4 najczęstsze błędy i mity dotyczące wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej
W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej (EDP). To krok w stronę nowoczesności, oszczędności i większego bezpieczeństwa danych, który warto rozważyć w każdej organizacji. Jednak wokół tego procesu narosło wiele mitów, a niektóre z błędów mogą utrudnić czy nawet spowolnić proces wdrożenia EDP. Oto najczęstsze z nich:
Czy wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej to jednorazowy proces?
Niektóre organizacje traktują wdrożenie EDP jako jednorazowy projekt, którym należy objąć od razu wszystkich pracowników. Przekonanie o potrzebie realizacji tego przedsięwzięcia w całości za jednym razem jest jednak mylne.
W rzeczywistości wdrożenie e-teczek warto przeprowadzić etapami. Można np. rozpocząć proces od nowych pracowników i stopniowo obejmować nim pozostałych lub podzielić prace wdrożeniowe, biorąc pod uwagę:
- działy (HR często rozpoczyna digitalizację od swoich dokumentów);
- nazwiska (np. zaczynając od osób z nazwiskami na litery od „A” do „C”);
- staż pracy (np. rozpoczynając od pracowników zatrudnionych w 2024 roku).
Powyższe przykładowe modele wdrożenia pozwalają lepiej zarządzać ryzykiem i kosztami, a także dają więcej czasu na dostosowanie procedur.
Czy wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej wymaga zgody pracownika?
Część pracodawców uważa, że przejście na EDP wymaga zgody pracowników czy konsultacji ze związkami zawodowymi. Takie przekonanie jest mylne, ponieważ w rzeczywistości zgoda pracownika na zmianę formy dokumentacji pracowniczej nie jest wymagana. Pracodawca nie ma też obowiązku prowadzić konsultacji ze związkami. Decyzja o przejściu na e-teczki leży w wyłącznej gestii pracodawcy.
Czy wdrożenie EDP trzeba przeprowadzić wyłącznie wewnętrznymi zasobami?
Wielu przedsiębiorców myśli, że cały proces – od digitalizacji dokumentacji papierowej po prowadzenie EDP – należy przeprowadzić samemu. Warto podkreślić, że jest to mit.
W rzeczywistości poszczególne etapy wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej można zlecić zewnętrznym podmiotom. Przykładowo digitalizacją akt papierowych mogą zająć się wyspecjalizowane firmy archiwizacyjne, a samym prowadzeniem EDP firmy kadrowo-płacowe.
Ważnym elementem całego procesu jest weryfikacja, czy oprogramowanie do prowadzenia EDP spełnia ministerialne wymogi prawno-techniczne. W tym może pomóc zewnętrzna firma doradcza.
Czy e-teczki to tylko zeskanowane dokumenty?
Wiele firm mylnie zakłada, że wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej polega jedynie na zeskanowaniu papierowych dokumentów i przechowywaniu ich w formacie PDF w folderze. Tak naprawdę EDP to nie tylko digitalizacja, ale przede wszystkim prowadzenie dokumentacji w systemie informatycznym, spełniającym określone wymogi prawne.
Nie każdy system HR czy DMS (Document Management System) spełnia te kryteria. Dlatego konieczna jest weryfikacja narzędzia pod kątem zgodności z przepisami. System musi zapewniać, że dokumenty będą, m.in.:
- odpowiednio poświadczone (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią);
- zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem;
- możliwe do odtworzenia przez cały wymagany okres przechowywania (np. 10 lub 50 lat w zależności od rodzaju dokumentacji i daty zatrudnienia).
Zatem jednym z pierwszych kroków wdrożenia e-teczek będzie wybór odpowiedniego narzędzia IT. Warto przy tym pamiętać, że wiele systemów HR-owych może być z powodzeniem rozszerzonych o moduł e-teczki.
Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
Wdrożenie EDP to świetna decyzja, usprawniająca obieg dokumentacji – co jest szczególnie ważne w dobie pracy zdalnej. Proces wymaga jednak odpowiedniego przygotowania i zaplanowania.
Jeżeli rozważają Państwo wdrożenie e-teczek w swojej organizacji – zapraszamy do kontaktu. Dzięki szerokiemu doświadczeniu w tego typu przedsięwzięciach możemy zapewnić Państwu zarówno przeszkolenie z zakresu EDP, jak i praktyczną pomoc w realizacji procesu wdrożenia.
