Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców i działalności agencji pracy
[Aktualizacja 10.12.2025]
1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe ustawy[1] dotyczące zatrudniania cudzoziemców oraz działalności agencji pracy. Przepisy zakładają uproszczenie postępowań legalizacyjnych, ale także wzmocnienie mechanizmów kontroli i nałożenie na pracodawców nowych obowiązków w związku z zatrudnianiem pracowników zza granicy. Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy?
Obowiązek przekazywania kopii umów do urzędów
Zgodnie z nowymi przepisami, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, pracodawca ma obowiązek przekazać kopię zawartej z nim umowy do organu, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.
Wejście tego obowiązku w życie było odroczone do czasu wdrożenia odpowiedniej funkcjonalności w systemie praca.gov.pl. Wraz z początkiem sierpnia, obydwa formularze – formularz służący do zgłoszenia umowy z cudzoziemcem w odniesieniu do oświadczeń o powierzeniu pracy i zezwoleń na pracę sezonową oraz formularz odnoszący się do zezwoleń na pracę – są już dostępne. Pracodawcy muszą więc przekazywać do urzędów kopie takich umów. Za niedopełnienie tego obowiązku może grozić kara grzywny do 3 tys. zł.
Legalizacja pobytu i pracy
Regulacje przewidują ponadto szereg zmian w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców. Niewątpliwie najważniejsze dla pracodawców są nowe obowiązki informacyjne – zarówno względem pracowników zza granicy, jak i organów administracyjnych.
Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców obejmą też warunki wydawania zezwoleń. Nowością jest wprowadzenie minimalnego wymiaru czasu pracy, wymaganego do uzyskania zezwolenia na pracę (1/4 etatu). Ponadto nowe przepisy przewidują pierwszeństwo przy wydawaniu zezwoleń dla określonych grup pracodawców.
Jednocześnie ustawodawca wprowadził szereg rozwiązań, które mają uszczelnić system migracyjny. Chodzi między innymi o:
- uzależnienie możliwości zatrudnienia cudzoziemców od rodzaju posiadanej przez nich wizy;
- zaostrzenie warunków wydawania wiz i zezwoleń na pobyt związany z odbywaniem studiów w Polsce.
Co więcej, świadectwo ukończenia szkoły policealnej nie będzie już uznawane za dowód znajomości języka polskiego w procedurach legalizacyjnych.
Niebieska Karta UE
Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców zakładają liczne nowości w zasadach funkcjonowania tzw. Niebieskiej Karty UE. Cudzoziemcy z tym typem zezwolenia (wydanym po 1 czerwca 2025 r.) mogą zmieniać warunki pracy lub pracodawcę bez konieczności ubiegania się o zmianę posiadanego zezwolenia.
Wprowadzono także ułatwiony tryb legalizacji pobytu i pracy dla cudzoziemców, którzy od co najmniej roku posiadają Niebieską Kartę wydaną w innym państwie Unii Europejskiej. Co więcej, posiadacze Niebieskiej Karty UE mogą już zakładać w Polsce działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak polscy obywatele.
Outsourcing pracowniczy pod lupą
Przy okazji reformy systemu migracyjnego ustawodawca wziął także pod lupę zjawisko tzw. outsourcingu pracowniczego. Po wejściu w życie nowych regulacji wojewoda może odmówić wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca, który miałby wykonywać pracę na rzecz podmiotu trzeciego (innego niż „formalny” pracodawca).
Ponadto znowelizowane przepisy wprowadziły nowe sankcje karne i administracyjne – nie tylko dla firm świadczących usługi outsourcingu w nieprawidłowy sposób, ale też dla przedsiębiorców, którzy z takich usług korzystają.
Nowe rozporządzenia
Na przełomie listopada i grudnia 2025 r. weszły w życie nowe rozporządzenia w zakresie rynku pracy i legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Zmiany obejmują:
- aktualizację listy państw, których obywatele mogą pracować w Polsce na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy[2] – uproszczona procedura legalizacji nie jest już dostępna dla obywateli Gruzji (choć dotychczasowe oświadczenia złożone dla Gruzinów pozostają w mocy);
- „odświeżenie” klasyfikacji zawodów i specjalności[3];
- nowe wysokości opłat w postępowaniach legalizacyjnych[4] – mimo że pierwotnie publikowany projekt zakładał utrzymanie dotychczasowych stawek, rząd ostatecznie zdecydował o istotnej podwyżce opłat (m.in. 400 zł za zezwolenie na pracę na okres powyżej 3 miesięcy, 400 zł za oświadczenie, 800 zł za zezwolenie na pracę dla pracownika delegowanego);
- nowy katalog dokumentów, które pracodawca musi dołączyć do wniosku o zezwolenie na pracę lub wpis oświadczenia[5], a także zmiany w katalogu przypadków, w których cudzoziemcy są zwolnieni z obowiązku legalizacji pracy[6] – w tym zakresie nie doszło jednak do istotnych zmian względem poprzedniego stanu prawnego;
- wprowadzenie nowego wzoru wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy [7].
Co dalej?
Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców i nowości prawne w obszarze działalności agencji pracy stanowią spore wyzwanie dla pracodawców oraz ich działów HR. Są one istotne nie tylko dla przedsiębiorców, zatrudniających pracowników zza granicy, ale także dla wszystkich firm korzystających z usług outsourcingu. Każdy tego typu podmiot powinien wiedzieć, jak dostosować swoją praktykę, aby nie narażać się na odpowiedzialność finansową, administracyjną czy karną.
Służymy wsparciem we wszystkich sprawach związanych z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców. Doradzamy także w zakresie umów outsourcingu – od negocjacji, przez prawidłowe wykonywanie kontraktów aż po audyt stosowanych rozwiązań. Serdecznie zapraszamy do kontaktu!
[1] Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 622), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/622
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/621
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/620
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 619), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/619
[2] Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową (Dz. U. z 2025 r. poz. 1617), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2025/pozycja/1617
[3] Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 1534), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2025/pozycja/1534
[4] Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1622), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2025/pozycja/1622
[5] Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2025/pozycja/1620
[6] Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1620), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2025/pozycja/1620
[7] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 1647), https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2025/pozycja/1647
