Ulga na innowacyjnych pracowników – kto i w jaki sposób może z niej skorzystać?
Od 1 stycznia 2022 r. dla podatników korzystających z ulgi badawczo-rozwojowej wprowadzono nowe rozwiązanie podatkowe – ulgę na innowacyjnych pracowników. Umożliwia ona wykorzystanie nierozliczonej dotychczas, w ramach ulgi B+R, nadwyżki kosztów kwalifikowanych ponad osiągnięty dochód inny niż z zysków kapitałowych lub kapitałów pieniężnych. Co warto wiedzieć o tej preferencji podatkowej?
Czym jest ulga na innowacyjnych pracowników?
Ulga na innowacyjnych pracowników pozwala na zatrzymanie przez podatnika pobranych przez niego zaliczek na podatek PIT od:
- pracowników,
- osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
Dodatkowym kryterium jest to, że osoby te muszą realizować w ramach wykonywanych przez siebie obowiązków prace badawczo-rozwojowe przez co najmniej 50% ogólnego czasu pracy w danym miesiącu.
Nie ma tu znaczenia czas, przez który pracownik faktycznie realizował prace badawczo-rozwojowe w trakcie miesiąca, o ile wynosi on co najmniej 50% ogólnego czasu pracy. W takiej sytuacji podatnik może zatrzymać całość zaliczki pracownika za dany miesiąc.
Kiedy można skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników?
Podatnicy – zarówno podatku CIT, jak i PIT – mogą skorzystać z tej ulgi kilkukrotnie w trakcie roku podatkowego. Po raz pierwszy podatnik może skorzystać z tej ulgi w miesiącu następnym po złożeniu przez niego zeznania podatkowego za ubiegły rok podatkowy.
Oznacza to, że jeśli zeznanie podatkowe jest składane w marcu, to po raz pierwszy będzie można skorzystać z omawianej ulgi w kwietniu. Później podatnik może korzystać z niej aż do końca bieżącego roku podatkowego.
Jakie są korzyści podatkowe z ulgi na innowacyjnych pracowników?
Główną korzyścią skorzystania z ulgi jest możliwość zatrzymania zaliczek na podatek PIT pobranych od pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenie lub o dzieło. Zatrzymane zaliczki nie stanowią przychodu podatkowego po stronie podatnika korzystającego z ulgi na innowacyjnych pracowników, ponieważ zostały wprost wyłączone z tej kategorii przez ustawodawcę[1].
Jednocześnie zaliczka zatrzymana w ramach tej ulgi może stanowić dla podatnika koszt uzyskania przychodu – pomimo tego, że podatnik nie ponosi faktycznego ciężaru ekonomicznego z uwagi na brak konieczności wpłaty do urzędu skarbowego[2]. Tym samym zaliczka realnie obniża jego zobowiązanie podatkowe w podatku dochodowym.
Ile można odliczyć w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników?
W ustawie o CIT przyjęto, że spośród należności podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego podatnik może pomniejszyć kwotę:
- zaliczek na podatek dochodowy
- zryczałtowanego podatku dochodowego.
Każdą z tych kwot można pomniejszyć o iloczyn kwoty nieodliczonej i stawki podatku obowiązującej tego podatnika w danym roku podatkowym[3].
Czym jest kwota nieodliczona?
Przez kwotę nieodliczoną należy rozumieć niewykorzystaną dotychczas część kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, która nie uległa przedawnieniu. Co istotne, w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników można rozliczyć także koszty kwalifikowane, które podatnik poniósł przed 1 stycznia 2022 r. (przed datą wejścia w życie przepisów o omawianej uldze).
Jakie obowiązki dokumentacyjne ma podatnik korzystający z ulgi na innowacyjnych pracowników?
Podatnik, który chce korzystać z omawianej ulgi, nie musi odrębnie przekazywać tej informacji do swojego urzędu skarbowego[4]. Musi jedynie zawrzeć informację o skorzystaniu z preferencji w deklaracji PIT-4R. W sekcji D tej deklaracji podatnik stosujący ulgę jest zobowiązany wskazać kwoty zatrzymanych zaliczek w poszczególnych miesiącach roku podatkowego.
Ulga na innowacyjnych pracowników dotyczy tylko tych pracowników, którzy w danym miesiącu realizują prace badawczo-rozwojowe przez co najmniej 50% swojego ogólnego czasu pracy. Aby zweryfikować, zaliczki których pracowników mogą zostać uwzględnione w ramach ulgi, podatnik powinien prowadzić stosowną ewidencję czasu pracy.
Nie jest to jednak dodatkowy obowiązek podatnika, który chce skorzystać z omawianej preferencji, bo taka ewidencja jest wymagana także w przypadku korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej (w celu ustalenia wydatków zaliczanych do kosztów kwalifikowanych w uldze B+R).
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Korzystając z ulgi na innowacyjnych pracowników, należy zwrócić uwagę na stanowisko organów podatkowych oraz sądów administracyjnych w zakresie wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacania pobranych podatków.
Zgodnie z obecnym poglądem w zakresie, w jakim podatnik korzysta z omawianej ulgi i nie dokonuje wpłaty pobranych zaliczek, nie przysługuje mu także z tego tytułu wynagrodzenie (określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r.[5])[6].
W praktyce oznacza to, że płatnik powinien obliczyć swoje wynagrodzenie tylko i wyłącznie na podstawie tej części podatku, która faktycznie podlega wpłacie do urzędu skarbowego.
Czy warto stosować ulgę na innowacyjnych pracowników?
Omawiana preferencja może stanowić dla podatników efektywne narzędzie podatkowe umożliwiające odzyskanie części nierozliczonej dotychczas ulgi badawczo-rozwojowej. Najbardziej skorzystają na niej podatnicy ponoszący znaczące wydatki kwalifikowane w ramach ulgi B+R.
Należy jednak pamiętać, aby na bieżąco weryfikować wysokość nierozliczonych kosztów w ramach ulgi B+R. Ich wysokość zmniejsza się przy każdym skorzystaniu z ulgi na innowacyjnych pracowników, więc trzeba pilnować, aby nie przekroczyć dostępnej kwoty. Taka sytuacja może doprowadzić do niezasadnego skorzystania z omawianej ulgi.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie ulg podatkowych, zachęcamy do kontaktu.
[1] art. 12 ust. 4 pkt 29 ustawy o CIT oraz art. 14 ust. 3 pkt 14 ustawy o PIT
[2] interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 kwietnia 2025 r., nr: 0111-KDIB1-3.4010.87.2025.1.MBD
[3] art. 18db ust. 1 ustawy o CIT
[4] interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 sierpnia 2022 r., nr: 0111-KDIB1-3.4010.155.2022.2.BM
[5] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa.
[6] interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 października 2024 r., nr: 0111-KDIB1-3.4017.5.2024.1.DW oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 19 listopada 2024 r., sygn. akt: III SA/Wa 1980/24
