ZUS łagodzi podejście do dokumentowania wydatków na posiłki pracownicze
W ostatnich miesiącach ZUS wydał kilka interpretacji, które łagodzą rygorystyczne podejście organu do dokumentowania wydatków dokonywanych przez pracowników przy użyciu kart lunchowych. Pracodawcy przyjęli je z entuzjazmem, licząc, że działy HR przestaną wreszcie „tonąć” w paragonach. Czy rzeczywiście tak będzie?
Dotychczasowe stanowisko ZUS
Do tej pory ZUS konsekwentnie utrzymywał, że pracodawcy muszą zbierać i weryfikować paragony dokumentujące nabycie posiłków przez pracowników, jeśli chcą skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania dobrowolnego finansowania posiłków pracowniczych opłacanych kartami lunchowymi do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł. Był to jeden ze wskazywanych przez ZUS warunków do skorzystania ze zwolnienia.
Dlatego pracodawcy, którzy decydowali się na korzystanie ze zwolnienia składkowego, zobowiązywali pracowników do przekazywania im dowodów zakupu dokumentujących każdą transakcję wykonaną przy użyciu karty lunchowej, a następnie weryfikowali paragony (najczęściej odpowiadały za to działy HR).
Było to jednak mało praktyczne i dokładało obowiązków administracyjnych, przez co wielu przedsiębiorców rezygnowało z korzystania ze zwolnienia składkowego. Niektórzy nawet rezygnowali z benefitu pracowniczego w postaci karty lunchowej.
Co wynika z najnowszych interpretacji w sprawie dokumentowania wydatków na posiłki pracownicze?
W interpretacjach wydawanych przez ZUS od czerwca 2025 roku paragony nie odgrywają już tak znaczącej roli w dokumentowaniu wydatków[1]. ZUS zaakceptował również inne dowody, uznając je za wystarczające dla możliwości skorzystania z opisywanego zwolnienia składkowego (oczywiście w razie spełnienia pozostałych warunków zwolnienia).
Co jednak istotne, w żadnej z wydanych interpretacji nie znajdziemy wprost wskazania, że dokumentowanie wydatków za pomocą paragonów nie jest już konieczne. ZUS dopuścił jednak także inne środki dowodowe, takie jak:
- zapewnienie przez dostawcę karty lunchowej, że zaakceptowana sieć placówek gastronomicznych lub handlowych, w których można dokonać zakupu przy użyciu karty, jest ograniczona i weryfikowana w sposób szczegółowo opisany przez ZUS (to jeden z kluczowych warunków, w zakresie którego ZUS i interpretacje precyzują szczegółowo szereg wymaganych zabezpieczeń);
- zestawienie miesięcznych wydatków sporządzone na rzecz pracodawcy przez dostawcę kart lunchowych. Zestawienie powinno mieć postać uproszczonej historii indywidualnie dla każdej karty. ZUS wskazał szczegółowo, jakie dane taka historia powinna zawierać;
- bardziej standardowe zabezpieczenia, które już od dawna wskazywali pracodawcy, m.in.:
- umieszczenie na karcie informacji, że uprawnia wyłącznie do zakupu posiłków;
- regulacja sposobu korzystania z kart w regulaminie wewnętrznym;
- odebranie odpowiednich oświadczeń.
Z interpretacji można wywnioskować, że wspomniane środki pracodawca powinien wdrożyć łącznie, ale niekoniecznie wszystkie – czyli jako system kilku zabezpieczeń. Jedynie wdrożenie odpowiednio i szczelnie skonstruowanego systemu uzupełniających się środków kontroli ZUS uznaje za wystarczające.
ZUS mówi „tak” nowoczesnym rozwiązaniom dokumentowania wydatków na posiłki pracownicze
Przykładem rozwiązania, który w jednej z interpretacji[2] zaakceptował ZUS, jest unowocześniona kontrola paragonów przy użyciu specjalnej aplikacji. W omawianym przykładzie dostawca kart lunchowych zobowiązał się zapewnić pracodawcy aplikację, która pozwala pracownikom rozliczać każdą płatność przez sfotografowanie paragonu oraz wgranie zdjęcia do aplikacji.
Pracodawca wskazał, że kontrolę tak przekazanych paragonów zamierza przeprowadzać cyklicznie. To oznacza, że niekoniecznie będzie wykonywał bezwzględną kontrolę każdego paragonu. ZUS zaakceptował takie rozwiązanie – co wskazuje, że jego podejście jest faktycznie łagodniejsze niż dotychczas.
Co z tego wynika dla pracodawców?
Rezygnacja z bezwzględnego wymogu gromadzenia i weryfikacji paragonów może stanowić wyjście naprzeciw interesom pracodawców, a pośrednio również i pracowników. Kontrola transakcji na poziomie pracodawców w nowym podejściu byłaby technicznie łatwiejsza, bardziej uporządkowana i w większości organizowana zupełnie z pominięciem zaangażowania pracownika.
Oczywiście warto poczekać, czy to podejście ZUS zostanie potwierdzone w kolejnych interpretacjach. Jednak pracodawcy już teraz mogą rozpocząć rozmowy z dostawcą kart lunchowych o stosowanych zabezpieczeniach lub możliwych modyfikacjach w tym zakresie. Być może wreszcie ze zwolnienia składkowego będzie mogło skorzystać większe grono pracodawców, którzy realnie odczują oszczędności.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie spełnienia przesłanek dla możliwości skorzystania ze zwolnienia składkowego – zachęcamy do kontaktu.
[1] Pismo z dnia 10.06.2025 r., wydane przez: Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/444/2025; Pismo z dnia 10.06.2025 r., wydane przez: Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/543/2025; Pismo z dnia 15.07.2025 r., wydane przez: Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/638/2025; Pismo z dnia 6.08.2025 r., wydane przez: Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/699/2025
[2] Pismo z dnia 15.07.2025 r., wydane przez: Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/638/2025
