KSeF w praktyce: jak zabezpieczyć współpracę z kontrahentami w umowach?
Od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowym narzędziem. A od 1 kwietnia 2026 r. będzie obligatoryjny dla wszystkich firm. KSeF wprowadza obowiązkowe wystawianie i odbieranie faktur wyłącznie przez centralny system Ministerstwa Finansów (w formacie XML). Wbrew pozorom to nie tylko zmiana o charakterze księgowym. Nowe przepisy ustawy o VAT, regulujące zasady działania KSeF, wpływają również na treść i konstrukcję umów z kontrahentami.
Zabezpieczanie współpracy z kontrahentami w obliczu KSeF
W praktyce gospodarczej wiele umów zawiera postanowienia dotyczące sposobu wystawiania faktur, ich treści czy formy przekazania. Od wejścia w życie obowiązkowego KSeF, część tych kwestii będzie wynikać bezpośrednio z przepisów, a zakres, w jakim strony będą mogły regulować je samodzielnie, ulegnie zmianie.
KSeF daje przedsiębiorcom szerokie możliwości, ale jednocześnie wymaga precyzyjnego określenia zasad współpracy – tak, aby nowy system stał się wsparciem, a nie źródłem problemów.
Zwracamy również uwagę, że po wejściu w życie KSeF standardowe postanowienia dotyczące fakturowania i stosowane obecnie w umowach, stracą zastosowanie.
Dlatego warto zweryfikować treść kontraktów zawartych i nowo zawieranych z kontrahentami oraz w razie potrzeby uregulować w nich kilka kluczowych kwestii.
Na co zwrócić uwagę w umowach z kontrahentami?
Oto 4 obszary, które warto mieć szczególnie na uwadze, jeśli chodzi o zabezpieczanie współpracy z kontrahentami na poziomie umów:
1. Faktury wystawiane na rzecz kontrahentów zagranicznych
W przypadku współpracy z podmiotami zagranicznymi, niemającymi obowiązku korzystania z KSeF, warto w umowie precyzyjnie określić zasady wystawiania i przekazywania faktur.
Zgodnie z zasadą, faktury będą generowane w Krajowym Systemie e-Faktur, natomiast ich wizualizacja (np. w formacie PDF) będzie przekazywana zagranicznemu kontrahentowi w ramach umownych ustaleń stron. Warto więc określić:
- formę i sposób przekazywania wizualizacji faktur (np. format PDF wysyłany na wskazany adres e-mail),
- termin przekazania wizualizacji po wystawieniu faktury w KSeF,
- odpowiedzialność stron za ewentualne błędy w danych lub opóźnienia w przesyłaniu faktur,
- kwestie związane z językiem faktury i walutą rozliczeń.
2. Zakres danych uwzględnianych na fakturze
W umowie warto precyzyjnie wskazać, jakie dodatkowe informacje – poza obowiązkowymi elementami struktury – powinny być uwzględnione na fakturze. Mogą to być m.in.:
- numer umowy,
- numer zamówienia,
- oznaczenie projektu,
- jednostka rozliczeniowa,
- inne dane istotne dla stron.
Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie tych wymagań jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z KSeF i przekazanie ich kontrahentom. Może to pomóc w uniknięciu konieczności wprowadzania korekt w systemie po wystawieniu faktur.
3. Tryb awaryjny
Umowa powinna również określać sposób wystawiania faktur w trybie „Awarii”. W przypadku współpracy z kontrahentami zobowiązanymi do korzystania z KSeF można w tym zakresie uzgodnić sposób doręczania faktur poza KSeF. Pozwoli to na nieprzerwane prowadzenie działalności i regulowanie płatności. Podobne podejście można zastosować w trybie „Awarii całkowitej”.
4. Samofakturowanie – zasady i procedury
Nowe przepisy wpłyną również na proces samofakturowania. W tym zakresie warto w umowach uregulować:
- zakres upoważnienia do wystawiania faktur, w tym zobowiązanie do nadania odpowiednich uprawnień,
- procedurę zatwierdzania faktur,
- odpowiedzialność stron za poprawność danych oraz terminowość przekazania dokumentów i wystawiania faktur.
W praktyce, przed wystawieniem faktury nabywca udostępnia jej projekt sprzedawcy do akceptacji – np. w formie elektronicznej. Po zatwierdzeniu faktura może być wystawiona i przekazana za pośrednictwem KSeF.
Ważny element przygotowań do KSeF
Wspomniane powyżej to tylko jedne z kluczowych kwestii, które warto uregulować w stosunkach umownych z kontrahentami.
W umowach warto również zabezpieczyć obszary, takie jak: liczenie terminów płatności (faktura wystawiona w KSeF vs faktura wysyłana mailowo lub w innej formie) czy przesyłanie załączników i innych dokumentów razem z fakturą.
Do wprowadzenia KSeF warto się odpowiednio przygotować, aby uniknąć wątpliwości i niejasnych sytuacji w relacjach z kontrahentami, w tym np. w zakresie wzajemnych rozliczeń (terminów płatności).
Nowe przepisy zostawiają przedsiębiorcom pewną swobodę uregulowania wzajemnych stosunków. Jeśli nie wiedzą Państwo, od czego dokładnie zacząć, lub mają wątpliwości, jak zrobić to właściwie – zachęcamy do kontaktu.
Chętnie wesprzemy w tym zakresie i dostosujemy treść zawartych dotychczas umów tak, by uniknąć sytuacji, które mógłby prowadzić do destabilizacji realizacji kontraktów.
