Pracodawco, zwróć uwagę na język dokumentów dla zagranicznych pracowników

W ostatnim czasie obserwujemy zwiększony napływ zagranicznych pracowników do Polski – w szczególności pochodzących z Ukrainy. Część pracodawców wprost wskazuje, że znajomość języka polskiego nie jest wymagana podczas zatrudnienia. Czy dokumentacja pracownicza oraz RODO, a w szczególności obowiązek informacyjny, mogą zostać takim osobom przedstawione w języku polskim?

Obowiązek informacyjny RODO

Zgodnie z art. 12 RODO administrator ma obowiązek podjąć odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem przekazać obowiązek informacyjny osobie, której dane dotyczą.

Przekładając to na praktykę – w przypadku, gdy język polski nie jest zrozumiały dla pracowników w spółce, należy rozważyć przygotowanie dwujęzycznej klauzuli informacyjnej.

Zwrócił na to uwagę także Urząd Ochrony Danych Osobowych, podczas ostatniego spotkania z Inspektorami Ochrony Danych. Relacjonując to wydarzenie Urząd wskazuje: jeżeli administrator przetwarza dane osób innej narodowości niż polska, powinien zapewnić, aby informacje były przekazywane w języku dla nich zrozumiałym, a nie w języku, którego nie znają – w przeciwnym przypadku administrator nie będzie w stanie wykazać realizacji zasady przejrzystości i rozliczalności.

Co ważne język zrozumiały dla podmiotu danych nie musi oznaczać jego języka ojczystego. Jeżeli taka osoba biegle posługuje się innym językiem, np. angielskim, dokumenty mogą być przygotowane również w tym języku.

Dokumentacja pracownicza w języku polskim

Zgodnie z Ustawą o języku polskim, umowa o pracę oraz inne dokumenty pracownicze powinny być przygotowywane w języku polskim. Jednocześnie przepisy szczególne przewidują obowiązek przedstawienia cudzoziemcowi – przed podpisaniem umowy o pracę – jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały.

W praktyce pracodawcy najczęściej decydują się na sporządzenie umowy w wersji dwujęzycznej, co jest działaniem prawidłowym.

***

Warto pamiętać o powyższych obowiązkach również w dobie aktualnego, wzmożonego zatrudniania cudzoziemców oraz upewnić się, że dokumentacja pracownicza jest prawidłowa oraz kompletna, przygotowując się na ewentualne kontrole PIP lub UODO.

W przypadku wątpliwości w zakresie konieczności tłumaczenia konkretnych dokumentów, nasi doradcy są do Państwa dyspozycji.

Ludmiła Łuczak
Manager | Radca prawny
ludmila.luczak@olesinski.com

Katarzyna Wężyk
Senior Associate | Dział prawny
katarzyna.wezyk@olesinski.com