Kolejny e-obowiązek dla przedsiębiorców – adres do doręczeń elektronicznych

Przedsiębiorców, a w szczególności spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, czeka kolejna elektroniczna rewolucja nałożona ustawą o doręczeniach elektronicznych. Docelowo, w ciągu kilku kolejnych lat, komunikacja pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami będzie przebiegać jedynie elektronicznie. W praktyce oznacza to całkowite zastąpienie papierowej korespondencji. Żeby kontakt elektroniczny był możliwy, każdy przedsiębiorca będzie musiał posiadać adres do doręczeń elektronicznych.

Jak ma działać adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do doręczeń jest ciągiem znaków. Po założeniu i aktywacji adresu, przedsiębiorca otrzyma dostęp do darmowej skrzynki do e-doręczeń. O pojawieniu się korespondencji na skrzynce do doręczeń będzie informowało powiadomienie wpływające na adres e-mail podany przy aktywacji tej skrzynki.

Należy pamiętać, że będzie to nowy odrębny system (niezależny od ePUAP). Wymiana korespondencji pomiędzy przedsiębiorcą a organami publicznymi będzie bezpłatna. Możliwa będzie również komunikacja pomiędzy przedsiębiorcami – taka usługa będzie jednak płatna.

Kluczowe terminy dla przedsiębiorców

Od 05.07.2022 r. każdy nowy podmiot wpisywany do rejestru przedsiębiorców będzie zobowiązany podać dane niezbędne do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych.

Każda spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców będzie zobowiązana założyć adres do doręczeń elektronicznych do 01.10.2022 r.

Podmioty wpisane do Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej będą zobowiązane założyć adres do doręczeń do 31.01.2023 r.

Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych?

Wniosek składany jest online i podpisywany elektroniczne (ePUAPem, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną). Samo założenie adresu oraz wpis do bazy adresów do doręczeń elektronicznych jest bezpłatny. Wniosek może zostać złożony przez pełnomocnika.

Co ważne, spółki będą zobowiązane wyznaczyć adresata (osobę fizyczną) skrzynki do doręczeń elektronicznych.

Kiedy rozpocznie się proces doręczeń elektronicznych?

Proces wdrażania systemu e-doręczeń jest rozłożony w czasie do 2029 r. W pierwszej kolejności (już od 05.07.2022 r.) do wdrożenia i posiadania adresów e-doręczeń będą zobowiązane organy administracji rządowej, jednostki budżetowe obsługujące te organy (NFZ, ZUS, KRUS), organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.

Oznacza to, że po 05.07.2022 r. w przypadku posiadania adresu do e-doręczeń przez przedsiębiorcę i przez organ, korespondencja wymieniana między nimi będzie odbywała się drogą elektroniczną.

***

Będziemy informować Państwa na bieżąco o praktycznych aspektach związanych z elektronizacją doręczeń, jak również o tym, jak sprawnie przejść proces zakładania adresu do doręczeń oraz wpisu adresu do bazy adresów do doręczeń.

Magda Wielgus-Mosur
Senior Associate | Dział prawny
magda.wielgus-mosur@olesinski.com

Magdalena Kordas
Senior Associate | Radca prawny
magdalena.kordas@olesinski.com