Wybory przedstawicieli pracowników – krótki przewodnik dla pracodawców
Organizując proces pracy, pracodawcy w wielu przypadkach muszą prowadzić dialog nie tylko ze związkami zawodowymi, ale również z przedstawicielami pracowników. W pierwszym kroku trzeba jednak takich przedstawicieli wyłonić – oto kilka praktycznych wskazówek, jak zrobić to prawidłowo.
Kim są przedstawiciele pracowników?
Przepisy nie definiują pojęcia przedstawicieli pracowników, jednak niejednokrotnie wskazują na ich obowiązkowy udział w uzgodnieniach spraw z zakresu prawa pracy. Chodzi szczególnie o przypadki, gdy w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe.
Takie osoby wyłaniane są przez załogę, a ich celem jest reprezentowanie jej interesów wobec pracodawcy w sprawach, w których przepisy tego wymagają. Mowa przykładowo o:
- zawieraniu porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów pracy (art.91 k.p.);
- uzgadnianiu treści regulaminu pracy zdalnej (art. 6720 k.p.);
- wyborze instytucji finansowej prowadzącej PPK;
- uzgadnianiu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Wybory przedstawicieli pracowników ustala pracodawca – w jaki sposób?
W przepisach nie ma dokładnych wytycznych w tym zakresie. Dlatego w praktyce sporym wyzwaniem jest wyłonienie przedstawicieli w sposób dogodny dla pracodawcy, a jednocześnie zapewniający prawidłowość reprezentacji interesów pracowników.
Dobrą i częstą praktyką jest przeprowadzanie wyborów przedstawicieli pracowników, opierając się na regulaminie, który pracodawca ustala samodzielnie. Nie oznacza to jednak, że jego treść może być formułowana dowolnie – również w interesie pracodawcy jest, aby wybory były przeprowadzone w sposób rzetelny.
Zdalne przeprowadzanie wyborów
W dobie pracy zdalnej poważnym wyzwaniem dla pracodawcy jest zorganizowanie wyborów przy wykorzystaniu komunikacji na odległość, jednak w sposób umożliwiający bezpośrednie i tajne głosowanie. Pomocne mogą tu być w szczególności 2 rozwiązania:
- wykorzystanie adresów e-mail stworzonych wyłącznie pod głosowanie lub formularzy do przesyłania odpowiedzi,
- wyłonienie komisji wyborczej, która będzie czuwała nad prawidłowym przebiegiem całego postępowania.
Ilu pracowników należy wyłonić na przedstawicieli?
Przepisy nie wskazują dokładnej liczby. Dobrą praktyką jest zatem, aby była ona ustalana przy uwzględnieniu liczebności załogi – im jest ona większa, tym większe powinno być grono przedstawicieli.
Chociaż przepisy nie precyzują liczby przedstawicieli pracowników, przyjmuje się, że w każdym przypadku należy wybrać co najmniej dwóch.
I jak długo może trwać ich kadencja?
W związku z tym, że przepisy nie wskazują długości kadencji przedstawicieli pracowników, w praktyce można spotkać się z różnymi, często skrajnymi podejściami do tej kwestii. Biorąc pod uwagę cel wyłonienia przedstawicieli, dopuszczalne wydaje się być zarówno wybieranie nowego przedstawiciela każdorazowo, kiedy niezbędne jest przeprowadzenie konsultacji, jak i wybieranie jednej osoby do pełnienia dłuższej kadencji w tej roli.
Tu jednak również należy mieć na uwadze charakter danej organizacji – w przypadku takiej z większą rotacją pracowników, postanowienia regulaminu powinny sprzyjać zwiększeniu zastępowalności.
Przygotowanie – klucz do sukcesu
Prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie procedury wyboru przedstawicieli pracowników nie tylko umożliwi pracodawcy realizację ustawowych obowiązków, ale może również wpłynąć na umacnianie jego pozytywnego wizerunku w oczach załogi.
Co warto wziąć pod uwagę na etapie przygotowania? Niezbędne jest prawidłowe zidentyfikowanie potrzeb względem procesu i możliwości jego organizacji przez zakład pracy.
Oczywiście jesteśmy gotowi, aby Państwa w tym wesprzeć – zachęcamy do kontaktu.
