Część 1: potrącanie składek członkowskich
Jak dobrze współpracować ze związkami zawodowymi po wejściu w życie RODO? Czy pracodawca może przetwarzać dane o przynależności związkowej swoich pracowników? Jeśli tak, to na jakich warunkach?
Dzielimy się wiedzą i rozpoczynamy cykl artykułów o współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi i przepływie danych osobowych w tej relacji. Na początek pod lupę weźmiemy kwestie związane z potrącaniem składek członkowskich.
Pracodawca a związki zawodowe i szczególne kategorie danych
Od wejścia w życie europejskiego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych (RODO) oraz nowej polskiej ustawy o ochronie danych osobowych minęło już kilka miesięcy. Mimo to, zdarza się, że pracodawcy gubią się w gąszczu nowych przepisów i w obawie przed zapowiadanymi w mediach surowymi karami, podejmują zbędne i często kolidujące z założeniami RODO działania, np. usuwają dane, które są uprawnieni (a w niektórych przypadkach nawet zobowiązani) przetwarzać.
Wątpliwości pojawiają się nie tylko przy konstruowaniu ogłoszeń o pracę czy wpinaniu dokumentów do teczki pracowniczej.
Obszarem budzącym dużo kontrowersji są relacje ze związkami zawodowymi, które uczestniczą w opracowywaniu wewnętrznych aktów prawa pracy, żądają informacji o warunkach zatrudnienia oraz korzystają z pomieszczeń i urządzeń technicznych pracodawców. Dodatkowo, w ramach potrąceń składek członkowskich czy konsultacji przy wypowiedzeniu umowy o pracę, pracodawca uzyskuje od Związków oprócz danych zwykłych, takich jak imię i nazwisko pracownika, również informacje o przynależności związkowej konkretnych pracowników – a przecież te dane zaliczone zostały do kategorii danych szczególnie chronionych, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione (szerzej o szczególnych kategoriach danych pisaliśmy w tym artykule).
Czy w takim razie, po wejściu w życie RODO, pracodawca w ogóle może mieć dostęp do danych o przynależności związkowej pracowników? Okazuje się że tak, ale uwaga: tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wypełnienia jego obowiązków i wykonywania praw w dziedzinie prawa pracy. W niektórych przypadkach przetwarzanie danych o przynależności związkowej będzie wręcz obowiązkiem pracodawcy.
Potrącanie składek członkowskich – prawo i obowiązek
Na początek skupimy się na zagadnieniu, z którym spotyka się każdy pracodawca, u którego działa zakładowa lub międzyzakładowa organizacja związkowa, tj. potrącaniu składek członkowskich z wynagrodzenia przysługującego pracownikowi.
Pobieranie z wynagrodzenia pracownika składki związkowej w zadeklarowanej przez niego wysokości i przekazywanie jej na rachunek bankowy wskazany przez ZZ jest obowiązkiem pracodawcy, o ile Związek złoży w tym zakresie formalny wniosek, a pracownik wyrazi zgodę na takie potrącenie.[1] Uwaga: zarówno wniosek, jak i zgoda pracownika powinny zostać złożone pisemnie – brak tych dokumentów oznacza brak obowiązku dokonywania potrąceń.
W przypadku dopełnienia powyższych formalności, potrącenie składki staje się obowiązkiem pracodawcy. Uchylanie się od jego realizacji stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny albo ograniczenia wolności.[2]
Dwaj administratorzy
Nie ulega wątpliwości, że Związek jest administratorem danych osobowych swoich członków, które udostępnia pracodawcy na potrzeby dokonywania potrąceń (minimum: imię, nazwisko, informacja o przynależności związkowej).
Ale uwaga – ta sama dana, może mieć kilku administratorów.
Pracodawca otrzymując od Związków dane pracowników, którym ma potrącić składkę, staje się ich niezależnym administratorem, o czym, co do zasady, powinien poinformować swoich pracowników (więcej o nowych obowiązkach informacyjnych pisaliśmy m.in. tutaj).
Szczególne kategorie danych = szczególna ostrożność
Obowiązki pracodawcy nie kończą się jednak na przekazaniu klauzuli informacyjnej.
Dane o przynależności związkowej są szczególnie chronione, dlatego ich przetwarzanie (które może być przedmiotem ewentualnej kontroli UODO) należy ograniczyć do niezbędnego minimum. Wskazane jest przekazywanie danych w możliwie poufny sposób i ograniczenie kręgu osób mających do nich dostęp.
Jedna podstawa i jeden cel
Co ważne, dane osobowe uzyskane na potrzeby potrąceń, pracodawca może wykorzystać tylko i wyłącznie w tym celu. Niedozwolone jest ich wykorzystywanie np. przy ocenie obowiązku konsultacji wypowiedzenia umowy o pracę.
Wysokość wynagrodzenia to nadal tajemnica
Na koniec musimy podkreślić, że nie każda wymiana informacji pomiędzy pracodawcą a Związkiem, na potrzeby dokonania potrąceń (czyli teoretycznie na podstawie prawa), będzie dopuszczalna.
Szczególną uwagę zwracamy na przypadki żądania przez Związek informacji o wysokości składki związkowej uiszczanej przez danego pracownika. Składka często określana jest jako procent wynagrodzenia, a zatem na jej podstawie możliwe byłoby odtworzenie pełnej wysokości wynagrodzenia przysługującego pracownikowi. Bez zgody pracownika, takiej wiedzy Związek mieć nie może, a jej ujawnienie mogłoby zostać dodatkowo uznane za naruszenie dóbr osobistych pracownika.[3]
Pracodawca musi zachować więc szczególną ostrożność, by nie ujawnić za wiele i nie narazić się tym samym na surową odpowiedzialność.
***
W kolejnej części serii przyjrzymy się uprawnieniom informacyjnym Związków Zawodowych, które wydają się być zakreślone bardzo szeroko. Czy w rzeczywistości powinniśmy ujawniać wszystko? 🙂
Zachęcamy do śledzenia naszego bloga!
[1] Art. 331 ustawy o związkach zawodowych.
[2] Art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy o związkach zawodowych.
[3] Uchwała Sądu Najwyższego z 16.7.1993 r., sygn. akt I PZP 28/93.
