Równowaga płci w organach – jak wdrożyć założenia Women on Boards w spółce?
Choć rządowe prace nad projektem ustawy implementującej dyrektywę Women on Boards jeszcze trwają, to duże spółki giełdowe powinny już teraz zaplanować wdrożenie nowych regulacji. Przepisy wprowadzają niemałą rewolucję w ładzie korporacyjnym i wpłyną zarówno na obszar korporacyjny oraz relacji inwestorskich, jak i HR. Dlatego 3-miesięczne vacatio legis, któreprzewiduje obecny projekt ustawy na realizację kluczowych obowiązków, może okazać się niewystarczające na przemyślane i zdroworozsądkowe wdrożenie zmian? Jakie działania warto podjąć z wyprzedzeniem?
Jakie obowiązki nakłada na przedsiębiorców wdrożenie Women on Boards?
Głównym obowiązkiem spółek giełdowych jest posiadanie polityki równowagi płci, określającej:
- zasady procesu wyboru kandydatów na określone stanowiska zarówno w zarządzie, jak i radzie nadzorczej. Docelowo minimalny udział kobiet ma osiągnąć ok. 33% wszystkich stanowisk w organach. Zasady te muszą bazować na stałych, jednoznacznych, niedyskryminacyjnych i neutralnie sformułowanych kryteriach, które z jednej strony uwzględniają kwalifikacje kandydatów / kandydatek, a z drugiej – cele w zakresie równowagi płci;
- zasady wskazywania kandydatur do organów spółek. Dotychczas była to materia statutowa / regulaminowa – określana przez przepisy KSH i decyzje członków akcjonariuszy lub członków rad nadzorczych (np. w zakresie zasad zgłaszania projektów uchwał czy prac komisji nominacyjnych).
- programy rozwoju kariery dla kobiet i mężczyzn;
- strategię zarządzania zasobami ludzkimi.
Ponadto nowe przepisy nałożą obowiązki w zakresie transparentności w komunikacji z kandydatami / kandydatkami oraz coroczne obowiązki sprawozdawcze (nowy rozdział sprawozdań zarządu z działalności spółki).
Kto powinien przygotować i wdrożyć nowe polityki równowagi płci?
Nowe polityki powinny zostać zatwierdzone przez właścicieli spółki na walnym zgromadzeniu lub przez inny właściwy organ, np. radę nadzorczą.
Jednak za przygotowanie projektu polityki powinien odpowiadać sam zarząd, we współpracy z działem prawnym, działem relacji inwestorskich i działem HR. Jest to o tyle istotne, że ewentualne zaniechania lub naruszenia ze strony autonomicznych, niezależnych organów mogą skutkować realnymi sankcjami dla samej spółki (w tym karami pieniężnymi czy obowiązkami odszkodowawczymi).
Jak najlepiej zaplanować prace nad polityką równowagi płci w organach?
Nowe regulacje mają interdyscyplinarny charakter, w związku z czym mogą wymagać współpracy różnych specjalistów, a także wewnętrznych interesariuszy z odrębnych dziedzin. Warto więc odpowiednio zaplanować cały proces ich wdrożenia. Oto 8 kluczowych kroków, o których trzeba pamiętać:
- Prace najlepiej zacząć od zebrania zespołu składającego się z osób odpowiedzialnych za prawo, compliance, dział kadr i relacje inwestorskie.
- Następnie warto przeprowadzić audyt już istniejących rozwiązań, wewnętrznych regulacji, polityk, procedur i regulaminów – wszystkiego, co może zostać dotknięte nowymi przepisami. Warto pamiętać przy tym o regulaminach walnego zgromadzenia i rady nadzorczej czy statucie spółki. Kluczowa jest także polityka różnorodności, którą niektóre spółki przyjęły zgodnie z zasadami Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW 2021 r. Weryfikacja aktualnej dokumentacji pozwoli na takie ułożenie polityki, aby nie wpłynęła ona negatywnie na dotychczasową praktykę i działalność spółki.
- Konkretne prace wdrożeniowe warto rozpocząć od spotkania z doradcami giełdowymi, doświadczonymi w politykach korporacyjnych spółek publicznych, przy udziale kluczowych, wybranych interesariuszy. Taka konsultacja to nie tylko właściwy punkt startowy – to okazja, by wspólnie z ekspertami zidentyfikować najważniejsze wyzwania, doprecyzować cele i zaplanować działania, które realnie wspierają rozwój spółki. Nie ma też przeszkód, aby wdrożenie Women on Boards powierzyć całościowo zewnętrznemu podmiotowi doradczemu – zapewni to spójność końcowego efektu (polityki) we wszystkich obszarach prawa.
- Z takim przygotowaniem można zabrać się za sporządzenie pierwszego projektu polityki równowagi płci w organach.
- Projekt następnie należy poddać konsultacjom wewnętrznym. Dobrze jest to zrobić już na tym etapie, ponieważ po uchwaleniu polityki przez walne zgromadzenie trudniej będzie o ewentualne zmiany czy poprawki.
- Po ustaleniu finalnej wersji projektu należy przystąpić do procedury jego zatwierdzenia. W większości spółek będzie to wymagało zwołania walnego zgromadzenia i publicznego ogłoszenia projektu polityki z 26-dniowym wyprzedzeniem.
- Jeśli głosowanie w organie decyzyjnym zakończy się sukcesem, przechodzimy do fazy wykonawczej – czyli uwzględnienia zmian w pozostałych dokumentach oraz szkoleń dla zarządu, członków rady nadzorczej, kluczowych pracowników i działu HR. Wykonanie polityki można w pewnym zakresie powierzyć pionowi odpowiedzialnemu za politykę kadrową. Warto rozważyć takie rozwiązanie, skoro polityka powinna określać programy rozwoju kariery dla kobiet i mężczyzn oraz strategię zarządzania zasobami ludzkimi.
- Po fazie stosowania polityki przychodzi etap sprawozdawczy. Spółka giełdowa, która nie zapewniła minimalnego udziału kobiet w organach (33%), musi wytłumaczyć, jakie środki podjęła w tym celu i czemu nie został on osiągnięty. Sprawozdanie w tym zakresie będzie musiało zostać opublikowane na stronie internetowej spółki oraz zatwierdzone przez właścicieli na walnym zgromadzeniu (jeśli będzie częścią sprawozdania zarządu z działalności spółki). Co więcej, sprawozdanie będzie musiało być przekazane organowi do spraw równego traktowania (Ministrowi ds. Równości) i może być przedmiotem weryfikacji z jego strony. Sprawozdanie może zostać również obiektem działań Komisji Nadzoru Finansowego, która uzyska nowy obszar nadzorczy w tym zakresie.
Nie warto zwlekać z wdrożeniem równowagi płci w organach
Jak widać, niezbędnych kroków do podjęcia i działań w zakresie wdrożenia polityki równowagi płci w organach jest dużo. Dlatego warto rozpocząć prace jak najwcześniej, aby zapewnić bezpieczne, zdroworozsądkowe i skuteczne wprowadzenie nowych zasad ładu korporacyjnego. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, to zachęcamy do kontaktu.
