Koniec stanu epidemii NIE oznacza obowiązku rezygnacji z pracy zdalnej lub hybrydowej
Minister Zdrowia zapowiedział w ostatnich dniach zniesienie w dniu 16 maja obowiązującego od 20 marca 2020 roku stanu epidemii. Pojawił się także projekt rozporządzenia, który jeżeli wejdzie w życie (wszystko na to wskazuje), zakończy ponad dwuletni okres stanu epidemii w Polsce, w dniu opublikowanie tego rozporządzenia. Jednocześnie opublikowany został projekt osobnego rozporządzenia, który ustanawia od dnia 16 maja stan zagrożenia epidemicznego.
Zapowiadane zmiany generują liczne wątpliwości wśród pracodawców odnośnie możliwości korzystania z rozwiązań pracy zdalnej i hybrydowej (czyli obejmującej częściowe zdalne wykonywanie obowiązków oraz częściowe stacjonarne świadczenie pracy), które na stałe wpisały się w realia funkcjonowania pracowników.
Czy od 16 maja pracodawca może polecać pracę zdalną na podstawie tzw. specustawy COVID?
Tak! W pierwszej kolejności pracodawcy powinni pamiętać, że uprawnienie wynikające z tzw. specustawy COVID przewiduje możliwość wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii, jak i stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. To oznacza, że w przypadku zapowiadanych zmian i ustanowienia stanu zagrożenia epidemicznego pracodawcy nadal mogą korzystać z mechanizmu pracy zdalnej na podstawie art. 3 specustawy.
A gdyby jednak nie ogłoszono stanu zagrożenia epidemicznego po zakończeniu stanu epidemii, to czy po upływie 3 miesięcy pracodawca jest zobowiązany do rezygnacji z pracy zdalnej lub hybrydowej?
W takim przypadku możliwość powoływania się pracodawcy bezpośrednio na ww. przepis specustawy faktycznie byłby wyłączony.
Może to budzić wątpliwości pracodawców odnośnie planowania pracy w dalszej przyszłości niż tylko 3 miesiące od odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. To zdecydowanie zbyt krótki termin, biorąc pod uwagę choćby planowanie na najbliższe lata przez przedsiębiorców - pracodawców najmu powierzchni biurowej. Ustawodawca zdaje się nie zauważać w tym przypadku biznesowych aspektów, z którymi zmagają się pracodawcy. Nadal nie są uchwalone żadne przepisy (poza specustawą), które regulują konkretnie zasady świadczenia pracy zdalnej i hybrydowej. Kolejna zapowiedź zmian i projekt zmian przepisów kodeksu pracy został opublikowany w ostatnim czasie, trudno jednak obecnie przewidywać kiedy i w jakim ostatecznie kształcie przepisy wejdą w życie.
Czy pracodawca może podjąć działania, żeby ograniczyć stan prawnej niepewności?
Tak! Ponieważ sam ustawodawca nie zapewnia pracodawcom przewidywalnego, umożliwiającego planowanie funkcjonowania na podstawie obowiązujących przepisów, pracodawcy, którzy chcą kontynuować wykonywanie pracy zdalnej i hybrydowej, niezależnie od okresu stosowania przepisów specustawy zw. z COVID oraz niezależnie od niewiadomego rezultatu zmiany kodeksu pracy, mogą podjąć szereg działań związanych z wdrożeniem takiej formy pracy na podstawie wewnętrznych, funkcjonujących u pracodawcy regulacji.
W tym przypadku oczywiście niezbędne jest dobre przygotowanie i wdrożenie wewnętrzni regulaminu / polityki pracy zdalnej lub hybrydowej. W dobrze skrojonym na potrzeby konkretnego pracodawcy regulaminie należy m.in.:
- Uregulować podstawowe zasady świadczenia pracy w formie zdalnej / hybrydowej oraz określić wymiar oraz zasady ustalania formy zdalnej.
- Zabezpieczyć kontrolę czasu pracy, zabezpieczyć mienie przekazywane pracownikom oraz ustalić reguły wyznaczania miejsca w jakim świadczona jest praca poza zakładem pracy.
- Uregulować kwestie dot. BHP i ewentualnych wypadków przy pracy.
- Określić zasady bezpieczeństwa informacji, tajemnicy przedsiębiorstwa i ochrony danych osobowych.
- Wreszcie należy pamiętać o kwestiach związanych z aspektami podatkowymi (np. powstaniem przychodu po stronie pracodawcy, pracownika, w związku z ograniczeniem dojazdów do miejsca pracy lub korzystania przez pracownika z mediów, takich jak prąd czy Internet).
W związku z brakiem przepisów, bezpieczne dla pracodawcy uregulowanie co najmniej powyższych kwestii wydaje się konieczne. Jednocześnie możliwość wykonywania pracy zdalnie, przynajmniej w pewnym zakresie, jest obecnie standardem oczekiwanym przez większość pracowników, postrzeganym jako podstawowy benefit. W efekcie spodziewamy się utrzymania tego trendu w obszarze HR. Tym bardziej istotne, aby pracodawcy wdrożyli bezpieczne i systemowe rozwiązania, które precyzyjnie wewnętrznie uregulują mechanizm pracy zdalnej, ograniczając choćby ryzyko zarzutów dyskryminacji.
Ponadto, nawet w przypadku uregulowania pracy zdalnej w powszechnych przepisach, należy spodziewać się dużego poziomu ogólności, co tym bardziej powinno skłaniać przedsiębiorców do wprowadzania wewnętrznych, szczegółowych regulacji.
W razie potrzeby zapraszamy do kontaktu z ekspertami O&W.
Ludmiła Łuczak
Manager | Radca prawny
ludmila.luczak@olesinski.com
