Benefity pracownicze okiem HR-owca i prawnika
Obie perspektywy – prawnicza i HR-owa – choć skoncentrowane na nieco innych aspektach, doskonale uzupełniają się w kwestii benefitów. Chcemy podzielić się przemyśleniami na ten temat, bo wierzymy, że szersze spojrzenie może pomóc lepiej zrozumieć, czym są, jak je projektować i wdrażać zgodnie z przepisami – tak, aby były jednocześnie efektywne i atrakcyjne dla pracowników. Postaramy się również odpowiedzieć na pytanie, czy istnieje złoty środek między atrakcyjnością benefitów a ich zgodnością z prawem i efektywnością operacyjną.
Jakie benefity pracownicze cieszą się obecnie największym zainteresowaniem?
W to miejsce idealnie pasuje stereotypowa, najczęstsza odpowiedź prawników, czyli to zależy. Nie da się jednoznacznie wskazać, co jest najbardziej docenianym benefitem z perspektywy jego odbiorców.
Dostawcy prześcigają się w ofertach. HR-owcy są zalewani newsletterami czy artykułami dotyczącymi rynkowych nowinek. Bywają wręcz przytłoczeni przekazem, co powinni wdrożyć, aby odpowiedzieć na rosnące oczekiwania z jednej strony – zarządów, z drugiej – osób zatrudnionych.
W tej wyliczance nie można też zapominać o kandydatach, których w trakcie rozmów rekrutacyjnych interesuje już nie tylko wynagrodzenie podstawowe, ale i wymierna wartość oferowanych benefitów.
Nadchodzą ważne zmiany związane z benefitami
Sytuacji nie ułatwia fakt, że zbliża się termin wdrożenia tzw. dyrektywy o transparentności wynagrodzeń, a wcześniej – wejścia w życie uchwalonej już polskiej ustawy regulującej zasady przejrzystości w rekrutacji.
Pamiętajmy, że już od 24 grudnia 2025 r. pracodawca będzie miał obowiązek przekazać kandydatowi informację o:
- początkowej wysokości lub przedziale proponowanego wynagrodzenia (wraz z wszelkimi składnikami oraz innymi świadczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi związanymi z pracą);
- postanowieniach regulaminów regulujących wspomniane kwestie.
Obowiązek będzie dotyczył także wskazania kandydatowi benefitów pracowniczych, jakie pracodawca mu zaoferuje. Jest to zatem doskonały moment na wewnętrzny audyt tego, jakie pozapłacowe korzyści oferowane są pracownikom, a także, czy nie przydałaby się w tym zakresie rewizja podejścia.
Liczą się faktyczne potrzeby pracowników
Trzeba mieć jednak świadomość, że każdy benefit, choćby najnowszy czy najdroższy, może okazać się nietrafiony, jeśli nie wpisze się w faktyczne potrzeby pracowników.
Na koniec dnia może okazać się, że mimo drobiazgowo przemyślanego planu wprowadzenia benefitu, pochłonięcia ogromnych zasobów (zarówno finansowych, jak i w postaci osób zaangażowanych po stronie HR) pracownicy po prostu nie będą z niego korzystać. W skrajnych sytuacjach, zupełnie nieświadomie, pracodawca może wręcz przyczynić się do ich negatywnych reakcji czy „wystawienia” nieprzychylnej oceny organizacji. Faktyczne potrzeby pracowników są więc ważnym drogowskazem.
Klasycznym już przykładem są tutaj tzw. owocowe czwartki, które z intencji miały być miłym gestem, a w niektórych firmach stały się obiektem bezlitosnych żartów i symbolem minimalnego wysiłku pracodawców. Dla równowagi, oczywiście istnieją również organizacje, w których rozpoczynanie dnia zdrową przekąską na koszt pracodawcy jest miłym rytuałem i na stałe wrosło w tygodniowy harmonogram.
Dlatego warto jeszcze przed wdrożeniem danego benefitu zadać sobie pytanie, kto tak naprawdę ma być jego odbiorcą. W analizach dobrze jest uwzględnić profil firmy, strukturę zespołów, w tym zastanowić się, czy osoby zatrudnione mają jakieś cechy wspólne. A może jest zupełnie odwrotnie i właśnie różnorodność jest ich najmocniejszą cechą. Wszystko to będzie stanowić ważne wskazówki, które należy uwzględnić przed podjęciem decyzji o wdrożeniu danego świadczenia pozapłacowego.
Nie zapominajmy o wstępnych założeniach i formalnościach
Niezależnie od dostępnych środków czy perspektyw rozwoju obszaru świadczeń pozapłacowych w organizacji, warto mieć sprecyzowane założenia polityki benefitowej. Dobrze jest również regularnie do nich wracać i co jakiś czas je aktualizować – zgodnie tym, jak zmienia się otoczenie. Ułatwi to szybkie i płynne reagowanie na zaobserwowane zmiany.
Z czasem może się np. okazać, że królujące dotychczas na listach najpopularniejszych świadczeń pozapłacowych – opieka zdrowotna czy karta sportowa – w określonym środowisku czy określonych realiach w ogóle nie znajdują już zastosowania. Bezrefleksyjne utrzymywanie ich w katalogu benefitów nie ma wówczas sensu, a dodatkowo blokuje opcję zamiany na te benefity, które lepiej wpiszą się w potrzeby odbiorców.
Kwestie dotyczące podatków i ZUS
Tym bardziej, że choć świadczenia w postaci pakietów medycznych i sportowych dla pracowników wydają się jednym z bardziej standardowych benefitów, ich prawidłowe zakwalifikowanie pod kątem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) wciąż sprawia pracodawcom wiele trudności. Problem ten dotyczy zresztą wielu form pozapłacowych świadczeń.
Warto m.in. pamiętać, że możliwość zastosowania przewidzianych przez przepisy zwolnień z oskładkowania istnieje tylko pod warunkiem właściwego ukształtowania danego świadczenia – zarówno pod kątem jego treści, jak i dokumentacji. Przykładowo, w przypadku świadczeń współfinansowanych przez pracodawcę takich jak pakiety medyczne, zwolnienie ze składek może być zastosowane, jeśli spełnione są warunki wynikające z przepisów oraz aktualnych interpretacji. Jednym z kluczowych wymogów jest udział pracownika w kosztach świadczenia – nawet symboliczny oraz wdrożenie świadczenia w odpowiednim dokumencie.
Dlatego tak ważne jest, by wdrożenie danego benefitu nie ograniczało się jedynie do jego faktycznego uruchomienia, ale było poprzedzone odpowiednim przygotowaniem dokumentacyjnym wraz z analizą skutków podatkowo-składkowych.
Co w przypadku, gdy pracownicy nie chcą korzystać z benefitu?
Niekorzystanie z określonego świadczenia nie zawsze musi oznaczać, że benefit jest nietrafiony i należy go zmienić. Może po prostu nie wyczerpuje on swoich możliwości. Przykładowo istnieje ryzyko, że dostęp do finansowanej przez pracodawcę opieki medycznej jest utrudniony ze względu na miejsce zamieszkania zainteresowanych, a oferowane zniżki pracownicze w porównaniu z warunkami rynkowymi wcale nie są aż tak atrakcyjne, jak nam się wydaje.
Spojrzenie oczami odbiorcy może pozwolić dostrzec problemy, które paradoksalnie wcale nie będą wymagały kosztownych i czasochłonnych rozwiązań.
Indywidualizacja benefitów pracowniczych
Zatrzymajmy się jeszcze na chwilę przy preferencjach pracowników i wartościowaniu benefitów z ich perspektywy. Pracownik-rodzic może o wiele bardziej docenić elastyczny czas pracy niż drogi karnet na siłownię, choć pewnie i w tej grupie znajdą się tacy, którzy wybiorą to drugie.
Młodzi ludzie wchodzący na rynek pracy coraz częściej dopytują o możliwość łączenia wyjazdów zagranicznych z pracą (tzw. workation). Z kolei dla pracowników z dłuższym stażem wciąż najważniejsze są np.:
- wspominana już, kompleksowa opieka medyczna,
- ubezpieczenie szpitalne,
- rozbudowane ubezpieczenie grupowe,
dające komfort, bezpieczeństwo i gwarancję nieponoszenia dodatkowych kosztów w razie nieoczekiwanych zawirowań zdrowotnych lub życiowych.
Benefitowy rynek odpowiedział już na potrzeby tych, którzy lubią sami podejmować decyzje i nie do końca byli zwolennikami corocznych świątecznych paczek wręczanych przez pracodawcę. Tzw. system kafeteryjny (kafeteria) na dobre przyjął się w katalogu benefitów, a jego rosnące możliwości wymiany punktów na produkty czy usługi wydają się wygodnym rozwiązaniem dla zespołów HR (którym poszukiwanie dobrej dla wszystkich opcji nie musi już regularnie spędzać snu z powiek). Mimo że mogłoby się wydawać, że jest to wyjście idealne, nie powinno usypiać czujności.
Przy takiej postaci oferowania benefitów kluczowe jest prawidłowe ukształtowanie zasad ich finansowania w kontekście naliczenia składek ZUS oraz podatku PIT od wartości benefitu. Dodatkową ostrożność należy zachować w przypadku chęci finansowania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), który wymaga zachowania socjalnego charakteru i odpowiedniego różnicowania. W praktyce pracodawcy często decydują się finansować ze środków ZFŚS różne benefity, nie zawsze właściwie je wdrażając i regulując. Dodatkowe ryzyka pojawiają się przy systemach kafeteryjnych, które często budzą wątpliwości co do zgodności z zasadami działania funduszu.
Benefity z głową i sercem
Projektowanie polityki benefitowej to dziś raczej nie kwestia trendów rynkowych, ale przede wszystkim umiejętność słuchania i rozumienia potrzeb zespołu. Nie można przy tym zapominać o formalnościach, które pozwolą uniknąć niepotrzebnych ryzyk i zapewnią trwałość wdrożonych rozwiązań.
Bo dobrze zaprojektowany benefit to taki, który nie tylko cieszy, ale też działa – zgodnie z intencją, przepisami i realnymi oczekiwaniami odbiorców.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w kwestiach związanych z bezpiecznym wdrożeniem benefitów do organizacji, zachęcamy do kontaktu.
