RODO: pracodawca a związki zawodowe [cz. III: współdziałanie w sprawach indywidualnych]
![RODO: pracodawca a związki zawodowe [cz. III: współdziałanie w sprawach indywidualnych]](https://olesinski.com/wp-content/uploads/2025/09/clem-onojeghuo-ZnMTiwDYXao-unsplash-1400x586.jpg)
W poprzedniej części wpisu omówiliśmy kwestię reagowania na żądania udostępnienia informacji, skierowane do pracodawcy przez organizację związkową. Czasem to jednak pracodawca zmuszony będzie poprosić związek o ujawnienie mu pewnych informacji o pracowniku – np. w ramach indywidualnych konsultacji spraw dot. stosunku pracy.
Jak dobrze przeprowadzić takie konsultacje i nie narazić się na odpowiedzialność wynikającą z prawa pracy i RODO?
Kiedy współdziałamy?
Organizacje związkowe reprezentują prawa i interesy swoich członków, a także interesy pracowników niezrzeszonych, na ich własny wniosek (o ile organizacja wyrazi na to zgodę).
W niektórych indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, dotyczących ww. pracowników, Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową. W takich przypadkach pracodawca powinien zapytać organizację związkową o opinię (np. przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia czy odrzuceniu sprzeciwu pracownika od kary porządkowej), lub o wyrażenie zgody (np. gdy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia dotyczy pracownicy w ciąży lub korzystającej z urlopu macierzyńskiego).
Przed wejściem w szczegóły…
Co do zasady, pracodawca nie posiada (a z punktu widzenia ochrony danych wręcz nie może posiadać) stałej wiedzy o tym, czy dany pracownik podlega obronie związkowej. Dlatego, jeszcze przed podjęciem konkretnego działania, powinien zawsze zwrócić się do tej organizacji o informację o pracowniku.
Pułapki ochrony danych osobowych
Powyższa informacja, sprowadza się do odpowiedzi na pytanie – „Czy Jan Kowalski jest objęty obroną organizacji związkowej X?”.
Wbrew pozorom, na tym etapie nie warto pytać o więcej. Dlaczego? Zapytanie organizacji związkowej o informację dotyczącą konkretnego pracownika (wymienionego z imienia i nazwiska) w zakresie korzystania przez niego z obrony, to już przetwarzanie danych osobowych (tak stanowi m.in. wyrok SN z 17.05.2017 r., II PK 108/16).
Mając na względzie wynikającą z RODO zasadę minimalizmu, pracodawca nie powinien na tym etapie wskazywać swojego zamiaru wobec osoby objętej treścią zapytania. Wystarczające będzie zaznaczenie, że chodzi o potrzebę współdziałania w indywidualnej sprawie ze stosunku pracy.
Właściwe konsultacje
Jeśli organizacja związkowa nie odpowie na zadane przez pracodawcę pytanie w terminie 5 dni od jego otrzymania – obowiązek współdziałania z nią co do zasady wygaśnie.
Jeśli jednak odpowie twierdząco, należy przeprowadzić właściwe konsultacje, tj. w zależności od przypadku, zapytać organizację związkową o opinię lub zgodę. Dopiero teraz pracodawca będzie mógł ujawnić zamiar i konkretną podstawę do zasięgnięcia informacji i zebrania danych o obronie związkowej, dotyczących konkretnego pracownika.
Administrator, ale z ograniczeniami
Przez cały proces rozmów pracodawcy i organizacje związkowe pozostają odrębnymi administratorami udostępnianych sobie wzajemnie danych, działającymi na podstawie przepisów prawa.
Należy pamiętać, że konkretne dane mogą być przetwarzane jedynie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia konkretnej procedury konsultacyjnej oraz tylko na ten cel i czas. W każdej następnej indywidualnej sprawie dotyczącej tego pracownika procedura powinna być podjęta od początku (tj. od zadania pytania, czy pracownik na dany moment podlega ochronie).
Konkretny pracownik, a nie lista pracowników
W przeszłości zdarzały się przypadki, że pracodawcy „z góry” żądali od związków imiennej listy osób, których zwolnienie trzeba z nimi konsultować. Aktualnie taka praktyka powszechnie uznawana jest za niedozwoloną.
Jedyny wyjątek przewidziany wprost w przepisach prawa stanowi lista tzw. „działaczy związkowych”, którą pracodawca może (a nawet powinien) posiadać.
***
Na kolejny wpis z serii „pracodawca a związki zawodowe” zapraszamy już za tydzień – w ramach kolejnego RODOponiedziałku.
