Kryzys a zapotrzebowanie kadrowe – gdzie szukać oszczędności?
W obliczu dynamicznych zmian na rynku, w tym wahań koniunktury gospodarczej, sezonowości, niespodziewanych kryzysów oraz zmiennego zapotrzebowania na realizację zamówień, działy HR często stają przed koniecznością szukania oszczędności. Optymalizację kosztów wymuszają też zmiany związane z rozwojem przedsiębiorstwa, takie jak wprowadzenie nowych produktów, wejście na nowe rynki lub restrukturyzacja. Gdzie szukać oszczędności oraz jak zrobić to zgodnie z prawem? Oto kilka przykładowych rozwiązań.
Rozwiązania związane z czasem pracy
Wydłużenie okresu rozliczeniowego
Wydłużenie okresu rozliczeniowego pozwala pracodawcy na elastyczniejsze zarządzanie czasem pracy bez konieczności zwiększania zatrudnienia czy zlecania nadgodzin. Sprawdzi się to szczególnie w firmach, gdzie występują wahania zapotrzebowania na pracę (np. produkcja, logistyka, usługi sezonowe). Dłuższy okres rozliczeniowy daje też więcej czasu na odpracowanie nadgodzin.
Ustalając lub wydłużając okres rozliczeniowy, trzeba pamiętać o ograniczeniach przewidzianych dla niektórych systemów czasu pracy (np. w systemie równoważnym). Dlatego przed wdrożeniem zmian należy zweryfikować przepisy dotyczące danego systemu. Niezbędne jest też dopełnienie formalności, m.in. w zakresie zmiany dokumentów wewnątrzzakładowych i niezbędnych porozumień z reprezentacją pracowników.
Zmiana rozkładu lub systemu czasu pracy
Jedną ze strategii reagowania na zmieniające się potrzeby w organizacji jest zmiana stosowanych systemów lub rozkładów czasu pracy. Najczęściej wykorzystywane przez pracodawców rozwiązania to:
- wprowadzenie pracy zmianowej (co pozwala na lepsze wykorzystanie infrastruktury czy dostosowanie godzin działania firmy do potrzeb klientów);
- praca w systemie równoważnym (który umożliwia dostosowanie czasu pracy do zmiennego zapotrzebowania lub sezonowości);
- praca w systemie zadaniowym (co daje elastyczność organizacyjną dla samodzielnych pracowników oraz ogranicza obowiązki ewidencyjne).
Powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie
W sytuacjach na mniejszą skalę, pracodawca może – bez zmiany umowy o pracę[1] – czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę niż ta określona w umowie. Jest to możliwe, jeśli:
- uzasadniają to potrzeby pracodawcy;
- nowe obowiązki odpowiadają kwalifikacjom pracownika i nie powodują obniżenia jego wynagrodzenia;
- zmiana nie trwa dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym.
Takie rozwiązanie daje dużą elastyczność organizacyjną. Pozwala np. na przesunięcia między działami, wsparcie projektów lub zastępstwa w razie absencji.
Trzeba przy tym pamiętać o ograniczeniach czasowych oraz dotyczących zakresu zmian wprowadzanych w tym trybie. Powierzenie innej pracy warto też udokumentować.
Porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające
Pracodawcy, którzy poszukują rozwiązań na okres dłuższy niż 3 miesiące, mogą rozważyć wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy i płacy pracownikowi, jednocześnie proponując nowe warunki. W ten sposób można np. obniżyć wymiar czasu pracy pracownika w okresie mniejszego zapotrzebowania na jego pracę.
W tym przypadku zmiana warunków zatrudnienia jest już w pewnym sensie zależna od woli pracownika. Jeśli nie zgodzi się on na nowe warunki, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Złożenie wypowiedzenia wiąże się zatem z ryzykiem utraty pracownika.
Z tego względu pracodawcy często w pierwszym kroku proponują pracownikom porozumienia zmieniające, w których mogą wspólnie uzgodnić datę wdrożenia zmian oraz wpływ zmiany wymiaru czasu pracy na wynagrodzenie.
Przestój kodeksowy
Przestój przewidziany w przepisach kodeksu pracy to z kolei rozwiązanie zalecane do stosowania w przypadkach nagłych i raczej nieprzewidywalnych. Na przykład, kiedy pracownik jest gotowy do pracy, ale z przyczyn po stronie pracodawcy nie może jej wykonywać (np. z powodu awarii, braku materiałów czy organizacyjnych problemów w firmie).
Mając jednak na uwadze sposób obliczania wynagrodzenia pracownika w czasie przestoju, pracodawca powinien rozważyć, czy stosowanie przestoju będzie w jego przypadku będzie opłacalne.
Zawieszenie stosowania zakładowych przepisów prawa pracy oraz stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia
Zawieszenie stosowania zakładowych przepisów prawa pracy
W razie potrzeby rozwiązań systemowych i długoterminowych pracodawca, będący w trudnej sytuacji finansowej, może zawrzeć z reprezentacją pracowników porozumienie o czasowym zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy (takich jak np. regulamin pracy czy wynagradzania).
Przepisy przewidują ograniczenia czasowe w zakresie okresu zawieszenia, a porozumienie musi zostać przekazane do właściwego okręgowego inspektora pracy.
Stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia
Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym lub zatrudniający mniej niż 20 pracowników, mogą czasowo wprowadzić dla swoich pracowników mniej korzystne warunki zatrudnienia niż te wynikające z dotychczasowych umów. Może to dotyczyć m.in.:
- obniżenia wynagrodzenia zasadniczego,
- ograniczenia dodatków czy świadczeń pozapłacowych.
Wprowadzenie takich zmian – tak jak w przypadku zawieszenia zakładowych przepisów – wymaga porozumienia z reprezentacją pracowników oraz zgłoszenia inspektorowi pracy.
Ważne jest przygotowanie i właściwa komunikacja zmian
Zaproponowane rozwiązania mogą realnie poprawić sytuację pracodawcy w dobie kryzysu, jednocześnie pozwalając uniknąć lub zmniejszyć skalę zwolnień. Jednocześnie proces ich wdrożenia powinien być dobrze przemyślany – pod kątem opłacalności finansowej, adekwatności do potrzeb pracodawcy, ale także ryzyk prawnych związanych z niektórymi rozwiązaniami, np.:
- przekroczenia progów ustawowych skutkujących obowiązkiem przeprowadzenia procedury zwolnień grupowych;
- uznania niektórych działań za naruszenie zasad równego traktowania.
Jeśli przedstawione rozwiązania wydają się pasować do Państwa aktualnych potrzeb lub istnieje potrzeba omówienia dodatkowych opcji, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem. W przypadku wprowadzania zmian realnie wpływających na sytuację pracowników, w tym ich wynagrodzenia i sposobu świadczenia pracy, kluczem jest dobre przygotowanie oraz komunikacja.
[1] na mocy art. 42 §4 k.p.
