Prezenty świąteczne dla pracowników a podatek
Prezenty i upominki, choć kojarzą nam się z czymś przyjemnym i wyczekiwanym, mogą stanowić niemiłą niespodziankę. Dlatego każdy pracodawca, który planuje w tym roku obdarować swoich pracowników, powinien odpowiednio wcześniej zbadać wiążące się z tym ryzyka podatkowe.
Jak obdarować pracownika?
Zasadą jest, że od wszelkich świadczeń pieniężnych lub rzeczowych otrzymywanych od pracodawcy, pracownik musi zapłacić podatek dochodowy. Urząd Skarbowy może się upomnieć o należny podatek, jeśli:
- pracownik zgodził się na świadczenie (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
- świadczenie jest w interesie pracownika i przyniosło mu korzyść,
- uzyskana korzyść jest wymierna i możliwa do przypisania indywidualnemu pracownikowi.
Od czasu wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2014 roku[1], pracodawcy drobiazgowo analizują każde świadczenie pod kątem spełnienia powyższych przesłanek.
W przypadku świadczeń rzeczowych, takich jak prezenty świąteczne dla pracowników czy inne okazjonalne upominki, możemy jednak mówić o pewnym wyjątku.
Prezent świąteczny dla pracownika zwolniony z podatku?
Upominki świąteczne mogą być w pewnych sytuacjach traktowane jako darowizna, podlegająca przepisom podatku od spadków i darowizn. Dla darowizn wyłączone są przepisy ustawy PIT (art. 2 ust. 1 pkt 3 PIT). Jeżeli zatem nie mamy do czynienia z przychodem w rozumieniu ustawy PIT, prezenty nie będą podlegać również oskładkowaniu. Znaczenie będzie miała jednak konstrukcja naszego upominku, w tym nawet jego nazwa.
Prezent świąteczny dla pracownika jako darowizna
Aby prezent kwalifikował się jako darowizna, nie może być w żaden sposób związany ze świadczeniem pracy. Oznacza to, że:
- nie jest dodatkowym wynagrodzeniem lub premią dla pracownika za wykonywane obowiązki;
- nie było roszczenia o przekazanie upominku (nie wynikało to z żadnego stosunku zobowiązaniowego, regulaminu pracy ani ustawy);
- obradowanie pracownika prezentem nie ma na celu zmotywowanie go do pracy, ale okazanie wdzięczności.
Oczywiście granica między tym, kiedy świadczenie stanowi dowód wdzięczności, a kiedy staje się motywatorem do lepszej pracy, jest bardzo umowna.
Pracownik nie zapłaci podatku od darowizny – ale do pewnej kwoty
Przy spełnieniu określonych warunków prezenty świąteczne dla pracowników nie będą opodatkowane także podatkiem od darowizn. Będzie to miało miejsce, gdy wartość rynkowa prezentów otrzymanych od pracodawcy w danym roku i w ciągu poprzedzających go 5 lat, nie będzie wykraczać ponad ustalony ustawowo limit dla osób niespokrewnionych. W 2025 r. limit wynosi 5 733 złotych.
Wartość rzeczy ustala się na moment obdarowania. Nie ma potrzeby uwzględniania żadnych wskaźników inflacyjnych.
Limit jest liczony osobno dla każdego darczyńcy. Prezenty pochodzące od innych spółek z grupy powinny być więc liczone osobno. Nie można zapominać, o tym, że darowizna dla pracownika nie generuje dla niego opodatkowanego dochodu, ale równocześnie nie jest uznawana za koszt dla pracodawcy, więc nie można rozliczyć jej w kosztach.
Kiedy prezent dla pracownika nie podlega podatkowi od darowizny?
Upominki od pracodawców nie będą opodatkowane podatkiem od darowizn, gdy wartość rynkowa prezentów otrzymanych od pracodawcy w danym roku i w ciągu poprzedzających go 5 lat, nie przekroczy 5 733 złotych (ustawowy limit dla osób niespokrewnionych na 2025 rok).
Prezenty z ZFŚS
Innym sposobem wręczania prezentów świątecznych pracownikom jest przyznawanie ich w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Te jednak muszą:
- uwzględniać indywidualną sytuację finansową pracowników;
- być skierowane tylko do beneficjentów określonych w regulaminie ZFŚS.
Dodatkowo trzeba w nich doprecyzować, w jaki sposób pracodawca będzie różnicował wartość upominków, przyjmując za kryteria sytuację rodzinną, materialną i osobistą uprawnionych.
Limit zwolnienia podatkowego świadczeń z ZFŚS w skali roku wynosi 1 000 złotych.
O czym jeszcze pamiętać przygotowując prezenty świąteczne dla pracowników?
Poza kwestiami dotyczącymi opodatkowania i oskładkowania, przy wręczaniu upominków trzeba też pamiętać o równym traktowaniu pracowników. Należy zachować szczególną czujność w przypadku dużych różnic w wartości prezentów dla różnych pracowników lub obdarowywania wyłącznie wybranej grupy.
Gdyby wartość prezentu świątecznego dla pracownika była zależna od widełek płacowych, mogłaby podważać założenie, że darowizna nie ma związku ze stosunkiem pracy i nie pełni funkcji motywującej. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad wewnętrzną polityką przyznawania prezentów pracownikom.
Okres świąteczny to nie tylko czas prezentów, ale i spotkań integracyjnych dla pracowników. Organizacja takiego wydarzenia również wiążę się z kwestiami, które mogą być dla pracodawców kłopotliwe.
Wątpliwości związane ze spotkaniem świątecznym dla pracowników
Czy pracownicy mogą przyjść na świąteczne spotkanie firmowe bez obawy, że będzie się to wiązało z obowiązkiem podatkowym? Tak długo, jak firmowa wigilia służy integracji pracowników, pracownicy mogą odetchnąć i cieszyć się świąteczną atmosferą.
Jako opodatkowany przychód pracownika kwalifikuje się takie nieodpłatne świadczenie, z którego pracownik skorzystał wyłącznie z własnej woli i które zostało udzielone w jego interesie. Wigilia pracownicza ma integrować pracowników i sprzyjać dobrej atmosferze w pracy – organizowana jest więc w interesie pracodawcy. Nie powinna być świadczeniem indywidualnie skierowanym do konkretnego pracownika i nie można określić konkretnej kwoty przychodu, jaki pracownik uzyskuje biorąc w niej udział. Nie ma więc potrzeby odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.
Prezent dla pracownika a podatek – podsumowanie
Pracodawca, który planuje obdarować swoich pracowników musi przede wszystkim zwrócić uwagę na:
- Rodzaj prezentu i motywację do jego wręczenia – od którego zależy to, czy podarek jest traktowany jako część wynagrodzenia, czy darowizna (co bezpośrednio wpływa na ewentualny obowiązek opodatkowania do PIT oraz objęciem składkami ZUS).
- Źródło finansowania – jeśli prezenty są na przykład finansowane z ZFŚS, to trzeba pamiętać, że takie świadczenia są zwolnione z podatku tylko do określonej kwoty.
- Regulacje wewnętrzne – prezenty, które nie są zapisane w regulaminie wynagradzania ani umowach o pracę, a są formą podziękowania, mogą nie stanowić przychodu ze stosunku pracy.
Jeśli mają Państwo wątpliwości związane z prezentami świątecznymi dla pracowników w ujęciu podatkowym jak i prawnym, zachęcamy do kontaktu. Pomożemy określić skutki podatkowe różnych form planowanych prezentów oraz wesprzemy Państwa w przygotowaniu ich konstrukcji.
[1] Wyrok z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13)
