastrzeżenie, że każde przekazanie osobie trzeciej określonej informacji poufnej – niezależnie od formy, w tym poprzez wiadomość prywatną, e-mail, komunikator internetowy lub publikację w mediach społecznościowych – stanowi odrębny przypadek naruszenia, z którym powiązany jest obowiązek zapłaty określonej kary umownej.
Warto pamiętać też, że kwota kary nie może być zupełnie oderwana od pozostałych okoliczności i warunków zawarcia umowy. Błędy w formułowaniu postanowień regulujących karę umowną mogą doprowadzić nawet do nieważności takiego postanowienia i w konsekwencji bezkarności osoby naruszającej poufność.
6) Obowiązek aktywnej ochrony informacji
NDA działa najlepiej, gdy nie ogranicza się do zakazu ujawnienia, ale nakłada także obowiązek podejmowania działań niezbędnych do ochrony informacji (np. zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem).
Takie postanowienia wzmacniają ochronę informacji i budują bezpieczeństwo organizacji oraz osób narażonych na szkody wizerunkowe. W firmach takie postanowienia stanowią część szeroko rozumianego bezpieczeństwa informacji oraz zapewnienia zgodności / compliance.
7) Procedura na wypadek ujawnienia lub incydentu (minimalizacja szkody)
Dobrą praktyką jest nałożenie na zobowiązanego obowiązku:
- niezwłocznego powiadomienia strony uprawnionej o zakresie i podstawie dokonanego ujawnienia informacji poufnych,
- współpracy przy ograniczaniu skutków ujawnienia.
Takie mechanizmy przenoszą NDA z poziomu „deklaracji” na poziom narzędzia zarządzania incydentem.
Równoległe reżimy ochrony informacji
Sama NDA jest użytecznym narzędziem, bo konkretyzuje zasady poufności (co jest informacją poufną, jakie zachowania są naruszeniem, jak długo trwa ochrona, jakie są sankcje), ale warto podkreślić, że nie jest ona jedynym narzędziem ochrony.
Niezależnie od NDA, ujawnianie określonych informacji nie odbywa się „w próżni prawnej” i może rodzić odpowiedzialność na podstawie przepisów prawa.
Przykładowo, ujawnienie lub wykorzystanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa może zostać zakwalifikowane jako czyn nieuczciwej konkurencji, przy czym ochrona zależy m.in. od tego, czy uprawniony podjął – przy zachowaniu należytej staranności – działania w celu utrzymania informacji w poufności[3].
Dodatkowo konsekwencje naruszenia poufności regulować mogą:
- reżimy ochrony dóbr osobistych (wizerunek, tajemnica korespondencji i inne dobra – art. 23 k.c.; roszczenia o zaniechanie i usunięcie skutków oraz roszczenia majątkowe – art. 24 k.c.; zadośćuczynienie – art. 448 k.c.);
- reżim z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – w zakresie prawa do wizerunku, gdzie co do zasady rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia (art. 81 ust. 1–2 pr. aut.) i w zakresie rozpowszechniania cudzej korespondencji (art. 82 pr. aut.).
W relacji partnerskiej szczególnego znaczenia nabiera także ochrona materiałów i informacji dotyczących najbardziej intymnej sfery życia prywatnego – w tym prywatnych zdjęć, nagrań czy wiadomości o charakterze osobistym. Ich nieuprawnione rozpowszechnienie nie jest wyłącznie problemem wizerunkowym.
Z tej perspektywy dobrze skonstruowana NDA między partnerami życiowymi może pełnić funkcję porządkującą również w tym obszarze: jasno wskazywać, że ochronie podlegają nie tylko informacje biznesowe, know-how czy dane dotyczące działalności zawodowej, ale także treści prywatne, których ujawnienie mogłoby naruszać prywatność, reputację lub wizerunek jednej ze stron.
Innymi słowy: NDA wzmacnia i „porządkuje” ochronę (a w razie jej naruszenia, może ułatwić ją egzekwować, np. przez karę umowną). Brak NDA nie oznacza jednak automatycznie braku odpowiedzialności za dowolne ujawnianie informacji. Wówczas ciężar sporu najczęściej przesuwa się na wykazanie, czy dane informacje podlegają ochronie w ramach powyższych reżimów i czy spełnione zostały ich ustawowe przesłanki.
NDA jako element procedury, nie „dokument na wypadek” konfliktu
Umowa poufności między partnerami jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy traktuje się ją nie jako dokument przygotowywany „na wypadek” konfliktu, lecz jako element szerszego podejścia compliance – czyli świadomego zarządzania ryzykiem ujawnienia informacji poza formalnymi strukturami organizacji. W takim ujęciu NDA:
- identyfikuje obszary, w których informacje poufne mogą „wyjść” poza organizację – także w relacjach prywatnych,
- porządkuje odpowiedzialność za ochronę informacji i pokazuje, że obowiązek poufności nie kończy się na granicy biura czy systemu IT,
- wspiera wykazanie, że przedsiębiorca podejmuje realne działania w celu zachowania informacji w poufności,
- wzmacnia kulturę bezpieczeństwa informacji – także tam, gdzie ryzyko wynika z codziennych, nieformalnych sytuacji,
- daje punkt odniesienia na wypadek incydentu: wiadomo, jakie zachowania były niedopuszczalne i jakie działania należy podjąć po ujawnieniu informacji.
Dlatego w praktyce najczęstsze błędy w NDA między partnerami wynikają nie tylko z niedopracowanej redakcji umowy, ale z braku powiązania jej z rzeczywistym modelem obiegu informacji. Najczęściej chodzi o:
- zbyt wąską definicję informacji poufnych,
- „dziurawy” opis naruszeń,
- brak regulacji czasu trwania ochrony albo mechanizmu egzekwowania,
- pominięcie obowiązków zabezpieczenia informacji w codziennych sytuacjach.
Umowa poufności między partnerami – podsumowanie
Im bardziej codzienność przenosi się do przestrzeni cyfrowej, tym bardziej rośnie znaczenie tego rozwiązania. Jeszcze kilka lat temu NDA między partnerami mogło wydawać się rozwiązaniem nadmiarowym albo zbyt ostrożnościowym, a dziś coraz częściej okazuje się po prostu racjonalnym standardem ochrony.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w skonstruowaniu NDA z partnerem życiowym – zachęcamy do kontaktu. Wspieramy klientów zarówno przy projektowaniu umów o zachowaniu poufności w prywatnych relacjach, jak i przy szerszym porządkowaniu obiegu informacji w organizacji.
[1] zgodnie z art. 365¹ Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu cywilnego
[2] art. 11 ust. 2 Ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji
[3] art. 11 ust. 1–2 Ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji
