Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w KSeF – objaśnienia podatkowe MF
Identyfikacja stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (ang. fixed establishment, FE) to temat, który od lat nastręcza problemów interpretacyjnych na gruncie VAT. W związku z wdrożeniem KSeF prawidłowa kwalifikacja działalności podmiotów zagranicznych w Polsce w tym obszarze nabiera dodatkowego, szczególnego znaczenia.
To właśnie status FE na terytorium Polski może decydować o objęciu obowiązkiem e-fakturowania w KSeF. Potwierdzają to objaśnienia podatkowe Ministra Finansów[1]. Wynika z nich, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podmiotów, które mają na terytorium Polski FE i to FE uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiane są faktury.
Jak zidentyfikować FE dla celów KSeF?
Choć FE to pojęcie używane dotychczas przede wszystkim w celu określenia miejsca świadczenia usług, kryteria jego identyfikacji opracowane na poziomie unijnym, w tym w bogatym orzecznictwie TSUE, aktualnie znajdują również zastosowanie w obszarze KSeF.
Dlatego warto przypomnieć, że FE charakteryzuje się zasadniczo:
- odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego;
- wystarczającą stałością;
umożliwiającą mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb FE lub świadczenie usług przez to FE.
W świetle przepisów ustawy o VAT obowiązkiem fakturowania w KSeF objęte są te podmioty z FE na terytorium Polski, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiona ma być faktura.
Kiedy FE uczestniczy w transakcji?
Analiza objaśnień prowadzi do wniosku, że nie jest to zagadnienie, które objąć można jednym zamkniętym katalogiem bądź regułą. Choć w objaśnieniach MF przedstawia określone przykłady, w których FE uczestniczy w transakcji, to każdy przypadek takiego działania wymagać będzie od podatników indywidualnej i gruntownej analizy konkretnej sytuacji.
W objaśnieniach MF wyjaśnia m.in., że (…) gdy zasoby stałego miejsca prowadzenia działalności wykorzystuje się jedynie do zadań administracyjnych, takich jak księgowość, fakturowanie i odzyskiwanie należności, uznaje się, że nie są one wykorzystywane do celów realizacji dostawy towarów lub świadczenia usług.
Jednocześnie, z treści objaśnień można wnioskować, że dane FE może zostać uznane za uczestniczące w transakcji między innymi, gdy:
- odpowiada za realizację dostawy lub usługi;
- ponosi odpowiedzialność za wykonane świadczenia.
Kogo dotyczą objaśnienia?
Choć temat FE dotyczyć może szerokiego grona podmiotów zagranicznych działających na terytorium Polski, to gruntownej analizy tematu wymagać mogą w szczególności:
- zagraniczne podmioty korzystające z polskich zespołów technicznych, polskich podwykonawców itp.;
- modele oparte o tzw. back office w Polsce czy centra usług wspólnych w Polsce;
- modele wykorzystujące różnego rodzaju magazyny, centra logistyczne itp. na terytorium Polski.
Kluczowe działania
Objaśnienia MF stanowią zbiór wytycznych w obszarze kwalifikacji FE dla celów KSeF. Jednak z uwagi na swój ogólny charakter nie rozwiewają wątpliwości interpretacyjnych, jakie powstają i zapewne powstawać będą wśród podatników w związku z sukcesywnym wdrażaniem KSeF.
Warto podkreślić, że błędna kwalifikacja statusu FE rodzi nie tylko poważne ryzyka podatkowe, ale i operacyjne. Chodzi m.in. o:
- potencjalne zaległości podatkowe;
- sankcje w przypadku braku wystawiania faktur w KSeF pomimo takiego obowiązku (od stycznia 2027 r.).
Stąd z perspektywy wielu grup międzynarodowych objaśnienia MF mogą stanowić impuls, aby przeanalizować bądź powtórnie prześledzić modele operacyjne, w jakich funkcjonują na terytorium Polski w kontekście identyfikacji FE i potencjalnych obowiązków w KSeF. W konsekwencji może to wymagać dostosowania systemów finansowo-księgowych i procesów fakturowania, a także raportowania danych. Może to również oznaczać potrzebę zabezpieczenia pozycji prawno-podatkowej podmiotu w drodze interpretacji indywidualnej bądź innych form.
W sytuacji, jeśli potrzebujecie Państwo naszej pomocy w tym temacie – zapraszamy do kontaktu.
[1] Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z dnia 28 stycznia 2026 r. dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
