Pierwsza od ponad 10 lat planowana podwyżka kilometrówki

13 października 2022 r. został opublikowany projekt Rozporządzenia Ministra Infrastruktury przewidujący zwiększenie tzw. kilometrówki. Kilometrówka to inaczej stawka za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego używanego do celów służbowych.

Zwrot kosztów za przejazdy pojazdem prywatnym w celach służbowych

Maksymalną wysokość kosztu używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, który pokrywa pracodawca określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Zakłady pracy mogą ustalać zasady zwrotu tych kosztów w wewnętrznych regulaminach, natomiast w przypadku ich braku, zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia. Zgodnie z jego treścią pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania prywatnego pojazdu do celów służbowych w wysokości nie wyższej niż iloczyn liczby przejechanych kilometrów i określonej w rozporządzeniu stawki za 1 km przebiegu.

W poniższej tabeli przedstawiamy aktualnie obowiązujące oraz proponowane nowe stawki za przejechany kilometr w zależności od rodzaju pojazdu:

Ryczałt za jazdy lokalne

Pracodawca może zwrócić koszty używania pojazdu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych do wysokości:

• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu, pod warunkiem że przebieg ten jest ewidencjonowany albo
• miesięcznego ryczałtu.

Ryczałt oblicza się mnożąc stawkę za 1 km przebiegu przez miesięczny limit kilometrów, który ustala pracodawca. Limit zależy od wielkości miejscowości i nie może przekraczać:

• 300 km – dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – dla miejscowości od ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – dla miejscowości od ponad 500 tys. mieszkańców.

Kto skorzysta na zmianach?

W świetle ostatniego ciągłego wzrostu cen paliw jest to długo wyczekiwana i korzystna zmiana dla pracowników, którzy do codziennej pracy wykorzystują prywatny samochód.  Jednocześnie zwrot za zamiejscowe przejazdy służbowe prywatnym samochodem jest zwolniony z opodatkowania do limitu określonego w Rozporządzeniu. W przypadku rozliczania się za jazdy lokalne na zasadach ryczałtu lub kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pracownik zazwyczaj nie korzysta ze zwolnienia. Może mieć to zastosowanie do wąskiej grupy osób, o których mowa w odrębnych ustawach – przykładowo leśnik, listonosz czy pracownik socjalny.

Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania samochodów na potrzeby pracodawcy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie w wysokości:

• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (podróże służbowe i jazdy lokalne) lub
• nieprzekraczającej miesięcznego ryczałtu (jazdy lokalne).

Warto wskazać, że pracodawcy mogą uregulować odmienne zasady zwrotu pracownikom kosztów i wypłacać wyższe kwoty za używanie prywatnego samochodu. Jednak nadwyżki ponad limit określony w Rozporządzeniu pracodawca nie będzie mógł ująć w kosztach uzyskania przychodu. W przypadku podróży służbowych nadwyżka ponad limit będzie stanowiła przychód pracownika podlegający opodatkowaniu oraz składkom na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Kiedy nastąpią zmiany?

Projekt Rozporządzenia zmieniającego stawki za kilometr jest na etapie opiniowania. Rozporządzenie wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia.

Ewa Buczek
Senior Consultant | OW Tax
ewa.buczek@olesinski.com

Mateusz Ostrzygało
Consultant | OW Tax
mateusz.ostrzygalo@olesinski.com