Kiedy premia uznaniowa przestaje być uznaniowa?
Tak zwana premia uznaniowa to jeden z popularnych elementów systemów wynagradzania. Z punktu widzenia HR ma ona zapewniać elastyczność: pozwala nagradzać pracowników bez tworzenia trwałych, automatycznych zobowiązań po stronie pracodawcy. Często w samych regulaminach spotykane są zresztą sformułowania podkreślające brak roszczeniowego charakteru danego składnika.
Problem w tym, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego „uznaniowość” bardzo często przegrywa z praktyką zakładową. W wielu sprawach sądy stwierdzały, że premia określana przez pracodawcę jako uznaniowa w rzeczywistości stała się roszczeniowym składnikiem wynagrodzenia – a to może rodzić daleko idące konsekwencje. Zatem jakimi zasadami się kierować przy kształtowaniu systemu premiowania i czym różni się premia regulaminowa od premii uznaniowej?
Sama nazwa nie ma znaczenia
Przede wszystkim należy pamiętać, że o charakterze świadczenia nie decyduje jego nazwa, lecz sposób jego ukształtowania i funkcjonowania w praktyce.
Sądy badają więc nie to, jak dane świadczenie zostało nazwane w umowie czy regulaminie, ale:
- czy ustalone były konkretne warunki przyznania świadczenia i czy pracownik je znał,
- czy warunki te były możliwe do zweryfikowania (czy były mierzalne).
Niezależnie, często weryfikowane jest też, czy wypłaty miały charakter powtarzalny lub stały się niejako „zwyczajem” w zakładzie pracy. Jeżeli odpowiedź na te pytania jest twierdząca, „uznaniowość” może okazać się pozorna.
Mierzalne kryteria a premia uznaniowa
Jednym z najczęstszych powodów „utraty uznaniowości” jest określenie mierzalnych kryteriów przyznania premii.
Sądy wielokrotnie kwestionowały praktykę pracodawców polegającą na nazywaniu świadczenia „premią uznaniową”, mimo że:
- warunki jej przyznania były skonkretyzowane i zobiektywizowane,
- znane pracownikowi,
- oraz możliwe do zweryfikowania.
Sądy podkreślają, że nie zasługuje na aprobatę praktyka polegająca na zastrzeganiu uznaniowości tam, gdzie w rzeczywistości funkcjonują obiektywne przesłanki nabycia prawa do świadczenia. W takiej sytuacji pracownik może dochodzić wypłaty premii na drodze sądowej.
Co więcej, w wyroku z 22.03.2022 r. [1] Sąd Najwyższy uznał, że w powyższych sytuacjach premia nie jest pozbawiona charakteru roszczeniowego, nawet jeśli pracodawca pozostawi sobie „furtkę” w postaci zastrzeżenia, że przyznanie premii będzie jeszcze uzależnione od decyzji przełożonego. W ocenie SN może stanowić to próbę wprowadzenia pracownika w błąd. Choć to zależy już od konkretnego stanu faktycznego i użytych w regulaminie sformułowań.
Podsumowując, jeżeli pracownikowi wyznaczone zostały konkretne cele / KPI, od których uzależnione jest uzyskanie premii i możliwa jest weryfikacja, czy takie warunki zostały spełnione, to ryzyko roszczenia jest większe. Kryteria te nie muszą być też wskazane wprost w regulaminie. Prezentacje, e-maile, matryce – to wszystko również może stać się dowodem w postępowaniu sądowym, potwierdzającym, że w danym stanie faktycznym premia nie była uznaniowa.
Regularność wypłat
Elementem zwiększającym ryzyko uznania premii „uznaniowej” za roszczeniową jest także powtarzalność wypłat, szczególnie o takiej samej wysokości.
W wyroku z 5 grudnia 2016 r. (III PK 30/16) Sąd Najwyższy uznał, że tzw. premia uznaniowa:
- wypłacana systematycznie,
- w regularnych odstępach czasu,
- za zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych (w oderwaniu od przesłanek nagrody z art. 105 KP),
stanowi w istocie składnik wynagrodzenia za pracę, a nie nagrodę o charakterze uznaniowym.
Nagroda czy „premia uznaniowa” nie może więc pełnić funkcji „stałego dodatku do pensji”, bo wówczas traci swój wyjątkowy / uznaniowy charakter.
Jeżeli więc premia jest wypłacana w takiej samej wysokości np. co miesiąc czy kwartał i jest wypłacana za zwykłe obowiązki pracownicze, to może być trudniej bronić w sądzie twierdzenia, że wypłata uzależniona jest od uznania pracodawcy.
Utrwalona praktyka zakładowa
Niekiedy pracodawcy myślą, że nie opisując premii w aktach wewnątrzzakładowych, są niejako „po bezpiecznej stronie”. Jednak nie jest to dobre rozwiązanie. Nawet przy dość ogólnych zapisach formalnych – czy też ich braku – decydujące znaczenie może mieć praktyka obowiązująca w organizacji.
Sądy często biorą pod uwagę nie tylko treść dokumentów, ale również m.in.:
- sposób faktycznego przyznawania świadczeń,
- brak realnych odmów wypłaty
- powtarzalność tej samej praktyki.
Sądy wskazują przykładowo, że oznaczenie świadczenia w listach płac jako „uznaniowe” nie pozbawia go roszczeniowego charakteru, jeżeli jego wypłata stała się przewidywalna, a pracownik mógł racjonalnie zakładać (bazując właśnie na praktyce), że otrzyma je w danym terminie.
Jeżeli więc przez dłuższy czas pracownicy otrzymują premię w ww. realiach, sąd może uznać, że po ich stronie powstało uzasadnione oczekiwanie wypłaty świadczenia, a premia uznaniowa straciła swój uznaniowy charakter.
Kiedy uznaniowość premii się broni?
Oczywiście nie każda premia uznaniowa automatycznie staje się roszczeniowa. Istnieją sytuacje, w których sądy akceptują jej rzeczywiście uznaniowy charakter. Ważne jednak, żeby uznaniowość wynikała z realnej decyzyjności (indywidualnego podejścia pracodawcy), a nie jedynie nazwy w dokumentach wewnątrzzakładowych.
Jeżeli pracodawcy chcą uzależnić przyznanie premii od określonych kryteriów, a jednocześnie zachować niezbędną elastyczność, znacznie lepszym rozwiązaniem niż „etykietowanie” świadczenia jako „premii uznaniowej” jest odpowiednie ukształtowanie samych zasad premiowych.
Premia pozostaje dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, w zakresie którego pracodawcy przysługuje istotna swoboda regulacyjna. Kluczowe znaczenie ma przy tym precyzyjne określenie:
- celu, jakiemu dana premia ma służyć,
- warunków, które muszą zostać spełnione, aby uzyskać premię,
- sposobu weryfikacji ich realizacji.
Ważne jest także jednoznaczne wskazanie tzw. reduktorów, czyli sytuacji, w których premia może zostać obniżona albo nie przysługuje wcale.
Jak zawsze „diabeł tkwi w szczegółach”. Jednak odpowiednie zaprojektowanie zasad premiowania, ich konsekwentne stosowanie oraz spójność dokumentów z praktyką pozwalają pracodawcom nie tylko ograniczyć ryzyka prawne, ale także realnie zachować element elastyczności w systemach premiowania.
Premie uznaniowe w kontekście transparentności płac
W dobie rosnącej transparentności właściwe uregulowanie systemów premiowych ma kluczowe znaczenie. Nadchodzące przepisy o transparentności wynagrodzeń budują nowe standardy – więcej informacji o kryteriach kształtowania wynagrodzeń i ich progresji, łatwiejsze porównywanie poziomów wynagrodzeń oraz wzmocnione mechanizmy egzekwowania zasady równości płac. To z kolei powoduje, że pracodawcy już teraz powinni zastanowić się, czy stosowane przez nich systemy są do obronienia.
[1] sygn. akt: I PSKP 73/21
